Коллективные практики реализации деятельности в СМБП

Школа операционной эффективности с Николаем Харитоновым. Коллективные практики реализации деятельности как двигатель системы менеджмента бережливого производства.

Система менеджмента бережливого производства имеет разные принципы реализации и функционирования по сравнению с системой менеджмента качества.

Особенности реализации системы менеджмента качества построены на последовательной и системной деятельности субъектов относительно объектов с целью увеличения операционной эффективности, производительности труда, а также сокращения потерь в потоках создания ценности для потребителя. Христоматийно можно описать деятельность индивидуальной и коллективной формы организации деятельности работников в несколько алгоритмов.

Практика проведения аудитов системы менеджмента бережливого производства показывает, что коллективная форма организации деятельности работников более эффективна, чем индивидуальная. Индивидуальная форма организации работников проста в реализации, но эффект от реализации индивидуальной формы несущественнен для крупных организаций, хотя следует отметить, что некоторые крупные организации стремятся существенно нарастить объемы предложений по улучшениям работников, что в системе менеджмента бережливого производства символизирует о беспричинном применении инструмента бережливого производства. Некоторые организации на уровне структурных подразделений устанавливают цели по плановой подаче предложений по улучшениям. На мой, чисто субъективный экспертный взгляд, следует ограничить применение "палки" по подаче предложений по улучшениям, переходя от индивидуальных практик к коллективным.

Индивидуальной практикой может являться, в том числе, работа с лучшими практиками на операции. Рабочее место в рабочем пространстве предполагает выполнение группы действий, операции или группы операций. Практика показывает, что оптимально на рабочем месте выполнять операции. При наличии определенного значения показателей объема и времени работы можно придерживаться определенного такта. Объемы и время производства должно сопоставляться с требованиями внутреннего потребителя. Работники, выполняющие операции должны быть обучены примненению  инструментов бережливого производства, таких как, хронометраж, нормирование, стандартизация.

Коллективные практики организации деятельности работников также построены на применении инструментов бережливого производства, однако, ключевой деятельностью является анализ производственнрй системы, который представляет собой упорядоченную коллективную деятельность группы лиц (работников) по изучению объектов производственной системы как совокупности потоков создания ценности и среды организации, которые обеспечивают удовлетворение требований потребителей (внешних и внутренних) через последовательное выстраивание процэессов в системе менеджмента бережливого производства в управляемых условиях компетентными работниками требуемой воспроизводимости операций с определенными характеристиками.

Полипрофессиональная группа представляет собой собранный по принципу конструктора состав работников, обладающих необходимыми компетенциями из состава компетенций для  выполнения определенной задачи на уровне структурного подразделения организации или структурных подразделений организации одного функционального назначения. В группе назначается руководитель и секретарь, ответственный за оформление соответствующих документов, ведения записей. Полипрофессиональная группа подотчетна владельцу процесса который осуществляет функциональное управление структурными подразделениями на основе которых создана рабочая группа. Полипрофессиональная группа может быть временной, например, для решения одной задачи или проблемы и постоянной, для решения нескольких задач, проблем, в том числе, длящихся.

Межфункциональная группа также представляет собой собранный по принципу конструктора состав работников, обладающих необходимыми компетенциями на основе состава компетенций для решения задач в разных функциональных направлениях, в том числе, на уровне процессов, организации, межорганизационном уровне. Межфункциональная группа может управляться несколькими владельцами процессов, в рабочую группу могут быть включены представители высшего руководства и/или работники других организаций, в частности, работники организаций из цепочки поставок. Высокого уровня межфункциональные группы бывают, в основном временными для реализации текущих, иногда срочных, задач.

Рабочая группа (межфункциональная, полипрофессиональная) создается на основании приказа организации о создании и функционировании рабочей группы. В приказе организации указывается цель создания рабочей группы, объекты для исследования, срок выполнения задач, распределение ролей в рабочей группе согласно полученным компетенциям из состава компетенций. Приказом могут быть подчеркнуты особенности взаимодаействия членов рабочей группы с работниками организации не входящих в состав рабочей группы, а также с работниками из других процессов и сторонних организаций.

Каждый работник вносит свой вклад в деятельность рабочей группы. Владелец процесса должен оценивать вклад каждого работника в достижение целей, а также личных целей работника. В случае, если работник не выполняет или посредственно выполняет свои обязанности в рабочей группе, работника следует исключить из состава рабочей группы путем актуализации (переиздания) приказа.  Кроме того, работники иногда болеют, увольняются, уходят на другие должности в организации, что является безусловным основанием для актуализации приказа.

Следует отличать приказ от распоряжения. Приказ определяет постоянное выполнение действий, определенных приказом. Приказ следует актуализировать и отменять, он не заканчивается исполнением действий в нем определенных.  Распоряжение же заканчивает свое действие исполнением мероприятий в нем указанных. Распоряжение не отменяют. Юридической разницы в приказах и распоряжениях нет, приказы и распоряжения пораждают юридические факты.

По результатам собрания (засадания) рабочей группы оформляется протокол рабочей группы. В протоколе указывается дата заседания, дата и номер приказа о создании рабочей групаы, вид рабочей группы (межфункциональная или полипрофессиональная), состав группы, действия, предпринимаемые рабочей группы, результаты и принятые решения, риски и возможности относительно целей функционирования рабочей группы, объект производственной системы для исследования, ресурсы, которые потребляются и еще требуются для рабочей группы, утверждающие подписи участников рабочей группы.

Отчет об анализе производственной системы являетсся обобщающим документом для всех протоколов, являющихся приложением к отчету, обобщает всю деятельность по целям и задачам, указанном в приказе о создании и функционировании рабочей группы. В отчете следует подчеркнуть цели функционирования рабочей группы и их достижение. Подробно описать объект рассмотрения, характеристики потока, требования потребителя к качеству, объемам срокам и стоимости, возможные варианты разрешения проблемы. Следует отметить, что проблемы можно разделить на потери и узкие места. Иногда проблему нельзя отнести ни к узкому месту, ни к потерям, и в этом случае проблема остается потерей и не разрешается в рамках функционирования системы менеджмента бережливого производства. Отчет совместно с протоколами, проектами целей, планов мероприятий, протоколами рисков и возможностей, ведомость расходования ресурсов.

В системе менеджмента бережливого производства планирование осуществляется по функциям, уровням, области применения. Для постановки целей необходимо найти основание для планирования. Результаты анализа производственной системы интерпретируются членами рабочей группы в направления деятельности по решению проблем интерпретируемых в потери или узкие места. Явяется наилучшей практикой рассмотрение нескольких вариантов целей. Варианты целей могут быть преобразованы в несколько целей или же владелец процесса на свое усмотрение по объективным причинам принимает решение о согласовании цели (целей). Цели могут быть установлены не только по результатам анализа производственной системы, но и как результат реализации запланированных изменений, сокращения влияния рисков и поиска возможностей для сокращения влияния рисков, реализации корректирующих действий по устранению несоответствий, планирование операционной деятельности организации.

К каждой цели следует разрабатывать несколько планов мероприятий. Планы мероприятий определяются наличием необходимых для реализации ресурсов. Отсутствие ресурсов для реализации целей обеспечит недостижение установленных целей. Расчет ресурсов под планы мероприятий одна из самых сложных процедур. Процедуры расчета ресурсов должны учитывать специфику деятельности организации и каждый этап реализации мероприятий должен содержать свой бюджет и политику расходования ресурсов.

Ведомость расходования ресурсов является отчетным документом, обеспечивающим отражение полноты затрат на реализацию цели. Ведомость составляется компетеньными в соответствие с составом компетенции работником и утверждается руководителем рабочей группы. Ресурсы выделяются рабочей группе владельцем процесса, тратятся согласно ведомости расходования ресурсов. Ресурсы для деятельности рабочих групп должны быть изысканы высшим руководством и переданы владельцу процесса для активизации деятельности по повышеню операционной эффективности, производительности труда, сокращению потерь в потоках создания ценности.

Риски и возможности создают понимание рабочей группы о достижении целей. Реестр (баланс) рисков и возможностей отражает качество работы группы.  Каждый из работников помогает исследовать факторы организации, участвуют в анализе рисков и возможностей, в том числе исследовании внешних и внутренних факторов (среды) организации.

Результаты анализа производственной системы должны рассматриваться как основание для установления организацией целей по функциям, уровням, иногда, но редко, по области применения. Анализ производственной системы есть, преимущественно, деятельность коллективных практик работников в постоянных улучшениях. По результатам анализа производственной системы составляется отчет об анализе производственной системы (акт анализа). К отчету (акту) анализа в обязательном порядке прикладываются протоколы анализа производственной системы членами рабочей группы.

Рабочая группа осуществляет представление результатов анализа производственной системы владельцу процесса, часть процесса от которого подлежала рассмотрению и исследованию в рамках анализа производственной системы. Представление результатов анализа предоставляется с проектом цели для утверждения ее владельцем процесса. Владелец процесса рассматривает проект цели, отчет по анализу производственной системы, ведомость ресурсов, баланс рисков и возможностей.

Решение об утверждении целей владельцем процесса может выражаться в утверждающей подписи (официальном одобрении) на заполненном бланке по планированию. Рекомендуется, по-возможности, оформлять указание об утверждении цели, выполнению плана мероприятий, а также, возможно по изменению состава рабочей группы, которая будет реализовывать цель и выполнять план мероприятий.

Целессобразно изменение состава рабочей группы для реализации цели. Дело в том, что для реализации цели могут потребоватья работники с другой компетенцией. Обновленный состав рабочей группы может быть утвержден дополнительным приказом, в том числе, изменяющим действие первого приказа о назначении рабочей группы для анализа производственной системы. Применяемые рабочей группой инструменты бережливого производства могут быть характерны для анализа производственной системы и совсем не характерны для выполнения мероприятий по достижению целей.

Важным для функционирования системы менеджмента бережливого производства является расчет уровня вовлеченности работников в деятельность по ее реализации. Уровень вовлеченности показывает какая часть компетентных работников занята в деятельности рабочих групп. Следует учитывать занятость работников в деятельности по улучшению производственной системы и повышене их компетентности, а также способности решать поставленные перед ними задачи.

Школа операционной эффективности представляет видеофрагмент о коллективных практиках организации, а также, отдельно, его звуковую дорожку.

Всего Вам наилучшего в поисках оптимальной операционной эффективности и производительности труда организации. До встречи в глобальной сети Интернет, а также аудитах систем менеджмента.