В 2016 году у ивент-агентства ПРО-ИВЕНТ была назначена встреча в ресторане. Клиент — частный заказчик с крупным бюджетом, его супруга, ведущий, сценарист, соучредители агентства Юлия и Валерия. Концепция юбилея уже прорабатывалась.
Клиент подъехал к ресторану, посмотрел на вывеску и, не выходя из машины, попросил встречу перенести. Уровень ресторана — не тот.
Юлия собрала команду и через несколько дней отдала клиенту всё, что было наработано: сценарий, контакты артистов, логику вечера. И вышла из проекта. Помощник клиента через неделю перезвонил и сказал: «Юль, ну вам пять баллов».
Это история не про характер. Это про механику, без которой агентство не живёт восемнадцать лет.
Красный флаг приходит раньше денег
Юлия Лакомкина — соучредитель ивент-агентства ПРО-ИВЕНТ, в индустрии восемнадцать лет. Её партнёр по бизнесу Валерия — двадцать. За это время у них набралось ровно три компании, с которыми они принципиально не работают. Три за восемнадцать лет — это не чёрный список, это гигиеническая процедура.
Интересно, на каком этапе они понимают, что с клиентом не пойдут.
«Где-то посередине, пока ты ещё договор не заключил».
Момент распознавания — не финансовый. Финансовых причин выходить из проекта у ПРО-ИВЕНТ нет: бюджеты хорошие, команда сильная, репутация заработана. Момент распознавания — этикетный. Клиент не ответил на «добрый вечер», не написал «спасибо за сценарий», обесценил выбранный ресторан на глазах у своей же супруги. В этих микро-сценах — прогноз всего проекта.
Звучит мягче, чем работает. На практике этикет — это единственный сигнал, который успевает прийти до договора. Всё остальное — смета, техника, артисты, сроки — проявляется уже потом, когда разорвать контракт дорого.
Чёрный список — это фильтр, а не обида
У ПРО-ИВЕНТ три компании в чёрном списке. Попали туда не за скандал, а за тендеры, в которых победитель был известен заранее.
Механика типовая: агентство собирает концепцию, считает смету, проводит финальную презентацию — и на встрече становится понятно, что вопросы задают формальные, а материалы просят «для внутреннего согласования». Через месяц проект идёт в работу с другим подрядчиком — по логике, которую разработали здесь.
«Это очень неприятно, но этого никак не избежать».
Избежать нельзя — но запомнить можно. И в следующий раз не тратить команду на презентацию.
Тут полезно смотреть не со стороны агентства, а со стороны подрядчика. В ТихоГромах за год работы с ивент-агентствами я видел, как это работает изнутри: агентства, которые не умеют отказывать клиентам, постепенно начинают экономить на подрядчиках. Они не могут себе позволить потерять проект, поэтому теряют в качестве исполнения. Агентства, которые умеют отказывать, — это лучшие клиенты для подрядчиков. Если Юлия не боится выйти из проекта с хорошим бюджетом, она тем более не будет выжимать оператора на смете в десять тысяч.
Дверь открыта. Но с порогом
Один из распространённых мифов про региональный ивент — что у агентств «всё схвачено», подрядчики одни и те же, новому человеку зайти невозможно. У ПРО-ИВЕНТ этот миф ломается прямой фразой.
«Были подрядчики, которые приходили и говорили: мы бы хотели с вами поработать. И все, кто приходил, получили работу».
Речь не только про технических специалистов. Ведущие тоже. Юлия рассказывает про человека, который зашёл с улицы: увидел табличку, решил попробовать — оказался сильным ведущим, с ним работают до сих пор.
Но дверь открыта с порогом. Юлия проговаривает это честно: если на входе ведущий плохо говорит и плохо выглядит — разговор кончится в этот же момент. Отсеивание — часть схемы, не её противоречие.
Это важная деталь для подрядчика, который думает, как войти к агентству. Схема проста и работает лучше, чем нетворк:
- Прийти.
- Быть готовым.
- Не удивляться, если сразу не возьмут.
Третье — не отказ навсегда. Это «в ближайшее время ничего не смогу предложить». В индустрии, где контракты растягиваются на годы, «в ближайшее время» — понятие гибкое.
Клиент с ручным управлением — запрос не к нам
Отдельная категория — клиенты, которым нужен не организатор, а исполнитель. Они хотят статусное мероприятие под ключ, но с правом утверждать каждую деталь: музыку, длину выхода ведущего, расстановку звука.
«Если я делаю ремонт квартиры, я 100% возьму дизайнера. И я не буду каждый раз замерять, проверять, какой плинтус, где она купила».
Аналогия с ремонтом — сильная, потому что всем понятная. Дизайнера зовут не для того, чтобы согласовывать с ним цвет каждой лампочки. Его зовут, чтобы лампочки не пришлось согласовывать. Если согласовываешь — значит, нанял не того или не определился, что тебе нужно.
С ивент-агентством то же самое. Клиент, который хочет всё утверждать, фактически делает работу менеджера проекта — платя за то, что менеджмент берёт на себя агентство. Это тупиковый формат для обеих сторон: агентство платит репутацией за решения, которые не принимало, а клиент платит за сопровождение, которое ему не нужно.
ПРО-ИВЕНТ с такими клиентами не работает вовсе. Не пытается перестроить, не выстраивает рамки, не объясняет, что «мы профессионалы». Просто не берёт.
Что это значит для тех, кто ищет агентство. И для тех, кто ищет работу с агентством
Если смотреть на это из позиции клиента — полезный вывод такой: прежде чем искать красивое портфолио, стоит задать агентству один вопрос — «от каких клиентов вы отказываетесь и почему». Ответ «да мы со всеми работаем» означает, что система отбора не выстроена. Агентство, которое умеет называть причины отказа, — агентство, которое выстрадало свою схему. Оно не развалится на вашем проекте.
Если смотреть из позиции подрядчика — ещё полезнее. Хорошие агентства не закрыты. Они фильтруют, но они открыты. Разница между «попасть» и «не попасть» — часто не в связях, а в готовности постучаться в дверь и не развалиться, если первый раз не взяли.
«Мы не конкуренты, мы партнёры. Когда мы все научимся работать в партнёрстве — это облегчит жизнь: не искать ведущих непонятных, не ездить смотреть, как он ведёт, а просто задать вопрос».
Эта логика работает и для агентств между собой, и для подрядчиков. Партнёрская оптика — не про «все дружат», а про то, что каждому разговору есть цена. Один звонок коллеге заменяет три недели отсмотра ведущих. Один отказ от токсичного клиента сохраняет команду на следующий проект.
Список отказов — это не про злость. Это про то, что у агентства хватает воздуха оставаться собой.
Ссылки на выпуск: ВК | Ютуб | Рутуб | Дзен
Полный разговор с Юлией Лакомкиной — в выпуске подкаста «ТихоГромы». Там, помимо чёрного списка и критериев отказа, есть кусок про то, как они с Валерией восемнадцать лет не разваливаются как партнёры, хотя «искры по офису летят», и как Юлия в моменте на сцене заменила артиста за пять минут, потому что он начал петь плохо, а у неё консерваторское образование по классу академического пения, и она слышит это раньше зала.
___
Артём Пронин — продюсер видеостудии «ТихоГромы» (Казань). Ведущий подкаста «ТихоГромы» про ивент-индустрию.
#ивентиндустрия #ивентагентство #продюсирование #управлениекомандой #подкаст #бизнескейс #клиенты #Казань #ProEvent