В работе медицинской организации регулярно возникают юридические вопросы — пользователи ЦСМК могут задать их в системе и получить развернутый ответ наших медицинских юристов.
В рубрике «Юрист отвечает» мы публикуем реальные кейсы. Сегодня — о том, какие документы должны быть в личных делах сотрудников стоматологической клиники, а какие хранить недопустимо.
Отметим: рекомендации правомерны для медицинских организаций любого направления деятельности.
Какие документы должны быть в личном деле
К документам, которые должны быть включены в личное дело работника, относятся:
- заявление о приеме на работу;
- направление (если применимо);
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу (если он издается работодателем);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну.
В процессе работы личное дело дополняется документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью сотрудника:
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- документы, характеризующие профессиональные качества работника (например, удостоверения о повышении квалификации и др.).
Завершают формирование личного дела:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении работника.
Как формируется и ведется личное дело
Личные дела ведутся с соблюдением архивных требований:
- формируются отдельно на каждого работника;
- документы располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (пп. «ж» п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77);
- на все документы составляется внутренняя опись;
- каждый документ вносится в опись отдельно и последовательно.
Важно: документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (п. 12 Правил).
Персональные данные: ключевые ограничения
Часть документов может включаться в личное дело только при наличии согласия работника на обработку персональных данных (пп. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
При этом действует базовый принцип: содержание и объем персональных данных должны соответствовать целям обработки и не быть избыточными (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
Какие документы хранить не рекомендуется
Даже при наличии согласия работника не рекомендуется хранить в личном деле копии:
- паспорта;
- СНИЛС;
- свидетельства о браке;
- свидетельства о рождении ребенка;
- военного билета.
Наличие таких копий у работодателя может быть расценено как избыточная обработка персональных данных, что нарушает требования законодательства.
Эта позиция подтверждается судебной практикой, например Постановлением Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013.
Итоговая логика
В действующем регулировании нет жестко установленного «закрытого перечня» документов личного дела. Организация самостоятельно определяет как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав.
Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Узнать больше о ЦСМК
Записаться на бесплатную демонстрацию системы