Закупки — одна из немногих функций бизнеса, где относительно небольшое улучшение даёт непропорционально больший результат
Для производственной компании с выручкой 10 миллиардов рублей и долей закупок в 60% снижение затрат на закупки товаров, работ, услуг всего на 5% увеличивает операционную прибыль на 30%. Через рост продаж добиться такого эффекта несопоставимо сложнее и дороже.
Порядок в закупках — это прямой рычаг влияния на прибыль.
Но чтобы навести этот порядок, нужно сначала понять, с чем мы имеем дело.
Целевой цикл закупок — это длинная цепочка, на каждом звене которой работает своя информационная система.
Вот как это выглядит:
Потребность считается в MRP (планирование потребностей в материалах), согласуется в СЭД (система электронного документооборота), поставщики подбираются через электронные реестры, торги проводятся на ЭТП (электронная торговая площадка), бюджет и заказы живут в ERP (система управления ресурсами предприятия), а в идеале ещё ведётся работа с эталонной номенклатурой на базе MDM-решений (управление мастер-данными).
Как видите, даже в целевой картинке это с десяток систем — и она уже сама по себе сложная. На практике всё хуже.
Проводя аудиты крупных российских компаний, я регулярно обнаруживаю 10, 20, а то и 30 IT-систем, через которые вынуждены работать специалисты по закупкам.
Потребности приходят по электронной почте, торги живут на ЭТП, договор — в СЭД, претензии — в Excel, взаиморасчёты — где-то отдельно. И всё это зачастую не связано между собой: договор не привязан к заявке на оплату, а заказ невозможно проследить до исходной потребности.
А потом на основе этих обрывков информации нужно строить аналитику и принимать управленческие решения!
В крупных структурах с несколькими бизнес-единицами всё ещё сложнее. Каждое направление — это своя привычная система, которая с соседними никак не стыкуется. Я видел компании, где закупщики работают в десятках баз, вручную перенося данные из одной в другую, копируя и сверяя на каждом шаге. Собрать общую картину о закупках и затратах предприятия в таких условиях практически невозможно.
Зоны возникновения потерь в закупках:
Совокупные потери от этого разрыва — от напрасных закупок и переплат до сорванных заказов и отсутствия конкуренции в торгах — по нашим оценкам, могут достигать 15-20% от объёма закупок. Для крупного предприятия это более миллиарда рублей в год.
Сократить эти потери реально — и степень экономии зависит от глубины вмешательства в закупочную функцию.
Вот как выглядят уровни экономии в закупках:
Как видите, быстрые 5% можно получить простыми мерами, но для выхода на 15% и выше нужен сквозной цикл управления закупками. Построить такой цикл на базе разрозненных IT-систем невозможно.
Для этого существуют решения класса SRM.