Трансмашхолдинг (ТМХ), крупнейший в России разработчик и производитель подвижного состава для железнодорожного и городского рельсового транспорта, а также среднеоборотных двигателей различного назначения, успешно реализовал переход на использование электронных транспортных накладных в рамках подготовки к обязательному переходу на ЭТрН с 1 сентября 2026 согласно 140-ФЗ.
Этот пример демонстрирует, как крупная компания адаптировалась к новым требованиям, обеспечивая прозрачность процессов и оптимизацию документооборота.
Цели перехода
С 2025 года в России начался процесс обязательного внедрения электронных перевозочных документов, включая ЭТрН. Эта мера — часть государственной стратегии по цифровизации логистики и транспортировки грузов.
Деятельность АО «ТМХ» — это сложные логистические цепочки и взаимодействие со множеством контрагентов. Переход на ЭТрН стал необходимостью для соответствия законодательству и повышения эффективности бизнеса. Основной целью стало создание прозрачных процессов, сокращение сроков документооборота и минимизация ручного труда.
Выгоды от внедрения ЭТрН
Переход на электронные транспортные накладные дал компании ряд значительных преимуществ:
- Прозрачные процессы: ЭТрН обеспечил полный контроль над движением грузов, сводя практически до нуля возможность ошибок или несанкционированных изменений.
- Минимальные сроки цикла документооборота: благодаря интеграции с системой ЭДО, время обработки документов сократилось от нескольких дней до нескольких часов.
- Автоматическое создание документов:устранение ручного ввода данных снизило количество ошибок и ускорило подготовку документов.
- Оперативное отражение затрат и возмещение НДС: интеграция с учетными системами позволила быстро фиксировать расходы на транспортировку и оперативно подавать заявки на возмещение налога на добавленную стоимость.
- Своевременное закрытие месяца: автоматизация упростила финансовую отчетность, что позволило соблюдать сроки закрытия бухгалтерского периода.
- Быстрая оплата и довольные партнеры: ускоренный документооборот улучшил взаимодействие с контрагентами, что позитивно сказалось на партнерских отношениях.
Достигнутые результаты стали основой для дальнейшего масштабирования проекта и подтвердили правильность выбранной стратегии.
План перехода: поэтапная реализация
Переход на ЭТрН был организован с учетом большого масштаба компании и сложности сложившихся в ней логистических процессов. План включал следующие этапы:
1. Формирование команды и стратегии
Компания сформировала рабочую группу и разработала стратегию перехода. Был создан протокол, определяющий состав команды и график запуска пилотного проекта, а также план масштабирования с 2026 года.
2. Запуск пилотного проекта
Пилотная стадия началась с тестирования ЭТрН на трех заводах-грузополучателях и в торговом доме. Этот этап позволил выявить потенциальные проблемы и адаптировать процессы перед полным внедрением, запланированным на 2026 год.
3. Выбор операторов и интеграция
Для обеспечения совместимости с существующими системами был выбран оператор ЭПД — ГК «Астрал», так как она уже обеспечивала ЭДО и интегрировала модуль работы с ЭТрН в систему 1С:ERP. Несмотря на то что экспедиторы и перевозчики работали с другими операторами, работа с контрагентами осуществлялась бесперебойно.
4. Выпуск сертификатов электронной подписи для кладовщиков
Для электронного документооборота были выпущены сертификаты квалифицированных электронных подписей физического лица. Кладовщики получили возможность самостоятельно подписывать документы в системе.
5. Оформление машиночитаемой доверенности
Были разработаны МЧД с кодифицированными полномочиями для сотрудников экспедиторов, перевозчиков и грузополучателей. Это обеспечило четкое распределение ролей и упростило процесс подписания ЭТрН и универсальных передаточных документов.
Результаты и перспективы
Пилотный проект показал высокую эффективность. Результаты эксперимента стали основой для планов по масштабированию с 2026 года. Интеграция с 1С и использование проверенных операторов ЭДО, таких как ГК «Астрал», позволили компании соответствовать новым требованиям законодательства и оптимизировать внутренние процессы. Положительный опыт АО «ТМХ» может служить примером для других крупных предприятий, планирующих переход на ЭТрН.
Итоги и выводы
Переход Трансмашхолдинга на электронные транспортные накладные стал успешным примером цифровой трансформации в логистике. Компания не только адаптировалась к изменениям законодательства 2025 года. Она также получила конкурентные преимущества благодаря автоматизации и прозрачности процессов. Этот опыт подчеркивает важность своевременной подготовки и использования современных технологий, таких как 1С и ЭДО, для успешной работы в условиях цифровизации.