Адаптация новичков, повышение квалификации – эти и другие задачи корпоративного обучения решает специалист по обучению и развитию персонала. Чтобы он мог работать эффективно, нужны удобные инструменты, например единая платформа для хранения и передачи знаний. Расскажем, что это за профессия и как помогают современные решения.
Кто такой специалист по обучению и развитию персонала
На рынке труда чаще всего ищут менеджеров или специалистов по обучению и развитию персонала. Это не менеджер по персоналу (HR-менеджеры, или эйчары) и не методист учебного центра. Это стратег: он оценивает навыки сотрудников, разрабатывает программы развития, анализирует результаты и устраняет слабые места. Часто относится к отделу кадров, но задачи у него шире.
Он анализирует, повлияло ли обучение на ключевые показатели бизнеса? Удалось ли устранить разрывы в реальных навыках и компетенциях, которые требуются на конкретных должностях? А еще отвечает за эффективность проведенного обучения.
Системы обучения, которые он курирует, могут быть регулярными (для текущих сотрудников) или однократными (для адаптации новичков). Отдельные программы составляют для формирования кадрового резерва.
Задачи специалиста по обучению и развитию персонала
Всего можно выделить шесть направлений.
Анализ потребностей в обучении
Задача специалиста – понять, кого учить, для каких целей это делать и каким образом проводить обучение. Одним будут полезны симуляционные кейсы. Другим будет достаточно тестов. С отдельными узкими специалистами необходимо проводить сложный устный экзамен.
Разработка учебных программ и материалов
На основе выявленных потребностей нужно разработать учебные программы и материалы. Специалисту понадобятся самые разные навыки и помощь других сотрудников, чтобы подготовить презентации, снять видео, составить тестовые вопросы, придумать и согласовать чек-листы и речевые модули. Каждая должность подразумевает уникальный подход.
Организация и проведение обучения
Компетенции специалиста позволяют ему решать, в каком формате проводить обучение. Он может привлечь внутренних сотрудников в качестве менторов и тренеров. Если требуются совершенно новые компетенции или обучение по узкому профилю, дешевле пригласить образовательную компанию извне. Также все более распространенными становятся электронные курсы.
Оценка результатов
После обучения обязательно проводите контроль результата. Для этого используйте тесты, экзамены, опросы, оценивайте поведение и последовательность манипуляций на рабочем месте. Рекомендуем использовать модель Дональда Киркпатрика. Автор выделял четыре фактора, которые дают четкий ответ на вопрос об эффективности обучения: реакция, усвоение, поведение, результат. Позже бизнес-консультант Джек Филлипс добавил к ней еще один фактор: коэффициент ROI, или возврат инвестиций. Также он добавил новые метрики в факторы Киркпатрика. В таком виде модель используют сейчас.
Бюджетирование и отчетность
Всегда следует вести отчетность по всем расходам и проверять, как очередное обучение повлияло на выручку компании. Рано или поздно специалисту по обучению персонала придется отстаивать перед руководством необходимость закупать услуги сторонней организации или новое оборудование для симуляционных кейсов. Чтобы убедить выделить деньги, нужно показать руководству пользу от обучения. В частности, для этих целей подойдет коэффициент ROI.
Сопровождение сотрудников
Не все работники горят желанием обучаться. Поэтому специалист не только готовит и проводит обучение, но и следит за мотивацией персонала. Отдельно поощряет самообучение и проводит разъяснения с теми, кто по разным причинам отказывается повышать свои навыки. К сопровождению можно отнести и внедрение цифровых инструментов – платформы, базы знаний, ИИ-ассистента.
Когда крупному бизнесу необходим такой специалист
Специалист по обучению персонала часто есть в штате крупных компаний (от 200 человек) или организаций с множеством филиалов.
Есть еще три случая, когда такой сотрудник необходим.
- Компания внедряет новые технологии: устанавливает новое техническое оборудование, программное обеспечение или системы автоматизации. Сотрудники не умеют с этим работать, что приводит к падению производительности и безопасности труда.
- Бизнес развивает новое направление: расширяет ассортимент продукции, осваивает другой рынок сбыта, внедряет современные технологии. Нужно быстро обучить команду новым продуктам, правилам, стандартам и получить измеримые результаты от обучения.
- У сотрудников снизилась мотивация. Для многих специалистов важен карьерный рост. Поэтому если нет понятных треков обучения и путей развития, работники выгорают и увольняются. Специалист по обучению создает программы, развивающие навыки сотрудников, и это возвращает вовлеченность.
Инструменты для эффективной работы
Цифровой инструмент, например, платформа TEAMLY, помогает специалисту по обучению персонала выстроить единый контур. В нем можно хранить и обновлять обучающие материалы, а также проводить проверку (тестирование, аттестацию).
Единая платформа как экосистема обучения
Вместо десятка программ есть удобная рабочая среда, где можно общаться в чатах статей или через комментарии, хранить и систематизировать данные в пространствах или умных таблицах.
Но и это не все. Можно создавать или назначать курсы сотруднику или группе, хранить уже готовые, составлять планы и графики тренингов. Платформа позволяет построить сквозную аналитику, которая очень поможет в общении с начальством. Особенно если нужно обосновать дополнительное финансирование.
Пространство для сборки курсов и планов обучения
На платформе TEAMLY нужно действовать поэтапно. Сначала загрузить все материалы для обучения, доступные компании и разработанные специалистом. Затем собрать треки из готовых блоков – видео, статей, тестов, вебинаров, симуляций. Например, для новичка в компании разрабатывается курс «Адаптация нового сотрудника». А для отдела продаж можно сформировать тренинг с названием «Ежеквартальный марафон для отдела продаж».
Вы выбираете тему и цель курса, а также материалы всех форматов, которые должны в него войти. После этого в дело вступает автоматический конструктор курсов. В результате можно получить полноценную библиотеку курсов.
Удобство в том, что эти курсы можно в любой момент обогатить новой информацией или исправить, если какой-то процесс сильно изменился либо устарел.
ИИ-ассистент – помощник для специалиста и сотрудников
Отдельное ценное свойство TEAMLY – наличие ИИ-ассистента. В первую очередь, он экономит время специалисту по обучению сотрудников. Ассистент умеет отвечать на типовые вопросы, в частности «Где найти курс по безопасности?», «Кто отвечает за выгрузку отчета». Конечно, при условии, что в базе знаний есть эта информация. Он также полезен и для сотрудников, потому что способен дать ответ на вопросы вроде «Когда следующий вебинар?».
Специалист сможет с помощью ИИ-ассистента проконтролировать, кто на какой стадии находится. Он даст сигнал, если ученики остановились на конкретной теме, например: «Группа менеджеров застряла на теме “делегирование”». Вот как выглядит прогресс по обучению коллег на платформе.
Создание курсов и тестов с помощью искусственного интеллекта
Само создание курса с нуля может занимать недели. Только черновик структуры вы можете делать пару дней. С ИИ-ассистентом эти дни превращаются в десятки минут.
Искусственный интеллект может:
- набросать программу курса по теме;
- сгенерировать тестовые вопросы: закрытые, открытые, на соответствие, кейсы;
- адаптировать сложный текст под уровень новичка.
Тему и цель курса вы вводите сами, материалы также загружает человек. На основании этой информации искусственный интеллект дает черновик. Финальная экспертиза, исправление, улучшение – вотчина специалиста по обучению.
Заключение
Современные инструменты способны освободить время специалиста по обучению и развитию персонала для решения стратегических задач: составления программ, анализа результатов обучения, принятия решений по совершенствованию обучения.
Важно, что в таком рабочем контуре легко перейти от хаотичных тренингов к системе, в которой искусственный интеллект помогает учиться быстрее, а специалист управляет качеством.
При внедрении любой новой платформы стоит начать с пилотного проекта в одном отделе. Результат будет виден быстро, что позволит отбросить лишние этапы и оценить общий объем работ.