Компании по-разному относятся к поддержанию и усилению навыков своих сотрудников. Где-то обучение формальное: инструктаж проводят для галочки, чтобы не мешать рабочему процессу. Где-то оно выглядит серьезно: есть учебные материалы, раз в полгода проводят тестирование.
Однако ни те, ни другие не готовы ответить на вопрос, компетентны ли их сотрудники, соответствуют ли своим должностям. Чтобы выяснить правду, отделу кадров стоит провести полноценную аттестацию по итогам обучения. Особенно важно делать это в крупных компаниях с большим числом филиалов.
Топ-5 ситуаций, когда аттестация становится обязательной
Провести аттестацию необходимо в пяти случаях:
- после массового обучения;
- если формируете кадровых резерв;
- если упали показатели (KPI — ключевые показатели эффективности);
- при смене процессов и слиянии бизнесов;
- по закону.
После массового обучения
Во всех компаниях проводятся регулярные инструктажи: при приеме на работу, раз в полгода или год, а также с конкретными целями.
Необходимые инструктажи: по охране труда, пожарной безопасности, технике безопасности на рабочем месте. Работодатели зачастую относятся к ним небрежно. Сотрудникам просто дают прочесть документы или сгоняют всех слушать нудную лекцию. После этого задача считается выполненной. Но на самом деле необходимо проверить, как сотрудники усвоили материал. Скорее всего, при проверке выяснится, что многие упустили важные нюансы, которые могут спасти жизнь коллег и сохранить имущество компании.
Кроме этого, проверка эффективности обучения понадобится, если вы внедряете новую технологию. Даже если это бережливая регистратура в частной клинике. Нужно проконтролировать, как администраторы восприняли внедрение новых стандартов общения с пациентами и ведения документов.
При формировании кадрового резерва
Аттестация — отличный способ выяснить, кто из ваших сотрудников лучше знает производственные процессы. Она показывает, как сотрудник умеет ориентироваться в быстро меняющихся условиях и способен ли он учиться самостоятельно. Из тех, кто показал наивысшие результаты, компания может сформировать кадровый резерв. Это кандидаты на повышение, которых стоит сразу внести в отдельную таблицу.
При падении KPI по подразделениям
Проводить аттестацию вне плана придется, если заметили падение каких-либо показателей, например, продаж мобильного приложения. Также тревожный сигнал – увеличение жалоб пользователей. В таких случаях проверяют подразделения, которые отвечают за выпуск приложения или качество ответов на горячей линии. Проверка знаний выявит слабые места. Можно оперативно исправить недочеты и вернуть прежние показатели.
При объединении компаний или смене процессов
Даже близкие конкуренты организуют процессы уникальным образом. Поэтому при слиянии двух структур отделам есть чему поучиться друг у друга. Целесообразно обменяться опытом, а затем провести аудит навыков. Это сэкономит время, унифицирует бизнес-процессы и снизит недопонимание внутри новых коллективов.
Требование законодательства
Для некоторых профессий и ситуаций аттестация обязательна по закону. Врачи, госслужащие, педагоги и другие профессионалы обязаны подтверждать свои навыки. Сроки и порядок такой аттестации устанавливают подзаконные акты, в частности приказы ведомств. Например, для врачей и провизоров это приказ Минздрава России от 31.08.2023 № 458н. Полный список государственных аттестаций можно посмотреть здесь.
Форматы аттестации: от простого к сложному
Проводить аттестацию можно разными способами. Одни легко реализуемы. Другие потребуют серьезных усилий, если не пользоваться специальными инструментами.
Письменный тест
Проще всего устроить письменный тест. 50 вопросов с вариантами, где-то один правильный ответ, где-то несколько. Знакомая схема, простой подсчет результатов. Однако здесь может сработать фактор случайности. Человек может многого не знать, но угадать варианты. Кроме того, в сплоченной команде нерадивому сотруднику помогут коллеги.
Устное собеседование
Примерно столь же просто, но немного более эффективно – провести устное собеседование с комиссией. Всего-то нужно собрать топовых специалистов, заранее подготовить вопросы и запустить кандидата. Вот только силы комиссии не бесконечны. В ней сидят живые люди: они устают, их внимание рассеивается. Если компания большая, аттестация рискует затянуться на месяцы. Так что этот способ подойдет для узких специалистов и топ-менеджеров, но не для всего коллектива.
Ситуационные задачи и кейсы
Лучший способ проверить практические навыки — подготовить кейсы и ситуационные задачи. Для каждого отдела, в зависимости от специфики, они будут различаться.
Бухгалтеру нужно уметь правильно рассчитать зарплату с учетом больничных и отгулов. Сотруднику колл-центра это не пригодится. Зато ему важно уметь уладить конфликт по телефону. В любом случае, кейсов понадобится ограниченное количество.
Проверку можно провести быстро и в несколько заходов. Результаты покажут не только уровень теоретических знаний, но и способность принимать верные решения в условиях стресса. Всегда готовьте ответы для всех задачек. Но учитывайте, что решения подчиненных могут оказаться куда более изящными. Для этого метода формальная оценка результата не подойдет.
Практический экзамен
Другой хороший вариант — практический экзамен. Он чем-то похож на вариант с кейсами, но требует куда меньшей креативности. Подойдет для линейных сотрудников и рабочих профессий, в которых нужно знать ограниченное количество операций. Манипуляции унифицированы: собрать микросхему, завести счет-фактуру в программу, подготовить стандартный видеоролик по четким инструкциям. Результат легко оценить.
Метод «360 градусов»
Если вы хотите оценить действия работника со всех сторон, используйте метод «360 градусов».
Смысл метода в том, чтобы одну и ту же анкету заполнил сам работник, его подчиненные, напарники, руководство. В общем, все, с кем он так или иначе взаимодействует. Чем-то похоже на квартальную или полугодовую оценку навыков в некоторых цифровых компаниях. В подобных анкетах обычно указывают навыки сотрудника и дают шкалу в баллах.
Пример: дают список компетенций и шкалу от 0 до 10. 0 — некомпетентен, 10 — мастер в своем деле. Метод подойдет для оценки не только профессиональных, но и социальных навыков, а также лидерских качеств.
Как упростить жизнь отделу кадров
Подготовкой материалов для инструктажей и экзаменов занимаются топовые специалисты, руководители подразделений и отдел кадров. Это объемная работа, поэтому некоторые компании поручают ее подрядчикам. Есть организации, которые специализируются на проведении аттестаций. Но можно поступить еще проще.
Современные платформы для совместной работы (например, Teamly) позволяют запустить оценку прямо в рабочем контуре. В них есть опции для создания и редактирования курсов, а также назначения их пользователям в аккаунте.
Вы создаете шаблон, рассылаете задания, собираете ответы и формируете отчет. Все происходит в одном окне. Сотрудник отдела кадров, который отвечает за обучение, видит прогресс в реальном времени. Коллектив проходит тесты, не покидая рабочего места и не отрываясь от основных рабочих задач. Это особенно ценно для сетевых структур и удаленных команд.
Пошаговый алгоритм: как провести аттестацию за 6 шагов
Шаг 1. Цель и приказ
Заранее определите, какие навыки и в каких отделах вы будете оценивать. Подберите экзаменаторов или членов аттестационной комиссии. Они точно пригодятся, если вы используете кейсы и ситуационные задачи. Но даже если вы решили обойтись тестированием, назначьте ответственных за проведение аттестации и разбор сложных случаев.
Подготовьте документы, чтобы зафиксировать все процессы. Приказ о проведении аттестации издайте за два месяца. В нем отразите ответственных, сроки, укажите, кого затронет аттестация. Подготовьте бланки протоколов для комиссии.
Шаг 2. График и состав
Отдельно можете издать приказ об утверждении четкого графика обучения и последующего экзамена (либо сразу аудита знаний, если обучение не нужно). В графике обозначьте все даты и список аттестуемых (по отделам, должностям или иному принципу). Отдельно укажите сотрудников, которые освобождены от аттестации на основании закона: декретницы и новички, работающие меньше года.
Шаг 3. Материалы для подготовки
Примерно за месяц до аттестации составьте материалы для экзаменов. В них могут входить инструкции и чек-листы для экзаменаторов, перечни вопросов с ответами, наборы кейсов и рабочих ситуаций, видеоматериалы образцовых манипуляций. Самое позднее, когда нужно иметь в готовом виде все материалы, — за две недели до аттестации.
Шаг 4. Выбор инструмента
Соберите курс на платформе совместной работы. Плюс платформы в том, что вы делаете курс не на один раз, а надолго. По нему в дальнейшем смогут сдавать аттестацию другие работники. Компании достаточно лишь редактировать и обогащать курсы.
Сам курс поможет собрать ИИ-ассистент. Курс готовится на основе базы знаний или загруженных документов. Кстати, сотрудникам доступны и готовые курсы, если собрали их в библиотеке курсов. Опция создания и назначения курсов доступна администраторам. Права администратора можно сделать любому сотруднику с ролью «Редактор».
Подробную инструкцию по созданию, настройке и редактированию курсов посмотрите здесь.
Тот же ИИ-ассистент подготовит тесты для аттестации. Они расположены немного ниже иконки «Курсы».
При создании теста есть возможность выбрать формат вопроса. Вы можете сделать только один правильный ответ, один или несколько правильных ответов, а также текстовое поле ввода со свободным ответом.
Шаг 5. Проведение
В назначенный день отправьте сообщение всем участникам процесса. Сделать это можно через чат или в календаре. Если для выполнения задач важно время, установите рамки. Например, на тест всем отводится час с момента начала выполнения. Начать и закончить нужно в период с 10:00 до 14:00. Все сотрудники должны быть в равных условиях. Так вы избежите ненужных конфликтов и не запутаетесь сами.
Шаг 6. Результаты и решения
По итогам всех испытания комиссия составляет протокол. В нем отражает ход экзамена, его участников, результаты. По итогам аттестации каждый сотрудник должен получить обратную связь. Итогом может стать повышение, перевод на обучение, понижение в должности или ее сохранение.
Заключение
Аттестация работает, когда она встроена в непрерывный цикл обучения. Цикл будет выглядеть так:
Сначала компания обучает сотрудников, затем проверяет результаты, разбирает ошибки и снова обучает.
Кстати, уже 23 апреля состоится конференция TEAMLY × QSOFT: знания, обучение, ИИ.
Обсудим, как крупные компании выстраивают систему, где знания становятся основой для обучения сотрудников и работы ИИ – и за счёт этого ускоряют процессы, снижают ошибки и делают больше теми же ресурсами.
Сейчас крупный бизнес сталкивается со многими вызовами, среди которых:
✦ рост нагрузки на Отдел персонала и ИТ,
✦ потеря экспертизы из-за текучки,
✦ разрозненные системы и хаос в данных,
✦ необходимость постоянно снижать расходы, не теряя в качестве.
ИИ активно внедряется, но часто не даёт желаемого эффекта – просто потому, что внутри компании нет системной базы знаний.
На конференции ведущие эксперты из Яндекса, ГК «Росатом», ПАО «Северсталь» и других компаний обсудят, как справляться с этими вызовами рынка.
А мы проведём демо обновления Teamly и расскажем, как связка знания + обучение + ИИ становится инструментом для повышения устойчивости бизнеса.
Время и место: 23 апреля, ЧТ, 14:00 офлайн в Москве и онлайн из любой точки мира.