(длинное эмоциональное вступление)
Когда 5 лет назад я пришла на текущее место работы, от моего предшественника мне досталось весьма приличное(нет) "наследство" в виде фиговой тучи разнокалиберных excel-файлов. Конечно же, все "с ручным приводом" и бардаком внутри.
В первую же неделю я знатно очумела от того, что по вторникам нужно вставать в 5 утра (или 4 по московскому времени, в котором я удаленно работаю), чтобы успеть обновить файлы для презентации директору.
Буквально всё нужно было делать вручную: выгружать из BI, копировать-вставлять, протягивать бесконечное количество формул и так же бесконечно ждать, пока это все пересчитается. И так в десятках файлов, которые весили под 100 Мб (еще и ждать, пока они откроются с сетевых дисков).
Накосячила ли я хотя бы раз? Да. И не один. Мне стыдно, но не от всей души - времени на "осмотреться" и хоть как-то "причесать" это хозяйство мне не дали. Эти тяжелые, неповоротливые отчеты едва не довели меня до увольнения.
А потом я научилась автоматизировать свою Excel-рутину.
(вот и сказочке конец...)
А если ближе к делу, то из своей практики я поняла:
До 80% наших отчётов можно вообще не делать руками
И нет, я пока что не про ИИ, хотя и без него мы не обойдемся.
Просто большинство отчётов устроены так линейно, что даже простой скрипт или связка таблиц сделает это быстрее, точнее и без нервного тика на третий час копипаста и протягивания формул.
В этой статье разберём, почему ручная сборка данных - это не «работает - не трожь», а буквально нецелевая растрата бюджета работодателя.
А также поделюсь, как понять: пора ваш самый болезненный отчёт переводить на автопилот или пока можно потерпеть.
(хотя помним, что терпеть - вредно)
Почему ручная сборка отчётов - это скрытый убыток
Покажу на своем примере.
В моих обязанностях есть блок ежедневной отчетности, количество и набор отчетов периодически меняется.
Время - деньги
На заре своей работы здесь я тратила на обновление ежедневных отчетов примерно 1,5-2 часа, а было их где-то 2-3 штуки.
В настоящий момент ежедневных отчетов у меня 8. Знать не хочу, сколько бы я тратила времени на их "ручную" поддержку, но даже по правилам примитивной пропорции на основе прошлого "тяжелого" опыта, смею предположить: если на 3 отчета = 90 минут, то на 8 = 240 минут.
4 часа! Ежедневно. И это вообще не основной пункт в моей работе.
На самом деле сейчас на обновление ежедневных отчетов я трачу... 0 минут. Конечно, предварительно мне нужно было "потратиться" на их настройку - но ведь и на создание "неавтоматизированных" отчетов тоже нужно время...
Получается, что эти 4 часа у работодателя я... воровала?
Ведь в это время я могла сделать больше, полезнее и точнее для бизнеса. Заняться реальной аналитикой, а не копипастой колонок в Excel.
А сейчас о грустном: по факту, эти часы ежедневно я воровала у себя. У своего сна и личного времени, потому что рабочий день на удаленке от забора до обеда не нормированный.
(желающих доказать мне, что "да я бы не стал перерабатывать забесплатно" - жду в комментариях для поднятия актива)
Надеюсь, мне удалось хоть немного доказать вам, что ручная поддержка Excel отчетов - это не есть хорошо.
Те самые 80%: какие отчёты можно смело отдать «роботам»
А какие оставить себе. Разберемся.
Давайте сразу без фанатизма. Когда я говорю «80% отчётов», я не имею в виду, что завтра нейросеть начнёт рисовать красивые графики и сама отвечать на вопросы совета директоров. Я имею в виду банальные, повторяющиеся процессы. Те самые, которые вы делаете по инерции, потому что «мы всегда так делали».
В своих каналах а ТГ и MAX я уже давала чек-лист 5 ПРИЗНАКОВ, ЧТО ОТЧЕТ ПОРА АВТОМАТИЗИРОВАТЬ, поэтому здесь посмотрим - а подходит ли ваш отчет под автоматизацию.
Для себя я выработала простой фильтр:
- Отчет регулярный
Ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Если вы делаете его чаще раза в месяц и при этом каждый раз по одному и тому же сценарию - это уже процесс. А процессы любят порядок, а не героизм в ночь перед дедлайном.
- Источники данных стабильны
База данных не меняет структуру каждые две недели, CRM не прячут колонки в случайных местах, а смежные отделы не скидывают цифры в трёх разных форматах. (Если скидывают, сначала надо договориться о стандартах, а уже потом автоматизировать. Иначе автоматизация превратится в круглосуточную техподдержку.)
- Логика отчета единая и не будет меняться каждый день
Загрузка, преобразование, фильтрация и прочие "экзекуции" с данными действуют для всего массива данных в едином подходе.
Без вот этих вот: "ты нашему подразделению в этом квартале факт дотяни до плана авансом, а мы потом наверстаем".
Если применить этот фильтр к реальной работе, то примерами «кандидатов на автоматизацию» становятся:
- Воронка продаж и отчёты по менеджерам (источник один, логика одна, частота высокая)
- P&L по проектам или каналам (регулярность, подход меняется крайне редко)
- KPI-дашборды отделов и учёт складских остатков (классика, которая идеально ложится в автообновление по расписанию)
А что пока лучше оставить "на руках"?
- Разовые аналитические выгрузки под конкретный вопрос: «а покажи мне, как вели себя пользователи из Казани в прошлый вторник после рассылки». Тут нужна гибкость, а не пайплайн.
- Отчёты для инвесторов/совета директоров, где важна не столько цифра, сколько нарратив, контекст и «красивая подача». Робот не продаст идею.
- Данные в состоянии хаоса. Если в CRM дубли, в таблицах «ручные правки на всякий случай», а источники называются что-о-о вреде файл_итоговый_бэкап_2_копия.csv - сначала наведите порядок. Сначала чистота процессов, потом - алгоритмы.
Таким образом, автоматизация - это не про «сделать всё за вас». Это про снять с себя ту часть работы, где вы работаете калькулятором. Оставив ту часть, где вы работаете аналитиком.
Согласны?
Буду очень благодарна, если поделитесь в комментариях: автоматизируете ли вы свою регулярную работу в Excel? Если да - то какими инструментами?