Как в Sminex перешли на электронную исполнительную документацию — рассказала Валерия Аталай, руководитель группы BIM-управления строительством
Как было
Документооборот вели в бумажном виде. «Это было трудоёмко, долго и порой неудобно: контролировать весь процесс полностью было почти невозможно». Приказ Минстроя № 1015 разрешил вести ЭИД в электронном формате без дублирования на бумаге, и Sminex решил этим воспользоваться.
Как делали
От идеи сделать собственную платформу отказались быстро — это годы разработки и постоянная головная боль с нормативами. На рынке из 10 решений выбрали HARDROLLER за возможность гибко управлять процессом и открытое API.
На пилоте сразу увидели серые зоны: где и по чьей вине зависают документы, какие подрядчики соблюдают сроки. Построили дашборды в Power BI — споры о том, «кто виноват», ушли, появились цифры. После пилота масштабировали решение на все проекты, написали регламенты и инструкции.
Сложности реализации
Люди. Полный отказ от бумаги потребовал от сотрудников и подрядчиков электронных подписей и машиночитаемых доверенностей. Начались страхи и сомнения, просьбы компенсировать оформление и пр. В компании сделали пошаговые инструкции по получению УКЭП и МЧД с пошаговыми скриншотами со скриншотами, памятки с юридическими пояснениями, консультировали индивидуально. Примерно через полгода новая культура закрепилась.
Как стало
Сегодня ЭИД работает в 16 проектах компании. На сегодня «реализованы ключевые интеграции: выгрузка электронного архива ИД в SMDocs, вывод данных в Power BI и автоматическая блокировка пользователей». Процесс стал полностью управляемым с прозрачными сроками, трудозатраты подрядчиков сократились в три раза, появились измеримые метрики. И главное — полностью отказались от бумаги, все используют электронные подписи.
«Альянс Цифровых Лидеров в стройке» в MAX
