Кабинет сотрудника – это сервис для организации взаимодействия между сотрудником и работодателем с использованием технологии кадрового электронного документооборота. Это единственный сервис для КЭДО, встроенный в 1С.
С 2025 года такая программа необходима каждому бизнесу вне зависимости от количества персонала – теперь согласно Федеральному закону № 377-ФЗ работодатель обязан предоставлять сотрудникам отдельные виды документов (например, копии приказов, сведения о стаже) в электронном формате. На данный момент переход добровольный, работодатель сам решает, внедрять ли КЭДО, и какие документы переводить в цифру.
Переходим на КЭДО за 5 шагов
1. Выбрать систему КЭДО (например, 1С:Кабинет сотрудника).
2. Заключить с ним договор.
3. Издать локальный акт о введении КЭДО.
4. Настроить систему и выпустить электронные подписи.
5. Оформить согласия сотрудников на обмен электронными документами.
Что может пойти не так? Как подготовить сотрудников и подключить 1С:Кабинет сотрудника так, чтобы он приносил пользу – расскажем в этой статье.
Пункт 1: техническая подготовка
1. Обновите программы
Убедитесь, что ваша компания использует актуальную конфигурацию 1С (например, 1С:ЗУП или 1С:ERP) и находится на Интернет-поддержке.
2. Проверьте, чтобы ваше интернет-соединение работало стабильно
Это важно, чтобы доступ к Кабинету сотрудника мог осуществляться с любого устройства в специальном приложении для мобильных устройств.
3. Зарегистрируйтесь в сервисе
Вашу организацию нужно зарегистрировать в 1С:Кабинет сотрудника.
4. Определите разные уровни доступа к информации компании
Необходимо понять, какую информацию смогут видеть, редактировать или удалять сотрудники. Для этого необходимо изучить, через каких сотрудников проходят те или иные процессы (например, принятие на работу, увольнение, отпуск). Продумайте маршруты согласования.
Пункт 2: подключение и первая настройка
1. Следуйте инструкциям
Вам необходимо будет назначить администратора (пользователь с полными правами в администрировании Кабинета сотрудника). Подключение настраивается через кнопку «Подключить» на начальной странице.
2. Получите ссылку на сервис компании и придумайте пароль
После подключения появится ссылка для администратора. По ней вы сможете пройти верификацию по номеру телефона и подтвердить пароль для входа в аккаунт (рекомендуем использовать сложные пароли с комбинацией больших и маленьких букв и цифр).
Пункт 3: подготовка данных
1. Заполните контактные данные сотрудников
Чтобы создать аккаунт сотрудника, необходимо указать его или ее номер телефона или электронную почту.
2. Выгрузите данные по сотрудникам
Это необходимо для формирования и наполнения персонального профиля сотрудника.
Пункт 4: обеспечение безопасности
1. Пройдите многофакторную аутентификацию.
2. Используйте разные способы защиты токенов: механизмы подписей токенов JWT, флаги безопасности Cookie, защиту от несанкционированного доступа.
3. Регулярно проводите аудит безопасности и мониторинг системы.
4. Установите политику паролей в компании и убедитесь, что ваши сотрудники работают с соблюдением всех правил безопасности.
Пункт 5: дополнительные рекомендации
1. Проведите обучение сотрудников
Важно рассказать о преимуществах сервиса, показать примеры его использования и объяснить, какие права доступа и полезные функции открыты.
2. Тестируйте сервис и новые функции перед внедрением
Специалисты рекомендуют проводить тесты на малом числе ответственных сотрудников. Обязательно соберите обратную связь, чтобы понять как еще можно оптимизировать систему для максимального удобства и скорости выполнения задач.
3. Назначьте аудит баз данных
Перед введением сервиса в компании важно провести аудит – проверить актуальность информации, убедиться, что нет дублированных данных, удалена ли информация об уже уволенных сотрудниках и прочее.
Как подключить 1С:Кабинет сотрудника?
Способ №1
Приходите на бесплатный вебинар «Кадровый ЭДО в действии: демонстрация работы сервиса». Специалист 1С, эксперт по КЭДО Денис Романов расскажет обо всех важнейших аспектах работы с кадровым электронным документооборотом 1С:ЗУП и проведет демонстрацию работы сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Когда? 29 апреля, 12:00 (время тюменское), онлайн
Способ №2
Обращайтесь к команде «Тюмень-Софт». Это один из самых опытных партнеров фирмы 1С в Тюменской области с 30+ лет опыта успешного внедрения.
Телефон: +7 (3452) 680-964
Почта: its@tyumen-soft.ru