С 2020 года работодатели передают сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Но в 2026 году правила стали жестче: обновилась форма ЕФС-1, изменились коды для кадровых мероприятий, а СФР усилил контроль за сроками подачи. За пропуск срока должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по каждому случаю, а за невыдачу СТД-Р при увольнении — от 30 000 до 50 000 рублей для организации.
Разбираемся, что обязан делать работодатель, какие права есть у сотрудника и на чем чаще всего спотыкаются кадровики.
Как работает система электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не файл и не отдельный документ. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). Запись формирует работодатель при каждом кадровом событии: приеме, увольнении, переводе.
Правовая основа. Систему электронных трудовых книжек регулируют два ключевых документа:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — закрепляет понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ — определяет порядок перехода с бумажных трудовых книжек на ЭТК.
Переход стартовал в 2020 году — тогда работникам предложили выбор: оставить бумажную книжку или перейти на электронный формат. Кто выбрал бумагу или не подал заявление — сохранил привычный документ. А с 2021 года тем, кто трудоустраивается впервые, оформляют только ЭТК (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Передача данных. Работодатель подает сведения в СФР через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1). До 2023 года для этого использовалась форма СЗВ-ТД, но после объединения Пенсионного фонда и ФСС в единый Социальный фонд отчетность консолидировали. Актуальная форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и действует с 30 декабря 2025 года.
«Отчитываться работодатель обязан по всем работникам — независимо от того, перешел сотрудник на ЭТК или сохранил бумажную трудовую. Формат хранения книжки не освобождает компанию от подачи сведений в фонд».
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
При этом переход на ЭТК в 2026 году по-прежнему открыт. Работник, который ранее выбрал бумажную книжку, вправе в любой момент подать заявление о смене формата. После этого работодатель вносит запись в бумажную трудовую и выдает ее на руки. А вот обратный путь — с ЭТК на бумагу — законом не предусмотрен.
Обязанности работодателя при ведении электронной трудовой книжки
Вести электронную трудовую книжку работодателю — значит своевременно и корректно передавать сведения в СФР. Вот конкретный перечень обязанностей.
Подача формы ЕФС-1 при кадровых событиях. Сроки зависят от типа мероприятия:
«Обратите внимание: при приеме и увольнении счет идет буквально на часы. Если приказ издан в пятницу, отчет нужно подать в понедельник — это следующий рабочий день».
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
Выдача формы СТД-Р. Работникам, перешедшим на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Два сценария:
- По заявлению работника — не позднее трех рабочих дней.
- При увольнении — в день прекращения трудового договора.
Если работник в день увольнения отсутствует или отказывается получить документ, СТД-Р стоит направить заказным письмом с уведомлением — как и в случае с трудовой книжкой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Прямой нормы об обязательном почтовом направлении СТД-Р в ТК РФ нет, однако именно такой подход снижает риски при проверке.
Техническая готовность. Работодатель обязан обеспечить возможность передачи данных в электронном виде. С 1 августа 2025 года СФР прекратил прием отчетности через систему ЭДОК — работодатели перешли на Единую централизованную цифровую платформу (ЕЦП) с использованием машиночитаемой доверенности. МЧД необходимо применять в случаях, если отчет подписывает не руководитель.
Корректировка ошибок. Если работник обнаружил неточность в ЭТК, он подает письменное заявление работодателю. Тот обязан исправить данные и направить скорректированные сведения в СФР (ст. 66.1 ТК РФ).
Актуализация локальных нормативных актов. Внутренние положения компании — правила внутреннего трудового распорядка, положение о кадровом делопроизводстве — должны учитывать нормы работы с ЭТК. Например, стоит прописать порядок выдачи СТД-Р по заявлению и при увольнении, способ приема таких заявлений и ответственных за передачу данных в СФР. Если в организации есть профсоюз, изменения согласуют с ним.
Какие процессы кадровой службы меняются из-за электронных трудовых книжек
Переход на ЭТК — не просто «галочка» в отчетности. Он перестраивает несколько ключевых процессов.
Прием на работу. Кадровик проверяет, есть ли у нового сотрудника бумажная трудовая книжка. Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года — книжки нет, ведется только ЭТК. Если бумажная есть — нужно уточнить, подавал ли сотрудник заявление о переходе на электронный формат. От этого зависит, вести ли бумажный документ параллельно.
Увольнение. Работнику с ЭТК выдается СТД-Р вместо бумажной трудовой. Кадровая служба подает ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Если сотрудник сохранил бумажную книжку — ее возвращают и одновременно подают отчет в СФР.
Переводы. Перевод на другую должность или в другое подразделение фиксируется в ЕФС-1 с кодом «ПЕРЕВОД». Тот же код используется при установлении неполного рабочего времени (с 2024 года) и при его отмене (с 30 декабря 2025 года). А вот коды ДИСТ и НДОМ из новой формы исключены — о переводе на дистанционную или надомную работу отчитываться больше не нужно.
Хранение документов. Бумажные трудовые книжки работодатель хранит по-прежнему. Копии электронных отчетов — ЕФС-1, СТД-Р — важно сохранять в электронном архиве: они понадобятся при проверках трудовой инспекции и спорах с работниками.
Ознакомление с ЛНА. Работника нужно ознакомить с обновленными локальными нормативными актами, отражающими порядок работы с ЭТК. Удобнее всего делать это в электронном виде — через систему кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Права сотрудника при использовании электронной трудовой книжки
Работник — не пассивный участник процесса. Закон дает ему конкретные права.
Право на информацию. Сотрудник может в любой момент запросить сведения о своей трудовой деятельности. Есть два формата:
- СТД-Р — сведения от текущего работодателя. Содержит записи только по текущему месту работы. Работодатель обязан выдать документ в течение трех рабочих дней после заявления.
- СТД-СФР — сведения за всю трудовую деятельность по всем работодателям (начиная с 2020 года). Получить можно через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР — в день обращения. Через МФЦ — в течение трех рабочих дней.
С 22 сентября 2025 года действует обновленная форма СТД-СФР (приказ Минтруда от 08.08.2025 № 489н). Из нее убрали таблицу со сведениями за периоды до 31.12.2019. Если работнику нужно включить в индивидуальный лицевой счет данные о стаже до 2020 года, он может обратиться с заявлением в СФР.
Право выбора формата. Работники, ранее сохранившие бумажную трудовую, могут перейти на ЭТК в любое время — достаточно подать заявление работодателю. Обратный переход невозможен.
Право на исправление ошибок. Если в ЭТК обнаружена неточность — например, неверная должность или дата перевода — работник подает письменное заявление. Работодатель обязан внести корректировку и передать исправленные сведения в СФР (ст. 66.1 ТК РФ ).
Право на получение СТД-Р при увольнении. Работодатель обязан выдать форму в день увольнения. Задержка — основание для обращения в трудовую инспекцию или суд.
Где и как посмотреть электронную трудовую книжку
У работника три способа получить сведения из ЭТК:
- Портал Госуслуг. Самый быстрый вариант. В разделе «Трудовая деятельность» доступна выписка СТД-СФР в электронном виде. Документ формируется за несколько минут, заверен усиленной квалифицированной электронной подписью СФР и имеет юридическую силу. Для входа нужна подтвержденная учетная запись.
- Личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru). Раздел «Электронная трудовая книжка». Возможности те же, что и на Госуслугах — авторизация через ту же учетную запись.
- МФЦ. Выписку выдают на бумажном носителе. Срок — до трех рабочих дней.
«При трудоустройстве подходит любой из этих вариантов. Новый работодатель обязан принять электронный документ с Госуслуг наравне с бумажным».
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
От электронных трудовых книжек — к полной цифровизации кадровых процессов
ЭТК — это фиксация кадровых событий в СФР. Но за каждым таким событием стоит процесс: прием на работу, перевод, командировка, отпуск, увольнение. И в большинстве компаний эти процессы до сих пор живут на бумаге — заявления, приказы, обходные листы, листы ознакомления с ЛНА.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) переводит в цифру не только документы, но и сами процессы: согласования, маршруты подписания, уведомления, контроль сроков. А если к КЭДО добавить другие HR Tech-сервисы, получается единая среда, где весь жизненный цикл сотрудника — от оффера до увольнения — проходит в электронном виде.
Например, на платформе VK HR Tek можно:
Оформить прием на работу онлайн. Кандидат заполняет анкету и загружает документы через личный кабинет — еще до первого рабочего дня. Данные автоматически попадают в 1С, кадровик не тратит время на ручной ввод. Специалист также автоматически отправляет пакет документов новому сотруднику — тот подписывает их интегрированной УНЭП.
Вести график отпусков в системе. Сотрудники планируют отпуска, руководители согласовывают в пару кликов, приказ формируется автоматически.
Оформлять командировки от заявки до авансового отчета. Согласование, приказ, бронирование через тревел-сервис, загрузка чеков с автопроверкой через ФНС — все в одном окне.
Знакомить сотрудников с ЛНА электронно. Кадровик публикует документ, сотрудники подтверждают ознакомление электронной подписью, статистика обновляется в реальном времени.
Подписывать документы со смартфона. Заявления, приказы, справки — сотрудник подписывает в мобильном приложении из любой точки. Электронную подпись можно выпустить прямо на платформе за пару минут, с идентификацией через Госуслуги.
Автоматизировать работу с иностранными сотрудниками. Отдельный модуль упрощает формирование и подачу уведомления в МВД через портал госуслуг. Актуальность формы проверяется автоматически.
Платформа модульная — можно начать с КЭДО и графика отпусков, а остальные сервисы подключать по мере необходимости. VK HR Tek интегрируется с 1С:ЗУП и SAP — теми же системами, через которые компания формирует ЕФС-1. Данные не нужно вводить дважды: кадровое событие на платформе автоматически отражается в учетной системе.
VK HR Tek входит в Реестр отечественного ПО, соответствует 152-ФЗ и 63-ФЗ, прошел аттестацию по требованиям ФСТЭК. Данные хранятся в ЦОД на территории РФ.
Компании, которые внедряют КЭДО, сокращают время на оформление документов на 50–80% и снижают нагрузку на кадровую службу в разы. Если трудовые книжки уже электронные, перевести остальные процессы в цифру — логичный следующий шаг.
Частые ошибки работодателя при работе с электронными трудовыми книжками
Ошибки в отчетности
Пропуск сроков подачи ЕФС-1 при приеме и увольнении. Отчет нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. За пропуск срока должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Штраф выписывают за каждый случай нарушения — и если задержка касается нескольких сотрудников, суммы складываются.
Неправильные персональные данные — ФИО или СНИЛС. Если данные работника не совпадают с базой СФР, отчет не примут. На исправление — пять рабочих дней после уведомления фонда. Совет: сверяйте СНИЛС при приеме на работу, до подачи первого отчета.
Устаревшие коды кадровых событий. С 30 декабря 2025 года в подразделе 1.1 ЕФС-1 исключены коды ДИСТ и НДОМ для дистанционных и надомных работников. Код «ПЕРЕВОД» теперь применяется при установлении и отмене неполного рабочего времени. Использование старых кодов приводит к отказу в приеме отчета.
Неверный классификатор для кода должности. Код выполняемой функции указывается по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий), а не по ОКПДТР. Путаница между классификаторами — частая причина отказа.
Ошибки в кадровых процессах
Путаница с совместителями. При приеме совместителя в ЕФС-1 ставится код «1» (совместительство), а не «0» (основная работа). Если перепутать, при увольнении данные не сойдутся — придется сначала корректировать отчет о приеме, потом подавать отчет об увольнении.
Невыдача СТД-Р при увольнении. Работодатели иногда забывают выдать форму работникам с ЭТК — или, наоборот, выдают тем, кто сохранил бумажную трудовую, но не выдают тем, кому она положена. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей для организации. При повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Прекращение ведения бумажной трудовой без заявления работника. Если сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести бумажную и электронную книжку одновременно. Прекратить ведение бумажного документа по своей инициативе работодатель не вправе.
Выводы
Электронные трудовые книжки в 2026 году — это не просто отчетность в СФР. За каждым кадровым событием стоит цепочка действий: проверить данные, выбрать правильный код, уложиться в срок, выдать СТД-Р, обновить ЛНА. Ошибка в любом звене — предупреждение, штраф или отказ в приеме отчета. А форма и коды снова изменились с декабря 2025 года.
VK HR Tek синхронизирует кадровые события с 1С:ЗУП автоматически — данные из системы не нужно переносить вручную перед подачей ЕФС-1. Прием, перевод, увольнение фиксируются в платформе и сразу отражаются в учетной системе. Это убирает основную причину ошибок в отчетности — ручной ввод.
FAQ
Можно ли в 2026 году завести бумажную трудовую книжку?
Нет. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, оформляют только ЭТК (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Выбора между бумажным и электронным форматом у них нет. Бумажную книжку продолжают вести только тем сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года выбрали этот формат или не подали заявление.
Что будет с бумажной трудовой после перехода на ЭТК?
Работодатель вносит запись о переходе и выдает книжку на руки. Выбрасывать ее не стоит: она подтверждает стаж за периоды до 2020 года, которых в базе СФР может не быть.
Как новому работодателю узнать трудовую историю кандидата с ЭТК?
Запросить у кандидата форму СТД-СФР. Ее можно получить на Госуслугах за несколько минут — документ заверен электронной подписью СФР и имеет полную юридическую силу. Через МФЦ выписку выдают на бумаге в течение трех рабочих дней.
Может ли работодатель отказать сотруднику в переходе на ЭТК?
Нет. Это право работника по ст. 66.1 ТК РФ. Работодатель обязан принять заявление, внести запись в бумажную трудовую и выдать ее на руки.
Видит ли работодатель полную трудовую историю сотрудника в ЭТК?
Нет. Работодатель видит только записи, которые внес сам. Полная история доступна работнику через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР в форме СТД-СФР.
Что делать, если в ЭТК ошибка, а прежний работодатель ликвидирован?
Исправить запись в ЭТК может только тот работодатель, который ее внес. Если компания ликвидирована, работнику нужно сначала обратиться в СФР через Госуслуги с документами, подтверждающими стаж: трудовым договором, приказами, справками. Если фонд не может внести корректировку самостоятельно — вопрос решается через суд.
Нужно ли уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК в 2026 году?
Массовое уведомление было обязательным в 2020 году — сейчас этого не требуется. Но при приеме на работу стоит разъяснить новому сотруднику, в каком формате ведется его трудовая книжка и как получить сведения о трудовой деятельности.