Реальный кейс координатора образовательных мероприятий: чем заканчивается регистрация через конструктор сайтов и как спасает специализированная АИС
Знакомьтесь, Анастасия - координатор образовательных мероприятий.
В компании про неё говорят: «Спроси у Насти - она точно знает». На ней держится всё: от тайминга и рассадок до коммуникации с участниками и поддержки сайта мероприятия.
Перед выходными пришла новость: впервые взяли международное образовательное мероприятие - победа!
Но есть условие: старт - через две недели, потому что уже согласованный исполнитель сорвал все мыслимые сроки. А значит, за несколько дней нужно открыть регистрацию, собрать заявки, принять документы, отвечать на вопросы и в любой момент выгружать актуальные списки участников.
Настя собрала посадочную страницу на тильде и в тот же день отправила адрес сайта всем подрядчикам по рекламе и трафику. Если раньше для 100-200 обычных регистраций тильды хватало за глаза, то с 10000 регистраций держать фокус стало невыносимо:
🔵Документы с заявкой приходят как попало, с кривыми наименованиями, с неверной кодировкой;
🔵Четверть участников начали писать в техподдержку, потому что не смогли прикрепить файл больше чем 25 мб;
🔵Базу регистраций по привычке завели в гугл-таблице, которую решили поправить через полдня, сломав интеграцию и задублировав статусы заявок, после поломки перестали сохраняться документы, приложенные к заявкам.
В день, когда регистрация должна была закрыться, поток участников пошёл резко вверх. За 3 часа нужно было принять около 1000 заявок, собрать недостающие документы, проверить статусы и выгрузить финальные списки.
И в этот момент форма на сайте начала сбоить:
🔵У части участников страница зависала на отправке;
🔵У части документы не прикреплялись;
🔵Заявки то появлялись, то приходили с задержкой;
🔵Кто-то отправлял форму по два–три раза и писал: «Подскажите, я зарегистрировался?».
Настя держала связь с участниками и параллельно пыталась восстановить реестр вручную: по письмам, дублям, «почти отправленным» заявкам и скринам от тех, у кого всё зависло. Техподдержка получала обращения одно за другим. Заказчик мероприятия запросил сводку по регионам. Маркетинг ждал актуальный список, потому что рассылка участникам должна была уйти в тот же день. А Настя уже не может им отвечать - она сидит с телефоном, планшетом и ноутбуком, пытаясь все вручную удержать))
Через час становится ясно: одной не вытянуть. И впервые за всё время Настя пишет в общий чат компании: нужна помощь — иначе мероприятие сорвётся. Команда включилась — одни принимают входящие и фиксируют, у кого что не дошло, другие собирают документы напрямую у участников, третьи сводят список и чистят дубли. На следующий день руководитель фиксирует решение: самый важный бизнес-процесс не может зависеть от одного человека и формы на сайте за 1500 рублей в месяц.
Организация пришла к нам - собрали требования, сделали прототипы и построили АИС: заявки и документы в одном контуре, статусы, роли и доступы, интеграции, масштабируемость под нагрузку, безопасность. Параллельно обновили сайт, чтобы система была встроена в привычный пользователям интерфейс.
Следующее мероприятие было на 5000 регистраций, на нем главная героиня обкатала новый инструмент, событие прошло в штатном режиме, никто из участников не потерялся, все получили напоминания о событиях в нужное время, клиент остался доволен и написал нам официальное письмо с благодарностями!
Строим ИТ-системы, которые забирают вашу операционку. Чтобы вы занимались стратегией и ростом - а не работали в режиме пожара в курятнике)