Привет, коллеги. Цены поставщиков кусают за маржу, а бюджеты проектов - не резиновые? Ищете способы снизить затраты и повысить эффективность закупок? Тогда вы обратились “по адресу”. Мы собрали реальные работающие практики компаний, где закупки идут не на склад, а в основном по проектам и заявкам. Такие закупки сложно прогнозировать и работать с ними эффективно, поэтому важно правильно организовать сам процесс закупок
Если вы закупщик с многолетним стажем, то вряд ли здесь найдете для себя что-то новое. А вот начинающим специалистам или тем, у кого закупки - сопутствующая задача (как часто бывает в малом и среднем бизнесе), эти базовые принципы помогут повысить эффективность и последовательно снижать затраты. Обойдемся без банальностей вроде "не берите первую цену")
Отметим что итоговый результат экономии - зависит от ваших объёмов закупок, конкуренции в товарных группах и прежнего подхода. Но системный метод всегда даёт стабильный положительный результат. Фокус на развитии партнерских отношений и контроле - основа эффективных закупок
Поехали
Принцип 1: Разбиваем заявку по товарным группам
Перед тем как подбирать поставщиков и рассылать запросы, обязательно группируйте номенклатуру по категориям - например, низковольтка, кабели, приборы КИП. Благодаря этому подбор поставщиков идёт более системно, а заявку можно распределить между ними быстрее и точнее. Это ещё и база для дальнейшего анализа закупок, классификации поставщиков и остальных шагов
Принцип 2: Выбираем поставщиков системно и шлём персональные запросы
Когда заявка уже сгруппирована по товарным группам, пора рассылать запросы на коммерческие предложения. Начинайте с проверенных основных поставщиков по каждой группе - они знают ваши нужды и как правило уже дают хорошие условия. Затем добавьте 2–3 поставщика по следующим критериям:
- Консолидированный поставщик, который закроет максимум позиций. Логистика выходит дешевле, объём большой, скидки реальнее. Идеально, если таких несколько т.к. часто такой поставщик уже занимает роль основного “удобного” поставщика
- Производитель или его официальный представитель. Они дают гарантию качества, часто лучшие цены без наценок дилеров и могут обеспечить техническую консультацию. Это особенно важно для сложных технических товаров т.к. не раз бывало что производитель ли его представитель находил и указывал на ошибки в проекте
- Поставщик с минимальным логистическим плечом - склад рядом, короткие сроки поставки. Это критично для срочных заявок, ваш “план Б” для страховки и дополнительный мониторинг цен
Почему это работает? Такая подборка создаёт конкуренцию между поставщиками. Мониторинг рынка помогает понять порядок цен, поторговаться или выбрать оптимальный вариант. А консолидация объёмов снижает затраты на логистику и облегчает получение лучших условий
Принцип 3: Смотрим не цену, а полную стоимость владения
Не бросайтесь на самый дешёвый вариант - считайте всё: покупку, доставку, обслуживание, риски. Возьмите все предложения и рассчитайте совокупную стоимость владения - TCO (total cost of ownership). Это цена товара плюс доставка, таможня (если есть), гарантия и риски простоев. Например, дешёвый (по стоимости за единицу) товар от федерального поставщика. может обойтись дороже чем у местного, если тот доставит "до двери" за свой счёт или даст отсрочку
Фокус только на единичной цене часто приводит к неприятным сюрпризам
Принцип 4: Важное и срочное - проверенным поставщикам. Новых проверяем и фиксируем всё в договоре
Критичные закупки по срокам и суммам лучше отдавайте проверенным поставщикам, даже если они чуть дороже - это приемлемая плата за минимизацию рисков. С новыми обязательно проговаривайте все детали поставки: комплектность, сроки, упаковку - и фиксируйте их минимум в переписке, а лучше в договоре
Классический пример из жизни: купили кабель со складских остатков - дёшево и быстро, а он приехал кусками. Проект встал, пришлось возвращать. То, что казалось "очевидным" условием поставки, стало сюрпризом для всех сторон
Принцип 5: Запрашиваем скидки и преференции, но не на автомате
Если есть конкуренция и объёмы, всегда запрашивайте скидки - лучше подкрепляя результатами мониторинга цен. Например: "Смотрите, на эти позиции цены на 5% ниже у конкурентов, подтянитесь - отдадим весь объём вам". Главное - не превращайте это в бессмысленный поток писем вроде "предоставьте максимальную скидку!" для каждой закупки на автопилоте. Поставщики просто отмахнутся и перестанут относиться к запросам серьёзно
С основными поставщиками наращивайте оборот, чтобы получить доставку за их счёт или отсрочку. Минимум раз в полгода анализируйте закупки и зовите на переговоры тех, кто забирает 80% бюджета - обсудите скидки, отсрочки и другие преференции
Почему это работает? Без давления конкурентов или реальных объёмов запросы скидок обычно неэффективны и остаются гипотетическими (поставщик даёт 40%, но вы покупаете на 10 000 в год). А с ними скидки дают фактическую экономию на логистике и основных закупках
Принцип 6: Постоянно мониторим цены и новых поставщиков
Не отправляйте новых поставщиков в спам, среди них могут быть интересные варианты - просто отправляйте им актуальные запросыи проверяйте ответы. По ключевым товарным группам ищите альтернативы устоявшимся "удобным" поставщикам, чтобы проверять их цены и иметь запасной вариант на случай ЧП. Если у поставщика естественная монополия, старайтесь заключать долгосрочные договоры, по возможности фиксируя цены и условия
Принцип 7: Все закупки под постоянным контролем
Все сделки должны быть под контролем - достаточно 1–2 ключевых ежедневных отчёта: по закупкам (сроки, статус) и по оплатам. Без этого проблемы всплывут постфактум, и вы не сможете их решить на ранних этапах или избежать вовсе. Регулярный контроль помогает ловить узкие места на лету: кто из поставщиков тормозит поставку, где бухгалтерия просрочила оплату. Специалисту нужно видеть полную картину и корректировать проблемы сразу
Принцип 8: Строим партнёрство с поставщиками
Давайте поставщикам обратную связь: что зашло, что нет - это укрепляет связи и минимизирует спам от пустых расценок. Классифицируйте их: приоритетные, альтернативные, склад или монополист. С основными партнерами делитесь планами заранее, просите преференции и эксклюзивные условия под проекты-вы делаете одно дело
Партнёрство - это не просто слова, а инструмент для стабильных закупок. Вместо спама всем подряд фокусируйтесь на приоритетных поставщиках (см. принципы 2 и 6) и давайте честный фидбек: что не устроило - цена, срок или просто вам не согласовал клиент. Это работает с вашим менеджером поставщика, от которого зависит успех будущей закупки
Без налаженного общения закупки - как рулетка: сегодня хорошо, завтра как попало
По сути, налаженные взаимоотношения с поставщиками - и есть ваш основной актив, а не просто табличка в Excel, которую гордо называют "базой поставщиков". Без договоренностей любая “база поставщиков” это всего лишь список контактов
Принцип 9: Используйте инструменты для эффективной работы
Все эти принципы - базовые правила для организации работы закупщика. Но последовательно применять их на деле каждый день непросто. Удобнее всего делать это с помощью специального софта с автоматизацией, такого как Mertago. Он систематизирует рутину, упрощает процессы и помогает компании выстроить эффективные закупки
Если статья заинтересовала и хочется проверить принципы на практике, вы можете протестировать их применение с помощью Mertago. Зарегистрируйтесь по ссылке и получите бесплатный тестовый доступ на 7 дней. Посмотрите, как системный подход может улучшить именно ваши закупки