Большинство строительных компаний уже внедряют цифровые инструменты для работы с проектами: системы управления стройкой, BIM-модели, платформы для документооборота. Однако значительная часть внутренних процессов по-прежнему остается вне этих систем. Это согласование документов, постановка поручений, заявки в административные службы, взаимодействие между отделами и филиалами.
Во многих компаниях такие процессы по-прежнему идут через почту, мессенджеры или устные договоренности. Пока команда небольшая, это терпимо. Но с ростом компании появляется типичная проблема: процессы начинают занимать больше времени, чем сами задачи. Тогда компании начинают искать способ объединить внутренние процессы в едином цифровом пространстве. Об этом – ниже.
Узкие места во внутренних процессах
Большинство внутренних процессов в компаниях повторяются. Это касается, прежде всего, тех операций, которые не входят напрямую в строительный контур: согласование внутренних документов, постановка поручений, заявки, взаимодействие между филиалами и так далее. Основные проблемы возникают в ручной передаче этой информации:
- Сотрудники не всегда знают порядок согласования, особенно если процесс сложный или включает несколько подразделений;
- Ответственные могут меняться. Если сотрудник уходит в отпуск или переводится на другой проект, процесс приходится перенастраивать вручную;
- Нет прозрачности статуса задачи. Чтобы понять, на каком этапе находится документ, инициатору приходится писать или звонить участникам процесса;
- Сложно контролировать сроки. Если в задаче участвуют несколько человек, ее выполнение может растянуться на недели;
В итоге сотрудники тратят время не на задачи, а на их передачу.
Как автоматизация меняет работу с внутренними задачами
Решить проблему помогает формализация повторяющихся процессов – их перенос в единую цифровую среду. Если компания один раз описывает порядок действий, его можно превратить в шаблон, по которому задачи будут выполняться автоматически.
В цифровой системе можно заранее задать маршрут прохождения документа: кто согласует, в каком порядке, какие действия выполняет каждый участник процесса. Если структура компании меняется, маршрут можно быстро скорректировать – заменить ответственного или изменить последовательность согласования. Это решает сразу несколько задач:
- Появляется прозрачность процессов. Каждый участник видит статус документа и понимает, на каком этапе он находится;
- Снижается риск потери информации. Все действия фиксируются в системе;
- Ускоряется принятие решений. Сотрудникам не нужно уточнять порядок действий – система направляет документ следующему участнику автоматически.
Когда эти процессы находятся в одном пространстве, компания получает более целостную картину своей операционной деятельности. В итоге руководство видит не только статус строительных проектов, но и внутренние процессы, которые на них влияют. Соответственно, можно принимать корректирующие решения, основанные на этих данных.
Автоматизация процессов на практике на примере «Экзон»
В начале года для пользователей «Экзон» стал доступен модуль «Процессы». Его задача – автоматизировать передачу задач между сотрудниками внутри организации и превратить повторяющиеся операции в прозрачные маршруты. Модуль позволяет работать с тремя типами задач:
- Согласование документа;
- Заявка;
- Поручение.
Согласование документов позволяет запускать согласование или подписание документов внутри компании. Процесс можно настроить заранее через шаблон маршрута: указать участников и порядок их действий. При этом шаблон не является обязательным – задачу можно создать и без него, сформировав цепочку согласования прямо в момент запуска. После запуска система автоматически передаст документ следующему участнику.
Заявки используются для типовых внутренних запросов. Например, заявка на оборудование, в IT-службу, на доступ к системам или административные обращения. Для заявок шаблон обязателен. Пользователь выбирает готовый шаблон, и заявка автоматически проходит все этапы обработки. В итоге – меньше хаоса и четкие стандарты.
Поручения используются для постановки рабочих задач внутри команды: например, подготовить отчет или выполнить действие по итогам совещания. Создавать поручения может любой пользователь системы без дополнительных настроек.
Запуск автоматизации начинается с настройки шаблонов. Администратор задает маршрут выполнения задачи: кто участвует в процессе и в каком порядке выполняются действия. После публикации шаблона пользователи могут запускать задачи по этому маршруту. Система сама передает задачу, напоминает о ней и фиксирует результат.
Запуск направления «Процессы» – это наш ответ на запрос рынка о цифровой зрелости. Мы движемся от управления стройкой к управлению всей компанией-заказчиков. Теперь компания может работать в режиме единого окна, вовлекая в цифровой контур даже тех сотрудников, которые не задействованы напрямую в строительстве: юристов, HR, административный отдел. Это устраняет информационный разрыв между стройкой и офисом, сокращает рутины и минимизирует операционные риски. Наша цель – создать целостную экосистему для бизнеса – отметил Андрей Мотунов, руководитель направления «Процессы».
В модуле используется отдельная ролевая модель, которая определяет возможности пользователей. Все пользователи делятся на две основные группы:
- администраторы, которые управляют шаблонами процессов, контролируют выполнение задач и могут назначать других администраторов процессов;
- пользователи, которые работают с задачами: создают их, выполняют действия и принимают решения.
Такой подход помогает постепенно выстроить единое цифровое пространство компании, где строительные проекты и внутренние процессы больше не существуют отдельно друг от друга. А значит – уменьшается операционная нагрузка на сотрудников, ускоряются согласования и повышается управляемость бизнеса в целом. Проекты завершаются быстрее и начинается активный финансовый рост.