Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Как выбрать ассистента, который будет делать свою работу на высшем уровне и экономить ценное время шефа? Пунктуального, ответственного, знающего свое дело?.. Нам показалось интересным дать «взгляд с другой стороны». Мы попросили наших экспертов – руководителей – рассказать, как они искали своего ассистента или секретаря. Информация пригодится, если вы собираетесь уходить и вам нужно найти кандидатуру на свое место или управляете структурой, где много помощников и их требуется менять.
Рекомендую использовать для поиска помощника крупную и удобную площадку HeadHunter.
Для начала необходимо составить перечень всех задач, которые будет выполнять ваш ассистент. Так, если работа подразумевает онлайн-режим и переписку через соцсети и мессенджеры, нужно, чтобы человек был грамотным. Важно проанализировать, что руководитель сможет делегировать и как это сделать наиболее четко. Человек должен однозначно понимать, какой результат от него ждут.
Надо прописать условия работы:время, оплата труда, формат (удаленка или офис), часовой пояс, а также непосредственного руководителя. Необходимо указать, какие навыки получит кандидат через полгода-год, каким специалистом станет. Человеку важны перспектива и умения, которые он сможет развить в процессе работы.
После размещения нужно каждый день актуализировать вакансию, чтобы она поднималась в поиске. Вы будете получать отклики и сможете скорректировать свое объявление с учетом обратной связи.
Рекомендую указывать в конце вакансии информацию о том, что кандидату предложат тестовое задание, и просить, чтобы соискатели написали в отклике о готовности его выполнить. Так вы сможете оценить мотивацию человека (настроен ли он пробовать себя в деле и показывать результат), а не только желание зарабатывать и увидеть первый отчет о проделанной работе.
Выполнение тестового задания не должно занимать много времени – в среднем около 2–3 часов. Этого достаточно, чтобы оценить, может кандидат анализировать информацию и правильно ли понимает, какие задачи перед ним стоят. Учитывайте то, что тест должен быть связан с деятельностью компании, а именно всем тем, что будет делать сотрудник на ежедневной основе в процессе работы. Например, можно предложить задание на редактирование текста или поиск необходимой информации.
На этапе откликов нужно оценить, кто из кандидатов ответил, что готов выполнить тестовое задание, и отправил сопроводительное письмо. Если человек быстро реагирует на объявление, вероятнее всего в вашей компании он не задержится и вскоре «соскочит» с сотрудничества с вами. Если вы хотите выстроить долгосрочное сотрудничество, следует тщательно проводить отбор кандидатов.
Далее в режиме чата надо договориться о выполнении теста со ссылкой на «Google Документы» и о сроках сдачи. После проверки задания вы уже сможете оценить, подходит вам кандидат или нет.
Желательно выбирать двух кандидатов. Нельзя списывать человеческий фактор. У меня был опыт, когда оба соискателя идеально мне подходили, но буквально через неделю один из них сказал, что у него изменились планы. Соответственно, я продолжила работать со вторым претендентом, как мне и было необходимо. Чтобы вы не остались ни с чем, можно сразу обозначить, что будете выбирать среди двух кандидатов наиболее подходящего. В течение двух недель можно определиться и принять окончательное решение.
Важно продумать систему мотивации труда, какие бонусы шеф обеспечит своему помощнику в зависимости от сферы деятельности.
Ключевой момент – предоставление обратной связи, чтобы сфокусировать внимание человека на конкретных моментах его работы, требующих улучшения.
Я расскажу о поиске дистанционных помощников для ИП, т.е. в мелкие общества с ограниченной ответственностью, где все держится на директоре.
Многие предприниматели не спешат нанимать личного ассистента. Думают, что делегировать – это сложно и необязательно. Но предприниматель – мотор бизнеса, генератор идей и вдохновитель команды. Из-за рутинных задач любому руководителю грозит эмоциональное выгорание! А его можно избежать – нужно как раз таки поручать все второстепенные дела персональному ассистенту.
Тем руководителям, кто еще отказывается признать, что им срочно нужен помощник, стоит основательно проанализировать свою деятельность. Приведу три признака, которые все прояснят:
1. Постоянно приходится скакать между задачами.
2. Рутинные дела откладываются на следующий день.
3. Рабочий день заканчивается ближе к ночи.
Как правило, потребность в ассистенте возникает у руководителя компании с 20 и более работниками.
С чего начинать поиск такого сотрудника? Рекомендую сперва составить портрет желаемого помощника. Так вы сможете найти сотрудника за минимальный срок. Определите, какие именно обязанности он будет выполнять. Подумайте, какие перспективы можете предложить кандидату: подработка на год или долгосрочное сотрудничество с повышением. Хорошо, если вы имеете представление о возрасте и поле помощника.
Например, для меня идеальный личный помощник – студентка 1–3-го курса, которая хочет начать зарабатывать и обеспечить себя без чьей-либо помощи. Как показывает практика, именно молодая особа чаще горит желанием развиваться и проявлять инициативу. В возрасте 19–20 лет студенты осознают, что после окончания вуза у них должны быть не только теоретические знания, но и практические. Поэтому стажировка в качестве помощника у эксперта позволяет набить руку на несложных задачах и определиться с дальнейшей карьерной траекторией. Взамен инициативности и пунктуальности они получают реальный опыт работы в бизнесе.
Важные моменты при поиске помощника
1. Составьте грамотные объявления с описанием обязанностей, которые необходимо будет выполнять кандидату. Например, если в работе важно умение пользоваться определенными программами, упомяните это.
2. Донесите до кандидата ценность предлагаемой должности.Поскольку зарплата дистанционного ассистента небольшая (в среднем варьируется от 15 до 20 тысяч рублей), необходимо выделить важность опыта работы с реальными кейсами, получения связей и полезных навыков на практике, а не в теории.
3. Берите от двух до пяти кандидатов сразу на испытательный срок, который длится примерно две недели. Он может не оплачиваться, это на ваше усмотрение, поскольку ассистент – инициативный человек, который готов выполнить задачу в любое время дня.
Почему девушки в приоритете
Девушки имеют огромный потенциал и умеют быстро находить решения для самых разных задач. В период испытательного срока дайте им несколько несложных поручений, и вы сможете понять, подходит ли вам этот человек в качестве ассистента. Обратите внимание на скорость восприятия и понимания поставленной задачи, и на временной период, за который будет предоставлен результат. Если человек спрашивает у вас, где искать ту или иную информацию, то стоит задуматься, нужен ли вам такой ассистент.
Ошибки, которые мешают работе с ассистентом
1. Отсутствие адаптации помощника. Новый человек в компании – это непросто. Тем более если речь идет о личном помощнике, который должен вникать в каждую из задач руководителя. Продумайте ряд мероприятий, например Zoom-встреч с начальниками отделов, чтобы ассистент смог оперативно включиться в «операционку» и стать полноправным членом команды. Он потеряет мотивацию к работе, если не разберется в деятельности компании и своих обязанностях в рамках должности.
2. Излишняя опека над новым сотрудником. Бывает и обратная история. Дайте больше свободы новому помощнику, чтобы он раскрыл свои таланты. Если установить круглосуточный контроль над ассистентом, он будет чувствовать недоверие. Предоставьте ему время на то, чтобы вникнуть в бизнес-процессы, и тогда начинайте постепенно делегировать стратегические задачи.
3. Чрезмерные ожидания от кандидата. Не ждите, что новый сотрудник будет выполнять за руководителя его ключевые задачи и моментально станет активным двигателем процесса. Тем не менее спустя несколько месяцев многие личные помощники часто действительно оказываются важным звеном в управлении бизнесом. Будьте готовы вкладываться в развитие сотрудника и обучать его новым навыкам. Тогда у вас есть все шансы вырастить настоящую правую руку!