Какие локальные нормативные акты обязательно должна принять каждая компания, а какие — внедряются в зависимости от специфики бизнеса

Какие локальные нормативные акты обязательно должна принять каждая компания, а какие — внедряются в зависимости от специфики бизнеса. Рассказали, чем грозит отсутствие обязательных документов и как грамотно выстроить кадровый документооборот.

Что будет, если не утвердить обязательные ЛНА

Если обязательных локальных актов нет — это не просто пробел в документации, а прямой риск. ГИТ и Роскомнадзор при проверке в первую очередь запрашивают кадровую документацию. Без нее штраф неизбежен.

Если нет положения об оплате труда, графика отпусков или правил внутреннего трудового распорядка, компанию оштрафуют на 30 тысяч–50 тысяч рублей. Если нет ЛНА по охране труда, штраф будет от 50 тысяч до 80 тысяч рублей. А когда не приняты регламенты по персданным — от 40 тысяч до 60 тысяч рублей.

Чем еще рискует работодатель, у которого нет обязательных ЛНА. Кроме штрафов, работодатель теряет рычаг воздействия на недобросовестных работников. Не получится уволить за прогул, если не установлен режим работы и не ведется учет рабочего времени. Сложно взыскать ущерб с работника и отстоять свою позицию в трудовом споре.

Какие ЛНА обязательны и как их оформить: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Утвердите ЛНА, обязательные для всех работодателей

Независимо от численности, сферы деятельности и системы налогообложения, каждая организация должна иметь определенные документы.

К обязательным ЛНА относятся:

▪️ Правила внутреннего трудового распорядка

▪️ Положение об оплате труда

▪️ Положение о персональных данных

▪️ Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)

▪️ Инструкции по охране труда

▪️ График отпусков

Шаг 2. Определите, какие ЛНА нужны в зависимости от специфики деятельности

Посмотрите, когда нужно принять дополнительные локальные акты.

1. Есть сотрудники с вредными или опасными условиями труда — примите положение о проведении медосмотров, если не включено в положение о СУОТ.

2. Применяете вахтовый метод работы — нужно положение о вахтовом методе.

3. Направляете работников в командировки — положение о командировках.

4. Установлен ненормированный рабочий день — перечень должностей (может быть приложением к ПВТР).

5. Работники работают по сменам — график сменности.

6. Применяете сдельную оплату труда — раздел в положении об оплате.

7. Ведете электронное кадровое делопроизводство — положение об электронном документообороте.

8. Есть работники с обязательной стажировкой, например на работах повышенной опасности — положение о стажировке.

9. Происходят микротравмы — положение об их расследовании и учете.

Шаг 3. Разработайте ЛНА с учетом требований законодательства

Если в организации есть профсоюз, некоторые ЛНА нужно принимать с учетом его мотивированного мнения (ст. 372 ТК РФ).

Шаг 4. Утвердите ЛНА приказом руководителя

Издайте приказ об утверждении документа или его новой редакции. В приказе укажите дату введения в действие. Если утверждаете ЛНА как самостоятельный документ, на титульном листе проставьте гриф утверждения с подписью руководителя.

Шаг 5. Ознакомьте работников с ЛНА под подпись Сделайте это до подписания трудового договора. Используйте лист ознакомления, журнал или вкладку в трудовой договор. Отказ работника от ознакомления фиксируйте актом  (ст. 68 ТК РФ).