Что такое УПД?
Согласно статьи 9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании данного документа формируются данные о доходах и расходах, которые необходимы для расчета налогов и составления отчетности.
Универсальный передаточный документ (УПД) — первичный документ, который включает в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для счетов-фактур, актов, накладных.
УПД утвержден письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и используется в целях бухгалтерского учета, для подтверждения права на налоговый вычет по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов. УПД может формироваться со статусом 1 или 2.
Статус определяет его назначение.
Статус 1 — такой документ заменяет собой счет-фактуру и накладную (акт) и служит для расчетов по НДС и прибыли. УПД со статусом «1» является основанием для вычета НДС.
Статус 2 — такой документ заменяет только накладную (акт) и служит только для признания расходов по налогу на прибыль. Даже если в нем указана сумма налога, то для принятия НДС к вычету нужен отдельный счет-фактура.
Зачем нужен формат XML для ЭДО?
Обмениваться УПД можно как бумажным вариантом так и электронным. Исключение составляют организации и предприниматели, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами. Согласно законодательству при осуществлении таких операций УПД разрешено использовать только электронный.
С 1 января 2026 года были отменены отдельные форматы для электронных актов и товарных накладных. Для компаний, которые используют электронный документооборот со своими контрагентами, единственным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг, стал именно УПД.
Актуальный электронный формат УПД версии 5.03 для обмена с контрагентами утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970. Благодаря утвержденному ФНС формату документов они имеют одинаковую структуру, что позволяет автоматически их обрабатывать, проверять корректность переданных реквизитов, ускоряет обработку данных.
Обязательные реквизиты УПД версии 5.03:
- номер и дата;
- сведения о продавце и покупателе (ИНН, КПП, наименование, адрес);
- статус документа («1», «2»);
- табличная часть (наименование товаров/услуг, количество, цена, общая сумма, ставки НДС, сумма НДС);
- коды маркировки и номера прослеживаемых товаров;
- основание отгрузки;
- квалифицированные электронные подписи
Главное требование к электронному УПД — он должен быть создан и передан в утвержденном ФНС XML-формате. Данный формат является юридически значимым ЭДО.
Где в программе 1С найти функцию выгрузки УПД?
Шаг 1.
Для выгрузки универсального передаточного документа переходим в форму списка документов реализации.
Выгружать можно сразу несколько документов, либо каждый по отдельности. Например, необходимо выгрузить документы за определенный период по контрагенту. Для этого в журнале предварительно делаем отбор и выставляем период.
Чтобы выделить весь список отобранных документов нажимаем Ctrl+A. Далее нажимаем «Еще — ЭДО — Выгрузить документ в файл».
Для произвольного выделения документов нужно мышкой встать на один из них, зажать кнопку Ctrl и левой кнопкой мыши выделить остальные документы.
Одиночную выгрузку можно производить непосредственно из самого документа.
Шаг 2.
На следующем шаге откроется диалоговое окно с вариантом сохранения файла. Внизу будет гиперссылка на сформированный файл.
Выбираем режим выгрузки и нажимаем «Выполнить».
При варианте «На диск» указываем путь к папке для сохранения файла.
При варианте «Вложение в эл. письмо» указываем адрес электронной почты контрагента, на который отправятся файлы, а также учетную запись электронной почты нашей организации.
Откроется форма отправки письма. При необходимости можно подредактировать тему письма и дополнить текст.
Файл сохраняется в архив.
Распаковываем архив и переходим в папку «1», в которой сохранился УПД в файл «ОN_NSCH……xml». Данный файл используется далее для загрузки в сервис электронного документооборота.
В электронном УПД указывается статус документа: СЧФ — только счет-фактура, ДОП — передаточный акт, СЧФДОП — счет-фактура и передаточный акт.
В программе 1С в документе реализации выбор статуса документа определяет переключатель УПД. При установленном переключателе формируется УПД со статусом 1 (СЧФДОП).
Если переключатель УПД не установлен, формируется электронный документ со статусом 2 (ДОП).
Почему ЭДО не принимает УПД в XML?
При загрузке в систему ЭДО или отправки документа может выдаваться сообщение об ошибки. Система не пропустит документ в неправильном формате или с неверно заполненным полем. Чаще всего проблемы возникают в следующих случаях:
- отсутствие обязательных реквизитов (ИНН, КПП, дата или номер документа);
- неверный формат даты или номера;
- наличие лишних символов (кавычки, пробелы, переносы строк);
- неверный код единицы измерения (не соответствует классификатору)
Учетные системы 1С выпускают релизы в соответствии с действующим законодательством. При формировании УПД в XML-формате в программах 1С важно следить за актуальностью релизов и установкой патчей исправления.
Почему не выгружается УПД в XML?
При попытке выгрузить УПД в файл в программах 1С может выдаваться ошибка.
Рассмотрим наиболее распространенные причины возникновения ошибки.
1. Не заполнена дата договора.
Открываем карточку договора и указываем дату договора в поле «от:».
2. Заполнение адреса организации или контрагента не по классификатору либо вообще отсутствие адреса.
Для решения проблемы в карточке организации/контрагента заполняем адреса по классификатору (юридический, фактический, почтовый).
Для проверки корректности введенного адреса можно нажать кнопку «Проверить заполнение».
3. В документе присутствует номенклатура с единицей измерения, созданной не из классификатора.
Для устранения проблемы необходимо проверить карточки номенклатуры, указанной в документе. В номенклатуре открываем классификатор единиц измерения.
Для корректной выгрузки необходимо, чтобы у единицы измерения код соответствовал классификатору ОКЕИ.
Для добавления единицы измерения из классификатора ОКЕИ нажимаем кнопку «Подбор из ОКЕИ». Встаем на нужную единицу и нажимаем «Выбрать». Откроется форма сохранения, в которой нажимаем «Записать и закрыть».
Добавленную из классификатора единицу измерения выбираем в карточке номенклатуры и сохраняем изменения. После этого перезаписываем документ и выгружаем в файл.
Сервис 1С-ЭДО
Сервис 1С-ЭДО позволяет обмениваться документами прямо из программ 1С за пару кликов. При отправке УПД программа автоматически преобразует его в формат XML. Дополнительной интеграции ЭДО не потребуется, ведь сервис документооборота встроен в типовые программы 1С. Использование сервиса 1С-ЭДО поможет:
- сократить затраты на внедрение и эксплуатацию ЭДО;
- ускорить и упростить обмен документами с контрагентами;
- отслеживать статусы документов, контролировать сроки их исполнения непосредственно в учетной системе;
- оперативно получать исправления и обновления, связанные с новыми форматами
Вывод:
Переход на электронные УПД — это не только требование законодательства, но и способ значительно ускорить и обезопасить документооборот. Корректная выгрузка УПД в XML позволяет соблюсти все требования ФНС к формату документов.
Статью подготовила специалист линии консультаций компании Техно-линк. Если у вас остались вопросы, позвоните по телефону +7(343) 288-75-45 или оставьте заявку на звонок.