На днях пришел ко мне на консультацию серьезный клиент с розницей, с приличными оборотами, солидной номенклатурой, нестандартными операциями в учете. Взялась за анализ учета, начала, как обычно, с базы 1С, а там – локальный вариант, на старой платформе. Бухгалтерия давно ее не обновляла, про бэкапы уже и говорить не приходится. Удивляюсь я всегда в такой ситуации прежде всего своим коллегам – как люди вообще в таких условиях работают? Тут 1С не успевает за нашими законодателями новые релизы выпускать, буквально каждый день обновления, а люди годами в старых базах сидят. И не переживают же, что отчетность не в той форме подадут или что какие-нибудь операции по-старому учтут. И не волнуются же, что база вдруг возьмет, да и умрет, а это со "старичками" часто случается…
Но это лирическое отступление. Давайте по делу. Поделюсь своим уже 5-летним опытом аутсорсера. Я работаю исключительно в облачных 1С. Почему предпочитаю их стационарным:
--- не нужно содержать сервер и сисадмина, оба – дорогие удовольствия;
--- обновления баз происходят автоматически;
--- ничего не ломается в самый неудобный момент, особенно в отчетный период;
--- данные в безопасности: центры обработки данных находятся в России, это сейчас принципиальный момент;
--- бэкапы (архивирование базы) настраиваются один раз и больше не нужно про них думать;
--- в базе можно работать из любой точки, в любое время, с любого устройства;
--- руководитель может в любой момент посмотреть нужные ему цифры, а это уже лично для меня принципиальный момент – он должен иметь доступ к данным своего предприятия и возможность контроля и удаленной подписи отчетности.
Кого я выбираю из поставщиков облачных решений? 42 Clouds. С ними у меня партнерка есть, чего скрывать, поэтому по моей ссылке можете бесплатно потестить работу именно с этой компанией в течение 30 дней (без ссылки - 7 дней). Вполне хватит, чтобы составить собственное мнение. А то я, конечно, стану нахваливать:
--- техподдержка неплохая: общаются не боты, с трудными задачами справляются; консультируют по 1С бесплатно, опять же – круглосуточно;
---интерфейс кабинета удобный, не приходится терять время на поиски нужного;
--- тарифы гибкие; да и стоимость подъемная практически для всех – от 2076 рублей в месяц (это на 10 баз, для аутсорсера или небольшой компании за глаза хватит);
--- поддерживаются любые конфигурации 1С;
--- есть магазин расширений и обработок (лично мне интересны выгрузка данных из ОФД и автоматизация ввода первички).
Все, больше ничего не скажу, переходите по ссылке, оцените сами.
А вот удобно ли работать в облаке, если мы говорим об общепите?
Да ,безусловно. Любое предприятие общепита – это комплекс услуг, производства и торговли. Такое предприятие помимо нишевых особенностей учета и расширенного объема законодательных требований (маркировка, безопасность и т.п.) отличается еще и повышенным объемом первичных документов для обработки. Бухгалтер общепита, особенно если он единственный учетный работник, всегда закопан в груду отчетов о закрытии смены, авансовых отчетов, кассовых ордеров, документов поступления и списания. Как это совместимо с тем, что бухгалтер-аутсорсер почти всегда работает удаленно?
Прекрасно совместимо, уверяю вас. И для ИП, и для ООО, и для упрощенки, и для усложненки (когда УСН совмещена с патентом либо НДС). Тут главное – организовать работу.
Взяв ресторан на обслуживание, первым делом я знакомлюсь с тем, как выстроена работа – есть ли закупщик, где собираются первичные документы, кто принимает продукты на складе, какие документы оформляет кухня (бар). Вместе с руководителем рисуем схему – куда в рабочий процесс встраиваюсь я и какие точно участки работы беру на себя.
На основе схемы работы пишем регламент: с кем на предприятии я общаюсь, кто из персонала за что отвечает перед бухгалтерией, какие отчеты или документы готовит и в какие сроки. Прописываем все до мелочей – во сколько можно звонить мне или шеф-повару, в какую папку складываются закупочные акты, на какую почту приходят акты сверки и т.п. Чем подробнее такой регламент, тем лучше. Обычно он включает и контакты поставщиков, и алгоритмы действий в разных ситуациях, и образцы документов. На основе общего регламента создаются должностные инструкции для каждого работника – не для проформы, а для обеспечения беспроблемной работы, тоже максимально подробные. Сам регламент, инструкции, формы документов и прочие важные моменты хранятся на сервере предприятия или в облачном хранилище, с разными статусами доступа для разных работников.
При этом я работаю в индивидуальной базах конкретного предприятия (1С и iiko/QuickResto/ RKeeper) удаленно, как и шеф-повар, и калькулятор, и товаровед. Как и руководитель, который может в любой момент найти в них интересующие его данные. Я получаю сканы нужных мне документов в мессенджеры и на почту. Цифры, оговоренные в регламенте управленческие отчеты я также отправляю через облако. Налоговую отчетность, подготовленную мной, руководитель подписывает сам через оператора ЭДО.
Процесс настройки работы непростой. Но удаленная работа бухгалтера в общепите не только возможна, но и предпочтительна. Освоена и прекрасно работает. Не сомневайтесь внедрить именно такой вариант работы. Если есть вопросы, знаете, куда писать: ТГ, ВК, МАХ.
