На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
По какому перечню документов с указанием сроков хранения определять сроки хранения документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества? Ведь Перечень 2019 разработан для государственных органов, а акционерное общество – это специфическая организационно-правовая форма юридического лица.
Ответ
Перечень 2019 включает виды документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности[1]. На практике это означает, что нормы и положения Перечня 2019 допустимо и корректно применять к документам, образующимся в том числе и в акционерных обществах, и в негосударственных организациях.
Сроки хранения документов, образовавшихся в делопроизводстве акционерных обществ, регулируются нормами и требованиями, указанными в Положении[2]. Документ не очень объемный и имеет следующую структуру:
I. Общие положения
II. Сроки хранения документов акционерных обществ
III. Порядок хранения документов акционерных обществ
IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
Рекомендуем внимательно изучить не только табличную часть Положения, но и остальные разделы.
Обращаем ваше внимание, что Положение распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ, указанные в п. 1 ст. 89 Федерального закона № 208-ФЗ[3], в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению – то есть на специфические документы, образующиеся в деятельности исключительно акционерных обществ. Что касается документов, отражающих и фиксирующих однотипные (общие для большинства организаций) управленческие функции (например, планирование деятельности, финансирование и кредитование, трудовые отношения и кадровое обеспечение, социально-бытовые вопросы и др.), то их сроки хранения необходимо устанавливать и определять на основании Перечня 2019.
С учетом вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении номенклатуры дел акционерного общества и при проведении экспертизы ценности управленческих документов необходимо руководствоваться нормами Перечня 2019 и Положения.
________________________________
[1] Пункт 2.2 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранен (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
[2] Здесь и далее – Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
[3]Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 25.12.2023).