Сколько денег утекает через «согласовано» — никто не считает. А зря.
Приходит к нам клиент — производственная компания, 400 сотрудников, 3 завода. Говорит: «Ребята, у нас проблема. Вроде работаем, а денег всё меньше». Спрашиваем: «Закупки как?». Грустнеет. И рассказывает историю, от которой у нас глаз задергался.
История одного тендера на 12 млн
Объявили они тендер на сырьё. Обычное дело. Собрали три предложения. Выбрали лучшее по цене — 12 млн. Экономия почти 2 млн относительно среднерыночных цен. Все довольны, договор подписан, деньги ушли.
А через месяц выяснилось:
— Подписывал договор замдиректора по развитию.
— А утверждать должен был финансовый директор.
— Финдир увидел договор только постфактум, когда деньги уже ушли.
— Поставщик оказался технической прослойкой, реальная цена сырья — 9,5 млн.
2 млн улетели в никуда. Просто потому, что маршрут согласования никто не помнил.
И это не единичный случай. За полгода до этого похожая история с закупкой оборудования — переплатили 800 тысяч. Тоже «случайно».
Как обычно бывает (и у вас наверняка так же)
Пока мы копались в их процессах, увидели классику:
- Заявку на закупку отправляют по почте или в мессенджере.
- Кто должен согласовать — непонятно. Зависит от суммы, категории, настроения начальника.
- Договор готовит менеджер, подписывает тот, кто первый попался в коридоре.
- Финдир узнаёт о крупной трате, когда деньги уже списаны.
- Контроля исполнения — ноль. Поставщик привёз? А что привёз? А по цене как?
Мы спросили у финдира: «А как вы вообще узнаёте о закупках?». Он честно сказал: «По сальдо на счёте. Если резко упало — значит, кто-то что-то купил».
Я чуть кофе не поперхнулся.
Что мы сделали (и вы сможете)
Мы не продаём коробку. Мы решаем задачу: чтобы ни один рубль не уходил без контроля.
Вот что настроили в ELMA 365 за 3 недели:
1. Единая форма заявки на закупку
— Внутри: сумма, категория, обоснование, ожидаемая экономия.
— Без заявки — даже не начинают искать поставщика.
2. Умные маршруты согласования
— До 50 тысяч — начальник отдела.
— 50–500 тысяч — ещё и финконтроль.
— От 500 тысяч — финансовый директор.
— От 2 млн — гендиректор.
Никто не думает, кого звать. Система сама маршрутизирует.
3. Блокировка оплаты без полного согласования
Договор не регистрируется в учётной системе, пока не пройдены все этапы. Бухгалтерия физически не может заплатить «мимо».
4. Реестр поставщиков с историей
Видно, кто сколько раз участвовал в тендерах, какие цены предлагал, были ли срывы. Если поставщик каждый раз заходит через новое юрлицо — красный флаг.
5. Контроль исполнения
Пришло сырьё — кладовщик ставит отметку в системе. Не пришло — через 3 дня эскалация на закупщика.
Что изменилось через 2 месяца
Клиент сам поделился цифрами на встрече:
— Исчезли «случайные» договоры. Ни одного факта оплаты без полной цепочки согласования.
— Экономия на тендерах выросла на 40% — просто потому, что стали сравнивать предложения, а не брать первое.
— Среднее время от заявки до договора сократилось с 9 дней до 2,5.
— Финдир перестал нервно смотреть в выписку. Теперь он видит дашборд: какие закупки на согласовании, какие оплачены, какая ожидаемая экономия.
Главное — больше не было потери 2 млн. И даже 200 тысяч.
Микро-провал (куда без него)
Мы сами однажды лоханулись на похожем проекте. Настояли, чтобы все закупки шли через единую систему, но забыли про неотложные траты. Пришёл клиент через месяц: «А если станок сломался и надо срочно купить запчасть на 30 тысяч? Мы три часа согласовывали, пока цех стоял».
Добавили быстрый маршрут: «аврал» — отдельная кнопка, согласование в одном окне за 10 минут. С тех пор включаем в любой проект.
Вопрос вам, по-честному
А у вас в компании бывало, что крупный договор подписал не тот человек? Или узнали о трате, когда деньги уже ушли? Или вы из тех счастливчиков, где финдир всё видит онлайн?
Расскажите в комментариях. Интересно, насколько эта боль массовая. У нас на «Фабрике Данных» такие истории — чуть ли не у каждого второго клиента.
#ELMA365 #управлениезакупками #автоматизация #ФабрикаДанных #кейс