Чаще всего в компаниях 1С:Документооборот используется для организации
электронного документооборота, согласования договоров,
централизованного хранения, контроля исполнения задач. Мы же предлагаем
необычное использование программного продукта – использовать 1С ДО для
работы с книгами сотрудника, регламентами.
В статье поговорим о том, как сделать работу с внутренними документами удобной благодаря версионированию, контролю ознакомления, маршрутам
согласования и функционалу совместной работы. Расскажем об
опыте объединения типового функционала ДО и доработок для работы с
внутренними документами.
Прежде чем перейти к обсуждению прикладного применения ДО для хранения
документов, остановимся подробнее на книге сотрудника – центральном
документе для каждой роли, который помогает сократить срок
адаптации новичков, снизить зависимость процессов от отдельных
сотрудников.
Основные цели книги сотрудника
Книга сотрудника (welcome-book) – это внутренний документ компании,
который помогает новичку быстрее адаптироваться. В книге содержится
структурированная информация о задачах, процессах и правилах. Это
помогает сократить время на вхождение в роль, быстрее начать работать и
приносить пользу.
Однако у книги сотрудника есть и другие цели:
- Воспроизводимость знаний. Описанные процессы позволяют восстановить порядок действий для ситуаций, которые происходят редко.
- Поддержка внутреннего роста и смены ролей. Когда сотрудник переходит на новую позицию, готовый набор регламентов и чек-листов сокращает время обучения.
- Снижение зависимости от конкретных сотрудников. Знания, закреплённые в системе, остаются доступными при уходе сотрудника из компании или его переводе в другое подразделение.
- Выравнивание качества исполнения. Единые стандарты и
чек-листы стандартизируют выполнение задач – это актуально для
процессов, в которых важно единообразие (бухгалтерия, логистика,
взаимоотношения с клиентами). - Снижение нагрузки на HR и руководителей. Корректно оформленная книга сотрудника позволяет новичку решать ряд типичных вопросов самостоятельно.
Что входит в книгу сотрудника
Книга сотрудника должна быть структурированным, быстро доступным и
своевременно обновляемым описанием того, что делать на той или иной роли
в вашей компании. Что обязательно должно содержаться в welcome-book:
1. Описание роли
- Название роли и её цель – зачем эта роль нужна.
- Ключевые обязанности – перечень с приоритетами (основные задачи и частота их выполнения).
- Ожидаемые результаты – что считается выполнением задачи (например:
«закрытие смены: все кассовые отчёты загружены в систему до 18:00»). - Границы полномочий – решения, которые сотрудник может принимать самостоятельно, и те, что требуют согласования.
- Ключевые показатели (KPI) – несколько объективных метрик, по
которым измеряется качество работы (например: точность складского учета,
своевременность проведения операций).
2. Описание ключевых процессов по роли
- Процесс в виде последовательности операций с указанием исполнителей на каждом шаге.
- Входы и выходы – какие документы/данные нужны и что получается на выходе.
- Временные параметры и SLA – допустимые сроки выполнения и контрольные точки.
- Обработка исключений – что делать при отклонениях: контакты и алгоритм действий.
Рекомендация: формулируйте процессы так, чтобы их можно было
выполнить, следуя инструкции; избегайте общих фраз («контролировать»,
«проверять») без указания критериев контроля.
3. Инструкции по работе в 1С и других системах
- Описание конкретных действий в системе: путь в меню, используемые отчёты, фильтры и параметры.
- Технические подробности (права доступа, роли в системе).
4. Контакты и правила эскалации
- Список ответственных с ролями и каналами связи (телефон/почта/мессенджер).
- Критерии эскалации – при каких условиях и в какие сроки дело передаётся дальше.
- Роль резервов – кто временно выполняет обязанности при отсутствии исполнителя.
Рекомендация: если возможно, привязывайте контакты к должностям,
а не к конкретным людям – это упрощает поддержание актуальности
регламентов при кадровых изменениях.
5. Шаблоны документов и форм
- Заполняемые шаблоны (акты, приказы, заявления), готовые к использованию.
- Пример заполнения и список обязательных полей.
- Механизм хранения заполненных экземпляров и правила наименования файлов.
При этом книга сотрудника не должны быть избыточной. Чем сложнее и
непонятнее регламент, тем меньше вероятность, что им буду пользоваться.
Поэтому при описании процессов придерживайтесь правила: первые 2–4
строки – что нужно сделать, а детали – уже далее. Большинство
пользователей ищут готовое решение, а детали изучают, только если
рекомендация о действии не помогла.
Если работа с регламентами автоматизирована – используйте понятные
теги (роль, процесс, система, ключевые слова) для быстрого поиска.
При внесении изменений указывайте, что именно изменилось и почему. А
также обязательно установите подтверждение ознакомления для новых и
переработанных регламентов – с хранением доказательств ознакомления.
Почему необходимо централизованное хранение регламентов
Книга сотрудника – важный, но не единственный артефакт управления
знаниями. В компании одновременно существуют операционные регламенты,
методические указания, инструкции по IT-системам, шаблоны, чек-листы.
При отсутствии централизованного хранения, даже если документ
формально существует – работать он не будет. Просто потому что
непонятно, где и как его искать.
Централизованное хранение с продуманной навигацией, поиском по
содержимому и тегами превращает набор документов в управляемый
корпоративный актив. Сотрудники всегда знают, где найти актуальную
версию регламента – это снижает число ошибок, связанных с применением
устаревших процедур (что особенно важно для бизнес-функций, связанных с
изменяющимися нормами законодательства).
Также централизация помогает контролировать процесс ознакомления.
Во-первых, сотрудники получают уведомления об изменениях. Во-вторых,
система фиксирует информацию о том, кто, когда и с каким документом
ознакомился. Это важно для поддержания исполнительской дисциплины. А у
ролей, для которых ознакомление предусмотрено законодательно (например,
ознакомления с правилами ТБ), это ещё и возможность для руководителей
обезопасить себя на случай проверки.
Централизованное хранение регламентов может быть основной для
масштабирования бизнеса. Одно из бутылочных горлышек при открытии нового
офиса или запуске дополнительного канала продаж – отсутствие
стандартизированных процессов. Оно тормозит запуск и повышает ошибки.
Единая база знаний и шаблонов позволяет быстро масштабировать процессы – их не нужно строить заново, достаточно лишь адаптировать существующие под особенности нового филиала, направления, канала продаж и т.д.
Почему 1С:Документооборот – оптимальный выбор для хранения регламентов
Выбор платформы для централизованной работы с регламентами
определяется не только тем, как реализовано хранение, но и возможностью
управлять версиями, маршрутам согласования, контролировать ознакомление.
Для компаний, которые уже пользуются продуктами на базе 1С,
оптимальным решением может стать использование 1С:Документооборот.
Решение содержит весь необходимый функционал для эффективной работы с
внутренними регламентами:
1. Управляемый жизненный цикл документа с возможностью гибкой настройки статусов. Например: подготовка – согласование – утверждение –
ознакомление – публикация.
2. Версионирование и журнал изменений. Администратор может включить версионирование для типов документов и справочников; система фиксирует
изменения, сохраняет историю версий и позволяет вернуться к прежним
редакциям при необходимости.
3. Контроль ознакомления и регистрация доказательств. После
утверждения документ рассылается определённым ролям; система фиксирует,
кто и когда ознакомился.
4. Совместная работа с документами и режимы замечаний. В новых версиях 1С Документооборот есть механизмы совместного редактирования и работы с примечаниями в файлах (.docx), что упрощает работу по совместной
подготовке регламентов, инструкций и шаблонов.
Есть и другие преимущества, если учет в компании уже ведётся в 1С.
Во-первых, сотрудников будет проще обучить работе в знакомой платформе – это снижает сопротивление изменениям.
Во-вторых, решения можно бесшовно интегрировать и работать с
регламентами в едином окне (из привычной системы, в которой выполняется
основная работа роли, не переходя в 1С ДО), что также снижает
сопротивление.
В-третьих, проще настроить ориентированный на роли доступ. Доступ к
документам можно настроить по уже существующей структуре. Перенос прав
при кадровых изменениях легко реализовать через синхронизацию с кадровым
справочником.
У использования 1С ДО для работы с регламентами и книгой сотрудника
есть практическая реализация. В своих проектах мы уже использовали
функционал 1С Документооборот и собственные доработки, чтобы
автоматизировать работу с регламентами и иными внутренними документами.
Ниже приводим примеры интерфейса:
1. Был создан вид документа «Книга сотрудника».
2. Создан непосредственно первый документ «1 Книга сотрудника»
3. В документ были добавлены необходимые файлы, ознакомление с которых важно для работы компании:
4. Права на документ можно разграничить в разрезе «Вида документа» по роли пользователя:
В документах структура выглядит таким образом:
Открыв документ, пользователь увидит такую картину:
У документа можно установить срок действия:
Ключевые тезисы о централизованном хранении регламентов
- Централизованное хранение и привязка к ролям превращают знания в
управляемый актив, ускоряют адаптацию, помогают при масштабировании. - 1С:Документооборот обеспечивает весь необходимый функционал для
централизованной работы с регламентами: версионирование, маршруты
согласования, регистрация ознакомления и интеграцию с другими системами. - Регламенты работают только тогда, когда являются часть ежедневной
работы: к ним можно легко обратиться при выполнении задачи, они понятны и поддерживаются в актуальном состоянии. - Работа с регламентами должна быть системной: у них должен быть
владелец, который их регулярно актуализирует, следит за качеством
исполнения. - Автоматизация хранения и распространения регламентов даёт
наибольший эффект, когда в компании есть понятная ролевая модель, описаны зоны ответственности.
Если в компании уже есть регламенты и инструкции, но они не дают
ожидаемого эффекта, имеет смысл посмотреть на процесс системно: от
структуры документов и жизненного цикла до выбора платформы для
автоматизации и настройки ролей.
Мы помогаем выстроить работу с регламентами на базе 1С:Документооборот – от методологии и структуры книги сотрудника до настройки маршрутов
согласования, уведомлений и контроля ознакомления. Если вам нужна помощь с автоматизацией работы с регламентами – оставьте заявку на
нашем сайте.