📌 Что важно знать о справке
С 2021 года документ, который вы привыкли называть 2-НДФЛ, теперь официально называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Бланк, действующий в 2026 году, был утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ еще в 2023 году.
При увольнении вы обязаны выдать эту справку сотруднику. Это его право, предусмотренное Трудовым кодексом.
💰 Какие коды доходов использовать при увольнении
Самая частая причина ошибок — это неправильные коды для разных видов выплат. Вот таблица с ключевыми кодами для 2026 года:
Что выплачиваемКод доходаКомментарийЗаработная плата2000Окончательный расчет за отработанные дни.Компенсация за неиспользованный отпуск2400Это ключевой момент: при увольнении используется код 2400, а не 2000. Код 2000 предназначен для обычных отпускных, когда сотрудник не увольняется.Премия2002Любые премии и надбавки.Выплаты по соглашению сторон2014Выходное пособие, если оно предусмотрено. С 2025 года содержание этого кода было уточнено.Материальная помощь2763Также используется с уточнениями от 2025 года.
🧾 Нюансы заполнения справки: ставки, вычеты и сроки
Помимо кодов, есть и другие важные моменты:
- Новые ставки НДФЛ (с 2025 года). В справке нужно указывать налог по прогрессивной шкале: если общий доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн рублей, то с суммы превышения применяется ставка 15%.
- Стандартные вычеты на детей (с 2025 года). Суммы вычетов выросли, а лимит дохода для их применения повышен с 350 000 до 450 000 рублей.
- Сроки выдачи справки. Выдать справку сотруднику нужно в его последний рабочий день вместе с остальными документами и окончательным расчетом. Если в этот день он отсутствовал на работе, направьте ему уведомление о необходимости явиться за документами или дайте согласие на отправку по почте.
- Необлагаемые лимиты. Помните, что выходное пособие при увольнении не облагается НДФЛ, если его общая сумма не превышает трехкратный средний месячный заработок сотрудника (или шестикратный — для районов Крайнего Севера). Все, что свыше, облагается налогом в обычном порядке.
⚠️ Если сотрудник не получил справку в день увольнения
Сотрудник может запросить справку позже. Напишет заявление — выдать документ нужно будет в течение трех рабочих дней. Заявление можно составить в свободной форме, главное — указать дату, поставить подпись и обозначить, за какой период нужна справка.
📝 Пошаговая инструкция для бухгалтера
Чтобы ничего не упустить, действуйте по такому алгоритму:
- Сформируйте выплаты. Рассчитайте все суммы, которые полагаются сотруднику: зарплату за последние дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, выходное пособие и т.д..
- Проверьте коды доходов. Сверите каждую выплату с таблицей выше. Уделите особое внимание компенсации за отпуск (код 2400).
- Рассчитайте НДФЛ. Примените актуальные прогрессивные ставки 2026 года и проверьте, не превышает ли выходное пособие необлагаемый лимит.
- Заполните бланк справки. Используйте утвержденную форму (КНД 1175018).
- Вручите справку сотруднику. Сделайте это в последний рабочий день или в течение трех дней после получения письменного заявления.
Надеюсь, эта инструкция поможет вам избежать ошибок и споров. Если останутся вопросы или понадобится уточнить какую-то деталь по вашей конкретной ситуации, спрашивайте.