Учёт материальных ценностей в компании по QR-кодам — практичный шаг от Excel, 1С, бумажных ведомостей и к автоматизации. Такой подход не только ускоряет инвентаризацию, но и практически исключает ошибки ручного ввода.
Программ для складского учёта достаточно, а мы рассмотрим учёт оргтехники, мебели, компьютеров, инструментов — имущества, которое используется для выполнения работы.
Внедрение системы учёта по QR-кодам решает три главные задачи любой компании:
- Быстрая инвентаризация.
Сотрудник проходит по офису со смартфоном, считывает QR-коды, и данные автоматически попадают в систему. Это занимает часы вместо дней. - Контроль перемещений.
Вы (или ваш руководитель) всегда знает, у кого из сотрудников находится ноутбук, в каком кабинете стоит принтер или на каком складе лежит запасная деталь. - Прозрачность для аудита.
Система фиксирует, кто, когда и где проводил учёт. Это упрощает передачу материальной ответственности и проверки.
Экономия на потерях и неучтённом имуществе
По статистике, в компаниях без автоматизации учёта теряется от 3% до 10% материальных активов в год. Для компании с активами на сумму, скажем, 5 млн руб. это 150 000 – 500 000 руб. потерь в год.
Если система учёта снизит потери хотя бы на 70%, экономия составит от 105 000 до 350 000 руб./год.
QR-учет против учёта Excel
Многие компании начинают с Excel, потому что это «бесплатно» и «все так делают». Но правда в том, что электронные таблицы и специализированные системы под QR-кодами решают принципиально разные задачи. Это как сравнить записную книжку и CRM-систему.
Вам точно хватит Excel, если:
- У вас очень мало активов — до 50-100 единиц (например, пара ноутбуков, столы и стулья в небольшом офисе).
- Вы в одиночку ведете учёт, файл используете только вы.
- Вам не нужны отчеты «прямо сейчас», можно посчитать всё за выходные.
В этом случае Excel — ваш выбор. Это просто и не требует внедрения.
Вам нужен учёт по QR-кодам, если:
- Активов больше 200–500 единиц. Как только вы перешагнете эту границу, держать в голове все активы не получится. Скорее всего, проводить проверки вы будете не чаще 1-2 раза в год.
- В компании текучка. Люди уходят и приходят, нужно быстро и без потерь передавать имущество.
- Вы теряете вещи. Ноутбук «вроде бы у Васи, но Вася уволился, а ноутбук неизвестно где» — это классическая проблема Excel .
- Вы слабо контролируете закупки расходников. Сотрудники (или подразделения) ежемесячно выставляют счета на закупку расходников, а вы не понимаете, почему.
- Аудит или инвентаризация — это боль. Для «инвентаризации» нужно выделить сотрудников, подготовиться и дальше у вас 2 недели ада с распечатками.
Excel «бесплатен» только на первый взгляд. Скрытые потери от ошибок, лишних закупок и авралов на инвентаризации могут в десятки раз превышать стоимость не самой дорогой программы учета
Что нужно для учёта по QR?
Минимальный набор:
- Программное обеспечение (ПО).
- Смартфон (Android/iOS) с камерой.
- Принтер.
- Бумага для принтера.
Как начать учёта по QR, не покупая ничего?
Многие боятся, что для QR-кодов нужно сразу покупать дорогую программу и термопринтер. Это не так. Есть простые приложения, которые работают как гибрид:
- Вы импортируете свой прайс-лист из Excel в программу.
- Печатаете QR-коды на обычном принтере (можно даже на обычной бумаге, но потребуется вырезать QR-коды и приклеить их скотчем).
- Сканируете их телефоном.
Так работает Инвентарь TeamDo: вы попробуете автоматизацию бесплатно, в течение 14 дней, поймете логику и потом уже сможете принимать решение о покупке.
Кейс: инвентаризация по QR в отеле за 5 рабочих дней
В реальном кейсе рассказываем про учёт в отеле за 5 дней: 40 номеров, лобби, ресторан, конференц-зал на 5000 единиц имущества. Инвентаризация шла 3 недели в несколько этапов.
Этап 1. Подготовка первичной информации для загрузки
Сотрудники отеля подготовили файлы (выгрузили из 1С и внесли уточнения) с подробным перечнем базовой комплектации номеров и другого имущества. Файлы загрузили в Инвентарь TeamDo:
Этап 2. Наклейка QR-кодов и проверка наличия
В отеле 3 сотрудника команды TeamDo в течение 5 рабочих дней наклеили 5000 наклеек с QR-кодами и провели проверку (инвентаризацию). Общие временные затраты команды составили 120 рабочих часов.
Готовимся к переходу на учёт по QR. Что делать прямо сейчас
TeamDo даёт 14-дневный бесплатный период без ограничения функций. Занесите туда 20–30 своих активов, распечатайте QR-коды на обычном принтере и проведите тестовую инвентаризацию в одном отделе. Разница станет очевидна сразу.
Материалы по теме:
Гид по печати QR-этикеток для имущества: термопринтер, лазерный принтер, выбор бумаги и шаблонов. Читать статью