Ресурсозатратно управлять товарами вручную, если вы масштабируете e-commerce или продаете через несколько каналов. Карточки живут в Excel, часть данных — в ERP, описания — в Google Docs, фото где-то на облаке, информация устаревает, появляются ошибки.
И вот вместо продаж вы уже занимаетесь синхронизацией данных. PIM-система как раз помогает сделать так, чтобы товарные данные не расползались по разным системам и каналам. Павел Алмин, директор по веб-разработке и проектному управлению Inventive D2C, рассказал, почему компании могут терять до 15% выручки на ручном вводе товаров и что важно учитывать при выборе PIM-системы.
Когда ретейлеру нужна PIM-система
Несколько каналов продаж. При реализации товаров одновременно через интернет-магазин и маркетплейсы или развитии интернет-магазинов на разных рынках, товарные данные приходится поддерживать сразу в нескольких системах. Любое изменение — цены, описания, характеристик — нужно повторять вручную. При этом у каждой площадки свои требования к описаниям, характеристикам. И чем больше каналов, тем выше риск ошибок и расхождений.
Обширный каталог товаров. При количестве от 5 000 SKU и выше ручное управление практически перестает работать. Каталог разрастается, увеличивается риск пропустить пустые поля.
Запланированное масштабирование. Если собираетесь выходить на маркетплейсы, запускать новые сайты или страны, то без PIM выход на каждую новую площадку потребует переноса данных вручную. Это приводит к потере скорости и росту ошибок в описаниях.
Сложные товары с большим количеством параметров. Для товаров с десятками технических характеристик, как электроника, оборудование и автозапчасти, или вариациями, например, одежда по размерам и цветам, мебель в разных комплектациях — разрозненность данных быстро становится слабым звеном. Технические паспорта в PDF, габариты в одной таблице, маркетинговое описание — в другой. И вот уже обновить одну карточку — это квест на полдня.
Потери денег на возвратах из-за ошибок в карточках. Неправильный размер тумбы под раковину — это отказ, возврат денег и негативный отзыв. Если товары регулярно возвращают из-за несоответствия заявленных и фактических параметров, вероятно, есть проблема в управлении данными.
Сбор всей информации в одном месте. В 1С, как правило, информация о товаре очень ограничена — только артикул и название. В ERP все изменения вносят только ИТ-специалисты. Тогда как PIM дает единое окно для работы с контентом и позволяет загружать и обновлять данные централизованно. Если ретейлер продает 10–20 позиций, то PIM не нужен. Но когда ассортимент растет и данные начинают «жить своей жизнью», пора задуматься о внедрении.
Например, при запуске кроссбордерного интернет-магазина без PIM будет хаос: миллионы товаров, огромное дерево каталога, фото, видео, rich-контент, одна витрина. А если сделать PIM единым источником для всего ассортимента, то товары будут выводиться быстрее, карточки станут качественными и структурированными, снизится количество ошибок.
Какие задачи решает PIM-система
Когда вы управляете товарами через Excel, 1С и ряд личных кабинетов на маркетплейсах, с ростом бизнеса возникают три основные проблемы: данные устаревают, процессы замедляются, ошибки накапливаются — вручную следить за товарами уже сложно.
Допустим, у вас осталось всего 2 единицы товара. Без единой системы может возникнуть ситуация, когда в интернет-магазине данные верны, а на маркетплейсе все еще висит остаток в 10 штук. В итоге покупатель делает заказ, который вы не можете выполнить. Чтобы этого избежать, можно внедрить PIM-систему. Она синхронизирует актуальные данные по остаткам и ценам во всех каналах одновременно, а также отображает прайсы и наличие поставщиков в одном окне.
С помощью PIM вы сможете повысить точность и полноту описаний — задаете обязательные поля для заполнения, которые система впоследствии проверяет. И если не заполнены, например, габариты или состав товара, система подсветит, что этот важный параметр вы забыли.
Еще одним из ключевых преимуществ PIM-системы считается улучшение качества анализа продаж и ускорение обновления, и вывод новых позиций. Можете сразу сравнить, как один и тот же товар продается на Ozon, Wildberries и в собственном магазине — с детализацией по регионам, каналам трафика и даже конкретным атрибутам товара. И тратить не недели на ручное копирование данных в личные кабинеты, а всего несколько часов. Нужно только один раз внести изменения, после чего система автоматизирует обновление данных по остальным площадкам.
Кроме этого, современные PIM-системы облегчат вам работу с мультирегиональным и мультиязычным контентом. Например, вы продаете в Казахстане, нужны описания на казахском и русском, цены в тенге, учет местных сертификатов. Все это лучше хранить в рамках одной карточки товара, чтобы видеть полную картину по всем рынкам и при необходимости применить изменения.
А еще помогут адаптировать данные под требования маркетплейсов и витрин. Причем у каждого канала они свои: к атрибутам, форматам, обязательным полям. Поэтому стоит заранее позаботиться об этом, чтобы снизить риск отклонений и блокировок товаров.
За счет этого PIM напрямую повышает КПД команды: контент-менеджеры работают в одном интерфейсе, а не в десятке файлов и систем, и бизнес быстрее выводит товары на рынок. Становится проще запускать маркетинговые кампании и обновлять контент, тестировать гипотезы без запросов к другим отделам, ведь у всех есть доступ к актуальным данным.
Что важно учитывать при выборе и интеграции PIM-системы
К выбору PIM-системы стоит подойти критически, потому что вы выбираете основу для управления товарными данными на годы вперед.
Интеграции с другими системами. Убедитесь, что PIM-система интегрируется с вашей ERP — 1С или SAP, с CRM-системой, CMS, а также с маркетплейсами и аналитическими платформами. Наличие API позволит автоматизировать загрузку и обновление данных, а не переносить их вручную между системами. Так вы сможете быстро реагировать на изменения ассортимента, цен или требования площадок.
Масштабируемость системы. Нужно понимать, сколько SKU система способна обрабатывать без потери производительности, насколько гибко настраиваются структуры данных и можно ли безболезненно добавлять новые атрибуты, категории, рынки и каналы. Заложите потенциал роста на несколько лет вперед, чтобы не столкнуться с необходимостью внедрять новую систему.
В целом PIM-системы спокойно обрабатывают сотни тысяч SKU (от конкретного пользователя). Крупные enterprise-решения могут работать и с миллионами SKU: и делать это стабильно. Например, для Brandquad это свыше 30 млн SKU, Compo PIM говорит о 20+ млн SKU.
Удобство интерфейса. Интерфейс должен быть понятным, ведь основные пользователи PIM — не IT-отдел, а контент-менеджеры, маркетологи и e-commerce-команды. Оцените интуитивность навигации программы, массовость редактирования — сколько участников смогут одновременно вносить изменения. Чем проще будет освоить систему, тем быстрее она начнет приносить отдачу.
Техническая поддержка и развитие платформы. Нужно учитывать не только текущее состояние продукта, но и то, как он развивается: регулярно ли обновляется, как часто исправляют ошибки. У системы должна быть база знаний, доработка новых функций и доступность технической поддержки. С этой точки зрения сегодня лучше выбирать продукты российского производства или из дружественных стран.
С другой стороны, на практике для поддержки и развития PIM нужен программист на полную или частичную занятость. Для оплаты его услуг нужно заложить примерно 250 тыс. рублей (без учета налогов). Поэтому если у вас есть хороший специалист, можно выбрать любой понравившийся продукт, независимо от страны производства.
Стоимость внедрения и обслуживания. Цена самой PIM-системы может строиться на основе предварительно сформированных тарифов или в виде «конструктора»: покупаете базовую подписку, к ней добавляете нужные услуги и платите по факту за каждую.
Например, MarketProvider предлагает три тарифа: стартовый за 5 тыс. рублей/месяц, бизнес за 30 тыс. рублей/месяц и премиум за 100 тыс. рублей/месяц. Самый дешевый тариф сильно ограничивает по SKU (всего 100), по объему дискового пространства (5 ГБ), по количеству пользователей (2 человека), количеству подключаемых компаний (1). Но при этом каждый тариф можно настраивать под себя — например, в стартовом довести SKU до 200 и платить 6 тыс. рублей/месяц.
Сравнивая PIM-системы, важно смотреть не только на цену лицензии. В общую стоимость входят внедрение, интеграции, обучение команды, доработки под бизнес-процессы и дальнейшее сопровождение. Иногда более дорогая на старте система оказывается выгоднее в долгосрочной перспективе за счет стабильной архитектуры и меньших затрат на поддержку.
В среднем, стоимость внедрения у крупных вендоров начинается от 700-800 тыс. рублей. Обычно в эту сумму входят интеграции, настройка и обучение команды. Средний срок внедрения — 1-2 месяца, но все зависит от сложности задачи. Мы сейчас используем PIM на 1С. Стоимость лицензии — 150 тыс. рублей.
К типичным ошибкам при внедрении PIM относятся:
- выбор системы без учета реальных процессов;
- недооценка стоимости доработок;
- расчет на то, что система «сама все решит» без специалиста;
- экономия ресурсов на поддержку и развитие.
Ошибки в карточках ведут к возвратам, а запуск новых товаров на несколько площадок занимает дни вместо часов. Система решает эти проблемы и автоматизирует рутинные задачи, синхронизируя информацию по всем каналам. Выбирайте PIM, когда проблемы еще не стали хроническими. Это позволит внедрить систему плавно и получить отдачу уже на старте масштабирования.