Крупные компании, строительные организации часто используют мощные программы для организации своего отдела снабжения с сильной аналитикой, автоматическим распознаванием счетов и даже элементами ИИ. Но у таких решений есть обратная сторона — высокая стоимость, долгое внедрение и необходимость обучения сотрудников.
Поэтому в небольших производственных и строительных компаниях обычно дело обстоит так:
- заявки в снабжении передаются в лучшем случае через ведомость или excel таблицу. А чаще, просто по телефону, “на словах”, в мессенджерах.
- счета хранятся в электронной почте
- Никто не знает в каком статусе находится заявка, оплачен ли счет, когда будет доставка. А что бы узнать нужно потратить немало времени.
Поэтому родилась идея создать простой и доступный для всех небольшой сервис, который поможет упорядочить заявки в снабжении и упростит взаимодействие разных отделов компании.
Так появился онлайн-сервис для учета заявок в снабжении СНАБ.СТАРТ (https://snabstart.ru/)
В сервисе СНАБ.СТАРТ этот самый СТАРТ максимально простой. Не нужно ждать подключения и общаться с менеджерами. Достаточно зарегистрироваться и посмотреть небольшую инструкцию по работе в системе.
После регистрации пользователь получает роль администратора. Основная задача администратора — добавить сотрудников, которые будут работать в системе.
При создании пользователя вы можете выбрать один из предустановленных профилей (инженер, прораб, снабженец, бухгалтер, руководитель) или настроить индивидуальные права исходя из регламентов вашей компании.
После этого, сотрудники смогут авторизоваться в системе по данным, которые им выдал администратор (самим сотрудникам не нужно регистрироваться в системе).
Как устроен процесс работы
Логика сервиса довольно простая.
Сотрудники создают заявки на закупку материалов и отправляют их в отдел снабжения. Снабжение видит все созданные заявки и обрабатывает их.
Тут стоит обратить внимание, что запросы поставщикам вы отправляете как и раньше, как принято в вашей компании - по эл. почте, по телефону и т.д. А полученные счета вы загружаете в систему и прикрепляете к ним заявки.
В результате появляется прозрачность процесса:
- все участники видят в какой стадии находится заявка.
- автор заявки может посмотреть прикрепленный счет и подтвердить что он соответствует заявке.
- руководители могут согласовать счет для оплаты или отклонить его.
- бухгалтер сможет увидеть все согласованные счета и оплатить их.
При этом сервис СНАБ.СТАРТ не проводит оплату счетов. Бухгалтер оплачивает счета, как и раньше и просто устанавливает в системе отметку, что счет оплачен или нет.
Таким образом, после внедрения системы СНАБ.СТАРТ:
- вы сможете навести порядок в ваших заявках в снабжении.
- больше не будет потерянных заявок или неправильно заказанных позиций.
- не нужно искать старые счета в почте - все находится в одном месте и в любой момент можно посмотреть старые заявки или сравнить стоимость позиций.
Что планируется добавить
Сервис развивается, и уже есть идеи для следующих обновлений. Например:
- автоматическое распознавание счетов,
- выгрузка отчетов,
- пакетное добавление заявок,
Так что, буду рад обратной связи.
Спасибо!