Как проводить рабочие встречи - митинги

Как проводить рабочие встречи - митинги

Телеграм канал HR-аналитики | НАШ КАНАЛ В VK | Мы в MAX

Возьмите эту идеальную шпаргалку, чтобы сделать свои встречи продуктивными и ускорить рост бизнеса в 10 раз.

1. Нужна ли встреча?

Если сомневаетесь, воспользуйтесь этой блок-схемой.

Да

1. Это срочно?
2. Нужно принять сложное решение?
3. У меня есть повестка?

Нет
4. Стоит ли тратить на это X денег компании?

2. Правила встреч Джеффа Безоса

1. Amazon ограничивает количество участников двумя пиццами.
   Это число людей, которых можно накормить двумя пиццами.
   Так упрощается коммуникация.
2. Запрещены PowerPoint и любые презентации.
3. Ведущий встречи готовит структурированный меморандум на 6 страниц.
   В нём кратко излагается проблема и итог встречи.
4. Начните с тишины, чтобы дать всем время прочитать меморандум прямо на встрече.
   Читать материал до встречи не требуется.
5. Проводите встречу коротко и строго по расписанию.

3. «Экономный кофе» (Lean Coffee)

1. Создайте простую личную канбан-доску.
   Добавьте имена на стикерах.
2. Мозговой штурм тем.
   Одна тема на стикер, 2–3 минуты.
3. Представьте свои темы.
   1–2 предложения на тему.
4. Расставьте приоритеты для обсуждения.
   2–3 голоса (стикера) на человека за темы и их порядок.
5. Управляйте ходом разговора.
   Раунды по 5–10 минут на тему.
6. Обсуждайте.
   Перемещайте темы по канбан-доске и повторяйте.
7. Фиксируйте результаты.
   Совместно составляйте заметки об обсуждении и следующие шаги.

4. Идеальная структура встречи

Текущий статус или ежедневная летучка

• Вопросы для обсуждения: какой у вас план?
• Идеальный формат: какой у вас план?

Стратегия или сценарное планирование

• Вопросы для обсуждения: с какими препятствиями вы сталкиваетесь?
• Идеальный формат: с какими препятствиями вы сталкиваетесь?

Принятие решений

• Вопросы для обсуждения: какое предложение? кто принимает решение?
• Идеальный формат: какое предложение? кто принимает решение?

5. Ежедневные встречи по Agile (Stand-up)

Ежедневные Scrum-летучки — это короткие 15-минутные встречи, на которых члены команды делятся прогрессом, планами и возникшими трудностями.

Вот структура ежедневной летучки:

1. Что было сделано вчера?
   Каждый участник рассказывает, что он сделал накануне, включая любые проблемы.
2. Что будет сделано сегодня?
   Каждый участник рассказывает, что он планирует сделать сегодня, и какие трудности ожидает.
3. Проблемы:
   Команда выявляет любые вопросы или препятствия, которые могут потребовать дополнительной поддержки или ресурсов.

6. Повестка встречи

1. Создайте и разошлите повестку встречи заранее.
2. Приложите материалы для предварительного чтения.
3. Уточните цели встречи.
4. Определите пункты повестки и расставьте приоритеты.
5. Назначьте ведущих для каждого пункта.
6. Используйте повестку, чтобы во время встречи фиксировать заметки и задачи.
7. Выделите достаточно времени на каждый пункт повестки.

7. Проведение встреч

1. Придерживайтесь повестки.
   Рассылайте повестку минимум за неделю.
2. Назначьте секретаря (того, кто ведёт записи).
   Секретарь записывает вопросы, задачи, обратную связь и идеи.
3. Помогайте секретарю.
   Следите за тем, чтобы записи велись аккуратно.
4. Проведите пост-встречный анализ.
   Уважайте время всех участников.
5. Попросите секретаря поделиться заметками со встречи.
   Включите принятые решения.
6. Добавьте задачи и следующие шаги.
   Назначьте ответственных из членов команды.

Телеграм канал HR-аналитики | НАШ КАНАЛ В VK | Мы в MAX