Во многих компаниях план выставляется примерно одинаково. Собственник или руководитель садится, смотрит на прошлый месяц, прикидывает в уме и говорит: “В прошлом месяце сделали два миллиона, давайте в этом сделаем два с половиной”. Звучит амбициозно. После эту цифру доносят до команды и распределяют в отделе.
А потом проходит 3 недели и выясняется, что план висит на волоске. Кто-то справился, кто-то выполнил наполовину, потому что “лиды в этом месяце плохие”, а кто-то вообще провалился, потому что в отпуске был. Руководитель начинает дергаться, просит “поднапрячься”, где-то мотивирует, где-то даже штрафует.
Но все это бесполезно, если план изначально был поставлен и распределен некорректно. В данной статье разберемся, как превратить план в рабочий инструмент управления персоналом.
Виды планов
Перед тем, как лезть в распределение, рассмотрим, какие планы вообще существуют.
Стратегический план. По сути, это больше похоже на прогноз, чем на жесткое обязательство. Срок такого планирования - от 5 до 10 лет. Например, вы прикидываете, что через 5 лет ваша компания будет приносить 100 миллионов выручки в год, а через 10 лет - 250 миллионов. Этот план как правило необходим собственнику, чтобы понимать куда идет компания в целом.
Тактический план. Этот вид является уже среднесрочным, его срок от 3 месяцев до года. Он составляется для руководителя компании и для руководителя отдела продаж. Например, вы решаете, что в первом квартале нужно сделать 6 миллионов, во втором - 7, в третьем - 8. Тактический план необходим, чтобы разложить годовую цель на понятные отрезки и не скатиться в аврал в декабре.
Оперативный план. Его продолжительность составляет месяц, неделю или день. Именно на этот план необходимо ориентироваться каждому менеджеру, чтобы понимать, сколько ему нужно заработать сегодня, чтобы к концу месяца не было сюрпризов.
Все три плана должны быть жестко связаны между собой, потому что это одна и та же цель, просто разбитая на разные отрезки времени. Если ваша долгосрочная цель гораздо выше того, что вы запланировали на следующий год, вы просто не дойдете до нее, сколько бы лет ни прошло. Когда эти три плана живут сами по себе и никак не стыкуются друг с другом, ваша система планирования не работает, а цифры остаются просто цифрами.
Основные этапы постановки плана
Весь процесс постановки плана разбит на пять этапов, и пропускать ни один из них нельзя.
Этап первый - анализ данных. Прежде чем назвать хоть одну цифру, откройте статистику за прошлые периоды. Посмотрите, сколько вы продали в каждом месяце прошлого года. Где были провалы, где пики, где стагнация.
Также учтите сезонность: в январе продажи всегда ниже, в марте и сентябре обычно рост, в декабре сезон скидок. Если вы поставите на январь такой же план, как на март, вы вероятнее всего провалитесь.
Этап второй - определение целей. Когда вы понимаете свою статистику, вы ставите цели, причем цели конкретные и измеримые. Не “хотим продавать больше”, а “в марте сделать 2,5 миллиона выручки”.
Также помните, что цель должна быть достижимой. Если лучший месяц в истории компании был 2 миллиона, ставить 5 миллионов - это не амбиция, а самообман.
Этап третий - учет ресурсов. Наверно один из самых важных вопросов: “А есть ли у нас ресурсы для выполнения плана?”. Существует 3 вида ресурсов:
- Заявки. Если для выполнения плана нужно 500 заявок, а у вас их приходит 300, никакие уговоры не помогут. Менеджеры просто не смогут выполнить план, потому что некому продавать;
- Персонал. Если один менеджер физически может сделать 40 звонков в день, а по плану ему нужно 60, он не выполнит план, даже если будет работать круглые сутки.
- Время. Разложите план на дни и посмотрите, реально ли сделать нужное количество действий за отведенный срок. Если нет, план нужно снижать или нанимать людей.
Этап четвертый - декомпозиция. Или разделение плана. Когда вы убедились, что план реалистичен и ресурсов достаточно, вы начинаете его разбивать на части. Сначала годовую цель разбиваете на кварталы. Потом квартальную - на месяцы с учетом сезонности. Потом месячную - на недели. Потом недельную - на дни.
И на каждом уровне вы спускаете план на конкретных людей. Не просто “отдел продаж должен сделать 2,5 миллиона”, а “Иванов должен сделать 600 тысяч, Петров - 500 тысяч, Сидоров - 400 тысяч”. Когда план разделен до уровня конкретного человека и конкретного дня, он становится задачей, которую можно выполнить.
И пятый этап - мотивация. План должен быть привязан к деньгам менеджера. Люди работают в первую очередь ради денег. Если план никак не влияет на зарплату, сотруднику будет всё равно, выполнен он или нет. Если план влияет только в сторону штрафов, менеджер возненавидит и план, и вас.
Именно здесь спасает ситуацию внедрение KPI. Подробнее о том, как выстраивать мотивацию и KPI для менеджеров, мы разбирали в отдельной статье на дзен: ссылка
Правильная постановка плана - это прохождение через все 5 этапов. Если вы пропустите хотя бы один, план не сработает. Если пройдете все пять, план станет вашим рабочим инструментом, который поможет управлять командой.
Как распределить план внутри отдела
Самый простой и самый дурацкий способ, это разделить поровну. В отделе 5 человек, план 2,5 миллиона, поэтому каждому по 500 тысяч. Такой подход убивает справедливость, потому что люди у вас с разным опытом и разной клиентской базой.
Правильное распределение строится на 3 принципах.
- План должен соответствовать опыту и навыкам сотрудника. Старичку вы ставите план выше, новичку - ниже. Иначе ваши сотрудники быстро потеряют всякую мотивацию..
- План должен быть достижимым, но на его достижение требуются усилия. Если менеджер легко перевыполняет план, вы его занизили. Если заведомо не может выполнить - завысили. Поэтому важно соблюдать золотую середину.
- Критерии распределения должны быть прозрачными для команды. Сотрудники должны понимать, почему опытному Иванову с большой базой поставлено 600, а новичку Петрову 300. Если критерии не озвучены, начнутся обиды и сплетни.
Посмотрите на выставленные планы в своем отделе и ответьте, учтены ли все принципы при распределении? Если да - поздравляю, вы отлично ориентируйтесь в планировании. Если нет, то обязательно пересмотрите план для своих сотрудников.
В дальнейшем вы также можете использовать 2 рабочих способа распределить план:
- при первом способе вы отталкиваетесь от средней выручки каждого менеджера за последние 3-6 месяцев. Вы берете его реальные результаты, добавляете небольшую планку роста и получаете индивидуальный план. Например, менеджер делал 400 тысяч - поставьте 430. Этот способ прозрачный, потому что всё упирается в цифры, а не в личное отношение руководителя.
- во втором способе вы разбиваете свой отдел на 3 категории: новички, середнячки и старички. Новички, которые работают до 3 месяцев, получают план в размере 50-70% от среднего по отделу. Середняки со стажем от 3 до 12 месяцев получают 90-110%. Старички, которые работают больше года, получают 120-150%. Этот способ проще в администрировании, но он грубее и не учитывает индивидуальные особенности каждого.
Итог
Внедрение правильного подхода к планированию требует времени и дисциплины, но результат того стоит: прозрачные цели для каждого менеджера, справедливое распределение нагрузки, понятная система мотивации и главное - стабильная прибыль компании.
А если вы понимаете, что ваша компания может приносить больше прибыли, но не понимаете, почему этого не происходит, вы можете провести самостоятельный аудит. Для этого воспользуйтесь чек-листом.