Закрывать месяц можно спокойно, шаг за шагом, а можно — в последний день, на кофеине, гадая, почему не сходится. Если вы узнали себя во втором варианте — эта статья для вас.
Хорошая новость в том, что закрытие месяца редко ломается в одной точке. Оно ломается там, где нет порядка. Если выстроить чёткую систему и проходить одни и те же проверки в одном и том же порядке, закрытие превращается в повторяемую процедуру, а не в квест.
Так что давайте рассмотрим 12 основных проверок, которые позволят держать учет под контролем.
Так с чего же начинается порядок?
1. Банк разнесен полностью
Сначала убедитесь, что по счёту нет неразобранных операций. Любая «неразобранная» потом превращается в загадку на 68, 76 или 62, и вы и вы обнаруживаете её уже в самом конце.
2. Касса (если есть) не живёт отдельной жизнью
Остаток кассы должен быть обоснован, документы оформлены, движения корректны. Касса любит незаметно нарушать баланс, если за ней не следить.
3. Поступления от клиентов: деньги не равны выручке
Разделите поступления: авансы, оплаты под реализацию, прочие поступления. Самая частая причина хаоса в расчётах — когда считают, что «пришло, значит, выручка».
Расчёты: главные точки контроля
1. Реализация и закрывающие документы — в своём периоде
Акты, УПД, накладные: проведены, датированы верно, относятся к нужному месяцу. Один неправильный период — и 62-й счёт перестанет поддаваться логике.
2. 62 счёт: авансы отдельно, долг отдельно
Суть проверки простая: вы должны ответить одной фразой, почему есть остаток. Если не можете — значит, остаток случайный, а не учётный.
3. 60 счёт: «оплатили» не означает «закрыли»
По 60 проверьте: есть ли поступления, акты, зачеты авансов, корректировки, возвраты. Очень часто «всё оплатили» и рядом «висит долг» — оба утверждения могут быть правдой.
4. Возвраты и корректировки
Если у вас были возвраты от покупателей или поставщикам, скидки, корректировки — убедитесь, что они отражены в том же логическом контуре, где была исходная операция. Иначе перекос поползёт по всей ОСВ.
Склад, себестоимость, зарплата
1. Склад: 10, 41, 43 без минусов
Минусы по складу часто ломают себестоимость и финансовый результат. Если есть минусы, получается, что закрытие месяца вроде бы начали, но назвать его успешным пока нельзя.
2. Себестоимость и списания
Проверьте, что списания оформлены документами, номенклатура и склад верны, нет списаний «в никуда». Здесь чаще всего начинают удивляться, почему прибыль выходит такой странной.
3. Зарплата (если есть): 70-й счёт должен читаться
Начислили, удержали, выплатили. Сверьте выплаты с банком или кассой, удержания — с расчётом. Остаток на 70-м счёте должен быть обоснован.
Налоги и финальная картина
1. Налоги и взносы
На любой остаток по счетам 68 и 69 вы должны легко ответить на три вопроса: что это, за какой период и почему оно возникло. Если ответить не получается — ищите путаницу между начислением и уплатой, периодом или аналитикой.
2. Финальная ОСВ: красные флаги
На финише вы не рассматриваете оборотно-сальдовой ведомостью, а проводите проверку:
- минусы там, где их быть не должно
- долгие хвосты на 71 и 76
- 19-й счёт «завис» без причины
- 76 превращён в «свалку»
Закрывать месяц можно спокойно. Главное — действовать в одном и том же порядке из месяца в месяц. Тогда учёт становится понятным: вы не ищете ошибки, вы их просто не делаете.
Всё начинается с первички. Если она оформлена с ошибками, рано или поздно это даст о себе знать: сначала появятся странные остатки в ОСВ, потом начнутся проблемы с закрытием месяца, а под конец — вопрос: «Почему здесь висит сумма, мы же всё закрыли?»
Напишите в комментариях, что у вас чаще всего тормозит закрытие: расчёты с клиентами, поставщиками, склад, налоги или зарплата. Подскажу, с какой проверки начать именно вам 👇