Разбор домашнего архива: пошаговое руководство

1️⃣ Что такое домашний архив?

Почти у каждого из нас имеется домашний архив разной сохранности, но не все об этом знают. Сначала я думала, что такой архив ограничивается личными документами и фотографиями предков. На деле всё намного обширнее. И это не может не радовать: чем больше "приданного" в нашем архивном сундучке, тем больше мы сможем узнать и сохранить.

❇️ К домашнему архиву относятся:

• личные документы (паспорта, свидетельства о рождении/смерти/браке/о расторжении брака/об усыновлении или удочерении/отцовстве);
• страховые полисы, пенсионные удостоверения;
• медицинские книжки/справки, трудовые книжки;
• документы об образовании;
• партийные билеты/военные билеты;
• грамоты, похвальные листы, благодарности;
• награды (медали/ордена) и удостоверения к ним;
• справки, выписки с мест проживания/работы;
• фотографии (черно-белые, цветные);
• негативы (чёрно-белые или цветные “плёнки”, которые часто лежат в маленьких бумажных конвертиках от фотоателье);
• поздравительные открытки, письма, телеграммы;
• записные книжки, дневники, автобиографии;
• газеты и вырезки из газет/журналов;
• предметы личного пользования;

❇️ Важна каждая находка. Как видите, список получился длинным. И я наверняка что-то забыла. Я специально заостряю внимание на объёмах. Понимание важности всех находок пришло ко мне не сразу, а только когда я стала разбирать вещи бабушки после её смерти.

Например. В записной книжке бабушки оказались адреса и телефоны друзей, знакомых. Это уже ниточки, которые приведут к новым людям. А ведь изначально я хотела выбросить книжку, и многие так делают!

Другой пример — письма. Мне удалось найти письма прабабушки своим детям и внукам, я впервые увидела её почерк. Благодаря адресату на конверте я узнала, в какой больнице лежала прабабушка.

Ещё пример - медицинская книжка: из дедушкиной книжки я узнала, что он ездил в санатории Крыма и Абхазии, выкуривал по пачке сигарет в день, а его рост был 178 см. Казалось бы, мелочи. Но когда ты совсем не знал человека, и его уже нет в живых — такие мелочи становятся очень важными.

Моя бабушка перед смертью навестила меня в Твери. Об этом она сделала запись на маленьком листочке, который мне теперь так дорог.

«Каждая старая бумажка когда-то была чьей-то жизнью»

❇️ Очерёдность поиска. Некоторые генеалоги выводят на первое место разговор с родственниками, а не разбор домашнего архива. Отчасти я с этим согласна. Например, у нас есть прабабушка, ей 85 лет, и здоровье шаткое. Конечно, первым делом мы побежим к ней и расспросим обо всём. Или же будем параллельно общаться с ней и разбирать залежи бумаг. Здесь отсылочка к тому, что у каждого поиск индивидуален.

Если спешки нет, то, как по мне, лучше сначала разобрать домашний архив и уже с неким багажом документов/фотографий обращаться к родственникам с вопросами.

Далее речь пойдёт о хранении именно бумажного архива: документов и фотографий.

2️⃣ Где искать домашний архив и что делать после?

🔎 Поиск

*️⃣ Не все мы знаем, где хранятся старые семейные документы или фотографии. Интересуемся у родственников. Спойлер: иногда и они этого не знают/не помнят. Искать вместе веселее! Если вы живёте в доме предков, то будет проще. Если же вы живёте отдельно и удалённо - ситуация усложняется. Об этом напишу отдельно. А пока представим, что семейный архив территориально рядом. Находим бумаги и начинаем перебирать.

📚 Сортировка

*️⃣ Для начала стоит определиться - что оставить и что выбросить - в случае, если бумагами владеете вы. А если нет, то, конечно без разрешения владельцев мы ничего не выкидываем. Важно перебирать документы без спешки, пересматривая каждый листок. Когда я сортировала бумаги бабушки, среди платёжных квитанций нашла свидетельство о браке моих прадедушки и прабабушки за 1927 год. Это была невероятная находка в совершенно неожиданном месте.

*️⃣ Далее - когда ненужные бумаги отсортированы, занимаемся остатком. Его разбиваем по кучкам. Я разделяла документы по каждому предку, например: первая кучка - бабушка, вторая - дедушка, третья - прабабушка. Можно сортировать документы по виду: свидетельства о рождении, о браке, о смерти и т.п. Под каждого человека или вид документа заводим отдельный большой конверт, подписываем его простым карандашом (вид документа/ФИО, даты жизни и смерти, кем вам приходится предок). На этом сортировку можно закончить. Убираем конверты в шкаф или стол. Следующим этапом будет оцифровка, но об этом в разделе "Как хранить домашний архив".

🗺️ Если архив далеко?

*️⃣ Это как раз мой случай. В начале поисков на руках у меня были бабушкина книга с рецептами и некоторые фотографии. Я живу далеко от родственников, которые хранят личные вещи и фотоархив предков. Что делать? Возможно несколько вариантов развития событий. Первый - просим родственников прислать электронную или бумажную копию необходимого документа. Вариант неплохой, но родне вряд ли захочется тратить на это время. У всех дела, заботы. Поэтому второй вариант более надёжный, но сложный в осуществлении: едем за нужным материалом самостоятельно.

*️⃣ Конечно, не всегда есть возможность поехать за тысячу километров, но у меня случаи представились. Сначала я посетила маму и её родную сестру, они живут в Московской области. Там приобрела копии фотографий и писем прабабушки. Позднее посетила родного брата, он живёт в Краснодарском крае. У него взяла свидетельства о смерти, фотографии и памятные вещи предков: бабушки, дедушки и прабабушки по линии матери.

*️⃣ Какие-то бумаги удаётся получить в оригинале, какие-то в виде бумажных копий, а некоторые в виде сканов. Конечно, лучше оригинала быть ничего не может, но не всякий родственник отдаст оригинал. Так что радуемся тому, что есть. Собираем всё, что можно.

*️⃣ Плюшка самостоятельной поездки: находится много интересного помимо изначально искомых документов.

Вот такое количество бумаг, фотографий и памятных вещей моих предков я привезла с собой в Крым из Краснодарского края. Почти 10 лет они лежали в коробках и никто не знал (не помнил) об их существовании.

⚠️ Подсказка. Если вы отправились за документами (свидетельства о рождении/браке/разводе/смерти/удочерении или усыновлении) в другой населённый пункт, а оригиналы оставить себе нельзя - по возможности делайте заверенные нотариально копии. Это сэкономит время вам и вашим родным в будущих поисках. Забегая вперёд: эти бумаги используются в цепочке подтверждения родства.

3️⃣ Как хранить домашний архив?

Для начала проясним, что домашний архив может быть двух видов: бумажный и электронный. О каждом напишу отдельно.

📜 Бумажный архив

❇️ Где хранить? Всё самое ценное, конечно, в бумагах. Нам важно продлить их сохранность. Первый пункт - условия хранения. Архив должен находиться в помещении без перепада температур, где нет высокой влажности и не сухо. Это не чердак, не подвал, не балкон и не гараж. Хранение в таких местах чревато плесенью, порчей изображений или превращением архива в труху.

*️⃣ Приведу пример из личного опыта. Грамоты моего дедушки я поместила в добротный картонный конверт, который оставила лежать на рабочем столе. Рядом стоял увлажнитель воздуха. Конверт я положила на приличном расстоянии и накрыла клеенкой. Ничего не предвещало беды, но увлажнитель почему-то решил сломаться, и вся вода из него вытекла на стол. Конечно, грамоты пострадали. На них были подписи космонавтов с Байконура. Я была очень расстроена... Так что храним архив в положенном месте, перестраховываемся - никогда не знаешь, что может случиться.

❇️ В чём хранить? Первая мысль, посетившая меня при разборе ветхих документов: "Нужно заламинировать, чтобы хранилось дольше". И это одна из частых ошибок начинающих генеалогов. Документы нельзя ламинировать или хранить в канцелярских файлах. Также нельзя использовать клей, скотч, скрепки, резинки, маркеры и ручки для подписей. Клей проникает в бумагу, через несколько лет его невозможно отклеить без повреждения. Резинки высыхают, плавятся и прилипают к документам. Скрепки ржавеют, оставляют пятна и разрывают бумагу.

*️⃣ Архивные бумаги лучше хранить в бескислотных бумажных конвертах в развернутом виде, чтобы сгибы не изнашивались. А конверты определить в картонные папки. Проще говоря - храним бумагу в бумаге. Что за бумага такая бескислотная? Из названия понятно - она не содержит кислот, не желтеет со временем и не портит то, что с ней соприкасается. Другое название такой бумаги - "архивная бумага". Её можно найти в обычных канцелярских магазинах или заказать через интернет. Если честно, я сама до сих пор не приобрела такой бумаги в виду стоимости. Пока что пользуюсь обычными бумажными конвертами и папками.

Примеры конвертов/коробов/папок для хранения. Лучше сразу брать объёмом побольше.

❇️ Как хранить? В архиве важен порядок, т.к. со временем информации будет больше, и можно забыть, где что лежит. Поэтому с самых азов учимся структурировать архив. Например, можно отдельно хранить фотографии и документы. Те же фотографии можно разбить на черно-белые и цветные. Документы можно разделить по персонам: на каждого предка большой конверт с указанием ФИО, периода жизни, и родственной связи. Для подписей лучше использовать мягкий простой карандаш. Что касается фотографий - на обороте карандашом оставляем подпись: кто, когда и где изображён. Если снимок очень ветхий, то можно оставить подпись на отдельной бумажке и приложить её к фото. Позднее, когда архив будет отсканирован, можно будет использовать цифровые или печатные копии бумаг, чтобы постоянно не теребить оригиналы.

*️⃣ В качестве вишенки на торте можно создать опись имеющихся бумаг. Прямо как в настоящих архивах! Представим: у нас собралось три папки документов о бабушке, каждый документ лежит в своём конверте. Нам нужно срочно найти свидетельство о смерти. Мы же не будем перебирать каждый конверт во всех трёх папках? Поэтому в каждой папке оформляем своего рода «оглавление» — список всех документов, которые в ней лежат. Это и есть опись. Открыли папку, прочитали опись — и сразу поняли, где что искать, не вынимая ни одного конверта или документа. Когда мы станем гуру по хранению домашнего архива, можно создать сводную опись, где будут указаны все папки с документами. Смекаете?

✅ Где сделать опись проще всего:

• таблица в Word/Excel;
• Яндекс Таблицах;
• от руки в тетради/на листе А4.

✅ Главные колонки описи:

• порядковый номер;
• название документа;
• дата создания документа;
• оригинал или копия.

*️⃣ По мере добавления новых бумаг опись дополняется. Рекомендую положить опись в папку самой первой (или закрепите на внутренней стороне обложки). Тогда она всегда будет под рукой.

Здесь несколько маленьких конвертов (рандомные конверты, которые были у меня на момент сортировки) с документами моей бабушки. Их я собрала в один большой конверт (он стоит левее). А большие конверты собрала в одну архивную папку.

Вот такие большие конверты. Покупала в Новороссийске в магазине "Парта". Супер удобные, с широким дном для большего объема.

А вот и архивная папка с большими конвертами. Не подписала родственные связи и периоды жизни предков. Нужно исправить.

💻 Электронный архив

*️⃣ Итак, бумажный архив сформирован, структурирован. Чтобы документы хранились как можно дольше, им можно подарить «вторую жизнь» — оцифровать, то есть перевести из бумажной версии в электронную с помощью сканирования. Плюшки электронных документов: ими легче делиться с родственниками и использовать при запросах в архивы.

Наглядная схема преобразования бумажного архива в электронный.

❇️ Как сканировать через телефон? Для сканирования подойдёт сканер в принтере или обычный телефон. Лучше первый вариант, конечно. Но если мы говорим о телефонах, то в большинстве есть встроенная функция «сканирования». Если нет — можно скачать приложение: Яндекс Диск, Google Диск или CamScanner. Я пользуюсь сканером в Google Диск: навожу камеру на документ, программа автоматически его распознаёт, предлагает сделать сканирование.

У Яндекс диска аналогия с гуглом, по сути. Для пользования на территории РФ вероятно будет проще заиметь Яндекс диск.

❇️ Как сканировать на компьютере? Если имеется принтер со сканером, то есть и программа для сканирования под конкретный принтер. Хочу сделать акцент на настройках при сканировании: важно подобрать параметры в зависимости от типа документа:

➡️ Разрешение (DPI - точек на дюйм):

• для документов с мелким шрифтом — 400–600 DPI;
• для фотографий — 600–1200 DPI;
• для архивного долгосрочного хранения — 600 DPI и выше.

➡️ Тип сканирования:

• цветное (24-бит) — для документов с цветными элементами, диаграммами, фотографиями;
• оттенки серого (8-бит) — для чёрно-белых фотографий или документов со сложным форматированием;

➡️ Формат (тип) файла:

• PDF — универсальный формат, поддерживающий многостраничные документы;
• JPEG — для фотографий и изображений, где важна цветопередача;
• PNG — для документов с прозрачностью или графиками;
• TIFF — для профессионального использования, сохраняет высокое качество.

⚠️ Все параметры ищем в программе для сканирования в разделе "Настройки".

В моей программе это выглядит следующим образом. Выделила красным.

❇️ Где хранить электронный архив? Техника не гарантирует 100% надёжности, поэтому используем несколько носителей. Например, сломался компьютер — а у нас есть копии в облачном хранилище или на съёмном диске.

➡️ Варианты хранения:

• компьютер;
• флеш-карта;
• облачное хранилище;
• внешний жёсткий диск.

Я использую два компьютера, облачное хранилище и флешку.

❇️ Как хранить? Когда мы провели сканирование - важно сразу переименовать файлы: не «scan001.jpg», а «1925_свидетельство_рождения_Анна_Петрова», например. Иначе через месяц мы не найдём нужный файл. Все документы сортируем по тому же принципу, что и оригиналы — по папкам. Приведу примеры из своего электронного архива. Всё, что связано с генеалогией, хранится в папке «ГЕНЕАЛОГИЯ», а внутри — деление по направлениям (смотрите скриншоты ниже). Опись тоже приветствуется, но уже в электронном виде.

⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️

⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️ ⬇️

Внутри каждой линии отдельно "ДОКУМЕНТЫ" и "ФОТОГРАФИИ", а дальше делить можно как душе угодно.

⚠️ И главное: оцифровка не отменяет хранение бумаг. Это страховка, а не замена. Оригиналы по-прежнему храним в бумажных папках. И не ждём, пока накопится гора — сканируем по 5–10 документов в день или сразу после того, как положили бумагу в папку.

4️⃣ Хранение фотографий

Последнее, о чём хочу написать. Как бумажные, так и электронные снимки можно сортировать по нескольким принципам:

➡️ По количеству персон на фото и по степени родства:

1. Личные фотографии предка — где он изображён один;

2. Фото с членами семьи — супруг(а), родители, дети, внуки, правнуки. Те, с кем предок жил в одном доме или в самом близком круге;

3. Фото с родственниками — двоюродные, троюродные братья и сёстры, тёти, дяди, бабушки, дедушки и другие более дальние родственники по линиям;

4. Фото с друзьями, товарищами, сослуживцами, одноклассниками — все, кто не является роднёй, но важен для биографии предка;

5. Неизвестные лица — снимки, где никто не опознан. Такие фотографии лучше выделить в отдельную папку, но не выбрасывать: информация может появиться позже.

➡️ По историческому периоду:

1. Постсоветские (1990 – начало 2000) — уже знакомый нам мир, но плёнка ещё в ходу. Важны для связи поколений;

2. Советские (1960–1980) — цветные фото (сначала редкие, потом массовые), отпуск на море, новогодние застолья, школьные линейки;

3. Послевоенные (конец 1940 – 1950) — восстановление, парады, семейные фото в скромной обстановке;

4. Период Великой Отечественной войны (1941–1945) — фронтовые снимки, похоронки, фото в госпиталях, эвакуации;

5. Довоенные (1920–1930) — фото в новых советских реалиях: пионеры, комсомольцы, первые тракторы, но ещё встречается старый уклад;

6. Период революции и Гражданской войны (1917 – начало 1920) — редкие фото, часто плохого качества, но невероятно ценные;

7. Дореволюционные (до 1917 года) — снимки в ателье, дагеротипы, карточки на плотном картоне. Часто с подписью на обороте чернилами;

⚠️ Каждую фотографию подписываем мягким простым карандашом в уголке: кто, где, когда. Если снимок очень ветхий, подпись делаем на отдельной бумаге и прикладываем её к фотографии.

Пример дагеротипа. Фото взято из свободного досутпа в интернете. Дагеротип — это фотография на медной посеребренной пластине, полученная прямым способом фиксации изображения в камере без использования негатива.

➡️ По территориальному признаку (снимки местности/домов):

1. Улицы и виды городов/сёл — общие планы, перекрёстки, узнаваемые здания;

2. Природа и ландшафт — река, лес, поле, сад, огород (без явных построек);

3. Кладбища — могилы, памятники, общие виды погоста;

4. Культовые сооружения — церкви, соборы, мечети, синагоги (очень важно для поиска метрик!);

5. Места работы — заводы, фабрики, конторы, школы, больницы;

6. Хозяйственные постройки — сараи, бани, амбары, конюшни;

7. Жилые дома — где жил предок (свои, съёмные, дом родителей).

❇️ Заключение. Фух... Ну вроде всё. Постаралась уместить базу, но наверняка что-то забыла. Напоследок напишу следующее: домашний архив - не про идеальный порядок. Он про внимание к деталям и уважение к памяти. Достаточно маленького шага сегодня: открыть пыльную коробку, достать пару документов, прочесть, оформить должное хранение. И так понемногу каждый день. А дальше — уже не остановиться!

⚠️ И помните, что самый страшный враг домашнего архива — не время и не мыши. А фраза "я потом этим займусь".

Пусть ваши архивы будут большими, упорядоченными, удобными и красивыми! Делитесь личными фишками, идеями, ошибками и победами в формировании домашнего архива.

P.S. В следующей статье более подробно разберу опись в структуре архива.