OHKOMM (ООО «Онлайн Коммуникации») — аккредитованная ИТ компания, партнер и дилер крупнейших производителей программного обеспечения и оборудования безопасности. Более 12 лет компания разрабатывает решения в области построения и обслуживания ИТ инфраструктур, монтажа слаботочных систем, разработки сайтов и брендинга, эффективных лендингов и сайтов.
В 2024 году был инициирован проект по автоматизации процессов хранения, формирования и изменения товарно-сопроводительных документов в рамках интеграции программных продуктов "1С:Документооборот 8. KOPП, редакция 2.1" (1С:ДО) и "1C:ERP Управление предприятием, редакция 2.5".
Цели проекта:
• Снижение трудоемкости подготовки документов при проведении налоговых проверок.
• Снижение ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора.
• Снижение издержек, связанных с исправлением ошибок отправки документов.
• Формализация и стандартизация процессов подготовки исходящих документов для повышения эффективности сотрудников.
Для реализации этих целей выбрали компанию 1С:Апрель Софт, которая предоставила для выполнения работ штат высококвалифицированных специалистов в предметной области.
Этапы проекта:
• Детальное обследование.
• Подготовка документации по описанию концепции (схемы работы).
• Уточнение этапа проектирования.
• Адаптация системы.
• Подготовка к опытной эксплуатации. Обучение.
• Подготовка к опытной эксплуатации. Настройка системы согласно документации.
• Опытная эксплуатация.
В результате автоматизированы следующие процессы:
Организация хранилища исходящих документов (ТСД) и договоров
• Выгрузка электронных документов из системы ЭДО (Контур.Диадок) в систему-хранилище "1С:Документооборот".
• Выгрузка "бумажных" документов из "1C:ERP" в систему-хранилище "1С:Документооборот".
• Обработка запросов на формирование выборки договоров и исходящих ТСД из системы-хранилища.
Разработка и внедрение механизма комплектности ТСД
• Разработка вариантов комплектов ТСД.
• Назначение комплектов по параметрам: дата, организация, направление деятельности, контрагент, договор, вид документа и т.д.
• Изменение назначения комплектов.
• Ограничение возможности печати документа в соответствии с назначенным комплектом.
Согласование изменений документов
• Механизм согласования изменений данных документа (дата, количество, грузополучатель и т.д.).
• Механизм согласования изменений печатных форм документа.
• Настройка маршрутов согласования в зависимости от состояния изменяемого документа (распечатан, подписан, отправлен и т.д.).
В рамках внедрения были разработаны новые правила, механизмы, отчеты:
1. Разработан механизм автоматического формирования документов на стороне 1С:Документооборот при проведении документов в "1C:ERP".
2. Разработан механизм хранения информации по печати бумажных документов, получению копий и оригиналов с сохранением истории действий. Реализована автоматическая интеграция печатных форм в "1С:Документооборот" при осуществлении печати, сохранении печатных форм, отправки печатных форм по почте.
3. Разработано регламентное задание, выполняющее выгрузку электронных документов по заданным параметрам из подсистемы Контур.Диадок в "1С:Документооборот".
4. Разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) в "1С:ДО", позволяющее формировать подборки документов по заданным параметрам. Отбор формируется не только по реквизитам документов (организация, контрагент, договор), но и по состояниям (копия, оригинал) и типам печатных форм. Рабочее место позволяет задавать гибкую структуру папок для выгрузки документов на диск, используя параметры файлов.
5. Разработаны и реализованы принципы работы с комплектами ТСД. Менеджеры имеют возможность распечатывать документ только в соответствии с назначенным комплектом ТСД.
6. Реализованы ограничения на повторную печать комплекта. При необходимости повторная печать может быть выполнена для ранее сохраненных печатных форм документа.
7. Разработано APM «Журнал учета оригиналов документов», объединяющее типовое APM в 1C:ERP с доработками Заказчика, выполненными до начала проекта. APM позволяет:
• Просматривать сохраненные печатные формы документов, контролировать их состояние (печать, копия, оригинал).
• Прикладывать копии или оригиналы печатных форм, полученные от клиентов.
• Контролировать наличие всех необходимых форм.
• Формировать реестры для помещения в архив.
• Формировать список «долгов» по печатных формам и др.
• Работать как с бумажными, так и с электронными документами.
8. Разработаны и реализованы механизмы согласования изменений в документах. При проведении согласования учитывается открытый/закрытый период, вид документа (бумажный, электронный), факт помещения документа в архив и т.д. Для электронных документов реализована процедура проведения аннулирования документа.
Основные результаты проекта:
• Организация хранилища исходящих документов (договора + ТСД).
• Разработка и внедрение механизма комплектности документов (ТСД).
• Разработка и внедрение механизма согласования изменений документов (ТСД).
Наталья Морозова, руководитель отдела комплексной автоматизации в ООО «Онлайн Коммуникации»: «Новый функционал будет применяться на 50 рабочих местах. В результате внедрения разработана структура хранения печатных форм документов, как бумажных, так и электронных, которая позволяет в короткие сроки компоновать и выгружать подборки документов по параметрам для налоговых проверок.
Механизм комплектности сопроводительных документов снижает ошибки персонала при подборе печатных форм документов для конкретного контрагента и/или договора.
Ограничения печати для уже распечатанных документов позволяют снизить издержки, связанные с подписанием неактуальных печатных форм документов. Аналогичные ограничения действуют для отправки по ЭДО.
Согласование изменений документов позволяет снизить ошибки, связанные с печатью / отправкой по ЭДО неактуальных версий документов.
Особенно хотелось бы отметить слаженную работу команды специалистов 1С:Апрель Софт и ее компетентность, и, отдельно, руководителя проекта, который сделал этот проект по-настоящему успешным.»
Планируется проект по расширению разработанного функционала на входящую документацию.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам:
— Соответствие потребностям организации — 5
— Удобство работы с программой — 5
— Оценка качества работы партнера «1С» — 5
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности — Да.