Мы работали с кадровым агентством, где в процессе подбора участвует 200+ человек. И каждое утро там начиналось с разбора Telegram-чатов — кандидаты терялись, бригадиры на складах отвечали «не видел».
Мы решили эту проблему через веб-интерфейс
(открывается в браузере на любом телефоне). Вот как.
Кто участвует в процессе
Разберём героев этого кейса.
Агентство подбирает сотрудников на склады и производства.
Три роли в системе:
- менеджер по подбору — сотрудник агентства, ищет кандидатов и отправляет их на объекты
- бригадир — сотрудник на стороне заказчика (склада или производства), который принимает кандидата
- 200+ человек всего в процессе: рекрутеры, бригадиры, менеджеры агентства
Откуда взялся хаос
Раньше вся операционка крутилась вокруг Telegram:
- под каждый объект (склад или производство) — отдельная группа в мессенджере
- менеджер агентства вручную отправляет туда кандидата
- бригадир на объекте должен увидеть сообщение и связаться с кандидатом
Параллельно вели Google Таблицы, чтобы хоть как-то фиксировать процесс.
Что ломалось на деле
Вот типичная картина до автоматизации:
- сообщения тонут в потоке чатов
- непонятно, какой бригадир взял кандидата в работу
- нет контроля: связался бригадир с кандидатом или нет
- часть кандидатов просто выпадает — никто не помнит, что их отправляли
У агентства уже были 1С и CRM. Они помогали с отчётами и финансами.
Но не решали операционную задачу — быстрый контроль потока кандидатов «здесь и сейчас», когда бригадир на складе с телефоном.
Наше решение не заменяет CRM. Оно работает как фасад перед ней — собирает данные в полях, а в 1С и CRM улетают уже готовые закрытые заявки.
Наш подход
Мы не стали переписывать всю ИТ-систему агентства. Это дорого и долго.
Как действовали:
- Продумали логику заранее (менеджер → бригадир → статус)
- Сделали прототип под реальный процесс
- Собрали решение без постоянных доработок
Что сделали вместо чатов
Собрали веб-интерфейс под их процесс. Он работает как сайт, но открывается на телефоне бригадира как обычная программа. Ничего качать и устанавливать из магазинов не нужно.
Как выглядит процесс сейчас:
Шаг 1. Менеджер агентства добавляет кандидата:
- ФИО
- телефон
- объект (какой склад или производство)
- дата выхода
Шаг 2. Система сама отправляет информацию нужному бригадиру на этот объект
Шаг 3. Бригадир видит задачу у себя в телефоне и обрабатывает кандидата
Шаг 4. Бригадир ставит статус, например: «приехал» или «не вышел»
Что добавили сверху
Мы сделали систему полностью прозрачной для агентства:
- все заявки фиксируются автоматически
- уведомления приходят бригадиру в Telegram
- вся информация дублируется в Google Таблицы для менеджеров
- документы (фото, PDF, видео) хранятся в облаке по папкам
Бригадир теперь физически не может забыть или потерять заявку.
Она висит у него в задачах до закрытия статусом.
Что изменилось после внедрения
Вот результаты, которые получило агентство:
- кандидаты перестали теряться между менеджером и бригадиром
- стало видно, какой бригадир сколько обработал
- исчез хаос из Telegram-чатов
- ускорилась работа всей команды
- появился прозрачный контроль без ручных проверок
Главное: процесс выстроен раз и навсегда.
Не нужно каждый месяц доделывать напильником.
Эта история — не про уникальное агентство.
У нас более 600 проектов, и этот сценарий повторяется везде, где есть Telegram-чаты и Google Таблицы: кадровые агентства, аутстаффинг, клининговые компании, охрана — везде, где есть «диспетчер в офисе» и «ответственный на объекте».
Что можно добавить дальше
В эту же систему постепенно внедряем:
- учёт табелей (кто из кандидатов сколько отработал)
- вычеты (штрафы, удержания, доп. расходы)
- финансовый учёт для агентства
- работу с документами сотрудников
- дополнительные роли и уровни доступа
Но это уже следующий этап. Сначала навели порядок в базовом процессе.
Если у вас похожая ситуация
Если вы: кадровое агентство, аутстаффинг, клининг, охрана или любая компания, где заявки на людей передаются из чата в чат.
Переходите на наш сайт — там больше кейсов и примеров под разные сферы. Или сразу запишитесь на аудит: индивидуально разберём ваш бизнес и покажем, что можно улучшить.