Оглавление
- Зачем это вообще нужно — и почему без этого всё равно работают
- Что такое RACI: четыре буквы, которые снимают половину конфликтов
- Роли в матрице: кто есть кто
- Этап 1. Подготовка
- Этап 2. Планирование
- Этап 3. Реализация
- Этап 4. Завершение
- Как мы её создавали и что это дало на практике
- Как внедрить у себя
Зачем это нужно и почему без этого всё равно работают
На большинстве строительных объектов нет формального распределения ответственности. И большинство объектов при этом как-то сдаются. Так что можно справедливо спросить: зачем тогда всё это?
Ответ простой. Объект сдаётся - да, но вопрос в том, каким образом и какой ценой. Когда ответственность не зафиксирована, каждый человек в команде ориентируется на свой прошлый опыт, своё понимание процессов и свой образ того, как должна быть устроена работа. У прораба с 10 годами в монолите - один образ. У ПТО с опытом в промышленном строительстве - другой. У снабженца, пришедшего из торговли - третий. Все трое работают добросовестно и при этом могут совершенно по-разному понимать, кто ведёт исполнительную документацию.
Задачи в стыках между ролями не исполняются не потому что люди ленятся. А потому что у них разное восприятие процессов. Матрица ответственности, это способ договориться один раз письменно, чтобы потом не выяснять это на планёрке в режиме разбора полётов.
Мы сами потратили немало сил и времени, чтобы эту разработать матрицу под полный жизненный цикл строительного проекта от получения проектной документации до сдачи объекта в эксплуатацию. Работа была большая, но на практике это очень удобная штука: конфликтов меньше, задачи не теряются, люди понимают свою зону без лишних вопросов. Качайте exel файл в конце статьи по ссылке, пользуйтесь и делитесь с коллегами.
Что такое RACI
RACI - метод распределения ответственности (читайте более подробно в статье). Каждая задача в проекте получает метки по четырём ролям:
Два ключевых правила, без которых матрица не работает:
Первое. На каждую задачу — только один A. Если два — значит фактически ноль: при проблеме каждый будет считать, что отвечает другой.
Второе. R выполняет, A утверждает результат. Исполнитель не утверждает собственную работу. Это не бюрократия — это элементарный контроль качества.
Роли в матрице
В нашей матрице восемь участников проекта:
Не привязывайтесь к этим ролям и расширяйте под свою структуру компании.
Этап 1. Подготовка
Этап 1 — это точка входа в проект. Здесь решается, берёмся или нет. Матрица разбивает его на восемь разделов.
Сбор данных:
Первое, что делает команда — не подписывает договор, а собирает информацию. Запрос ПД у заказчика, первичная оценка сметной документации, выезд и осмотр площадки, интернет-разведка по заказчику (арбитраж, СМИ, история торгов), анализ логистики.
Типичная ошибка: выезд на площадку делает только РП, без прораба. Получается оценка без понимания реальных условий производства работ. Потом эти условия выясняются уже в процессе.
Экономика проекта:
Трёхуровневая оценка: оптимистичный, базовый, пессимистичный сценарии. Расчёт прямых затрат, рентабельности, кассового потока. ПТО считает, РП согласовывает, Ген. директор утверждает.
Анализ рисков:
Идентификация, оценка по вероятности и ущербу, меры реагирования. В матрице это не одна строка «провести анализ рисков», а конкретный пошаговый процесс с ответственными на каждом шаге.
Одобрение проекта:
РП готовит итоговое решение, Ген. директор утверждает. Решение фиксируется письменно — берём или нет, и на каких условиях.
Этап 2. Планирование
На Этапе 1 решили «берём». На Этапе 2 решаем «как именно». Матрица включает восемь разделов.
Входной контроль документации
Проверка комплектности РД, качества смет, наличия ГГЭ и разрешения на строительство. ПТО выполняет, РП отвечает. Это отдельный этап, не дублирование Этапа 1 — здесь проверяется то, что реально получено для работы, а не то, что обещали прислать.
Юридические аспекты
Анализ договора подряда. Юрист выполняет, РП отвечает. Ни одна правка в договор — без двух согласований: РП и Ген. директора.
Ресурсы и команда
Бюджет и прогнозирование
Бюджет с разбивкой по статьям — ПТО разрабатывает, РП согласовывает, Ген. директор утверждает. Параллельно — система контроля затрат и анализ первых плановых закрытий.
ГПР и ППР
Генеральный план-график работ, ППР, ПОС, графики поставок. ПТО + Прораб разрабатывают, РП утверждает. Снабжение подключается к графикам поставок — это их A, не РП.
Закупки
Тендеры, переговоры с поставщиками, заключение договоров. Снабжение выполняет и отвечает. РП - в курсе, Ген. директор утверждает крупные договоры.
Этап 3. Реализация
Самый длинный этап. Матрица делит его на 12 разделов - от мобилизации до сдачи КС-2/3.
Мобилизация
Приёмка площадки
Документальная проверка: разрешение на строительство, ордер на земляные работы, геодезическая разбивочная основа. Техническая проверка с фиксацией отклонений. Заказчик / Стройконтроль здесь активны — ряд задач приёмки это их A.
Выполнение СМР
Ежедневное оперативное управление — Прораб выполняет, РП отвечает. Контроль качества ведётся на двух уровнях: Прораб ежедневно, Заказчик / Стройконтроль периодически. Это разные задачи с разными ответственными — не один процесс.
Исполнительная документация
Одна из самых частых зон разногласий на практике.
A на ведение ИД — ПТО, не прораб. Прораб выполняет. Это разграничение снимает большинство взаимных претензий, когда перед сдачей выясняется, что документация не готова.
Официальная переписка с заказчиком
Коммуникации, согласования, подписи. Юрист — C на любой официальной переписке с юридическими последствиями. То есть каждое письмо заказчику по спорному вопросу проходит через юриста, даже если отправляет РП. Это не замедляет процесс — это избавляет от проблем, когда письма начинают цитировать в претензии.
Дополнительные объёмы
Выявление на площадке — Прораб. Оформление запроса — ПТО. Согласование — РП. Юрист — C. Без этой цепочки допработы либо не получают оплаты, либо создают конфликт при закрытии.
Этап 4. Завершение
Объект готов — проект не закрыт. Матрица включает девять разделов завершения.
Пуско-наладочные работы
Подготовка и проведение ПНР. Субподрядчик — R на профильных системах. РП — A на финальной проверке и приёмке.
Сдача объекта (акт ЗОС)
Финальная проверка комплектности, подписание актов и расчёты. Заказчик / Стройконтроль — A на подписании акта законченного строительства. РП — A на финансовом закрытии.
Завершение команды и ресурсов
Финальный отчёт
Анализ результатов, документирование уроков. РП и ПТО готовят, Ген. директор принимает. Это единственный способ перенести опыт проекта в следующий — иначе каждый раз начинаем с чистого листа.
Как мы её создавали и что это дало
Матрица создавалась долго. Мы прошлись по всему жизненному циклу проекта, разбили его на конкретные задачи, прописали роли и обсудили каждую спорную ситуацию. Итог: 345 задач, 76 групп, 4 этапа, 8 ролей.
Работа была объёмная. Но на практике матрица оказалась весьма полезной: меньше разногласий внутри команды по поводу того, чья это зона, ИД ведётся в процессе а не перед сдачей, официальные письма не создают юридических ловушек. Люди не тратят время на выяснение «а кто должен был это сделать», потому что это написано.
Самое главное, матрица снимает разногласия, которые возникают не из-за некомпетентности людей, а из-за того, что у каждого в голове свой образ процессов. У опытного прораба одно понимание зоны ответственности ПТО, у молодого - другое. Матрица делает эти ожидания явными.
Как внедрить у себя
Не нужно внедрять всё сразу. Практичнее делать это поэтапно:
Шаг 1. Возьмите один активный проект. Возьмите только колонки «Задача», «R» и «A». Проведите встречу с командой - 30–40 минут.
Шаг 2. По каждой группе задач зафиксируйте, кто фактически выполняет и кто отвечает. Сравните с матрицей. Все расхождения — точки риска.
Шаг 3. Закройте расхождения письменной договорённостью.
Шаг 4. На следующем проекте вводите матрицу в первую неделю после мобилизации.
Два момента, которые важно учесть при адаптации:
- Если в вашей команде нет юриста в штате - перераспределите его задачи. Не оставляйте их без хозяина.
- Матрица, это живой документ. Если проект нестандартный или у вас другая структура, адаптируйте под себя и меняйте с периодичностью, если что то идет не так.
Итог
345 задач по 4 этапам жизненного цикла. Каждая с конкретным хозяином.
Скачайте матрицу по ссылке в закреплённом сообщении нашего Telegram-канала. Адаптируйте под свою команду, внедряйте поэтапно.
Поделитесь в комментариях:
Есть ли в вашей компании зафиксированное распределение ответственности или каждый раз договариваетесь заново на старте?
Какие задачи чаще всего не исполняются из-за того, что у людей разное понимание, чья это зона?
Что вы бы добавили или убрали из списка ролей, может, у вас другая структура команды?
Подпишитесь на канал - здесь выходят практические материалы по управлению строительными проектами, основанные на реальном опыте работы в отрасли.
__________________________________________________________________________________________________ Читайте нас в Telegram 📳 . Поддержать нажмите "Подписаться" 👇