Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Для секретарей и помощников многозадачность, с одной стороны, повседневность, а с другой – профессиональный навык. Мы расспросили ваших коллег и наших экспертов – психологов и руководителей: что представляет собой это явление, можно ли научиться работать в таком режиме и как с ним справляется наш мозг.
По факту мы всегда живем в режиме многозадачности: каждый день решаем разные вопросы во всех сферах. Например, человек настроился наладить правильное питание. Это задача. Ее он будет решать параллельно с покупкой новой квартиры, выплатой ипотеки, прохождением обучения и т.д. И одно не отменяет другое.
Важно научиться жонглировать задачами и не перегружать себя. Когда вы запланировали массу всего и многое не выполнили, часто наступает разочарование, выгорание. Человек начинает винить себя за неудачу и теряет энергию. Так нельзя! Надо реально оценивать свои силы и ментальные ресурсы. Стремитесь к балансу. Мне кажется, сложнее всего перфекционистам. Им же нужно сделать все идеально. А ресурсы у них такие же, как и у всех людей, – ограниченные. Тут надо работать с собой. И, возможно, при помощи специалистов.
Важно договориться с собой. И понимать, что сейчас нужно бизнесу, какие ресурсы требуются для решения важных задач. У меня такой подход: в первую очередь делать то, что актуально для компании в настоящий момент, во вторую – текущие дела. Дополнительными проектами заниматься, когда есть возможность и силы, временные и энергетические ресурсы. Не всегда все зависит от нас.
Важно проявить желание и начать тренировать этот навык. Из-за развития диджитал-технологий, социальных сетей у нас сформировалось клиповое мышление. Мы не можем сосредоточить свое внимание на чем-то одном достаточно долго, так как вокруг огромное количество отвлекающих факторов. Зная проблему, ее проще решить.
Используйте технику Pomodoro: выделите 25 минут на определенный проект и займитесь им, спустя 5 минут расслабьтесь, вернитесь к работе, опять устройте перерыв. Так вы натренируете сосредотачивать внимание, которое позволяет с головой погружаться в дело. А как известно, если одно и то же действие повторять постоянно, оно войдет в привычку.
Важно научиться переключать внимание. Я думаю, в наше время это более важный навык, чем умение работать в режиме многозадачности. И овладеть им может только сам человек без чьих-либо наставлений. Это его личная внутренняя тренировка. Нужно научиться сосредотачиваться, выполнять одну задачу и потом переключать внимание на следующую.
Прежде всего нужно понимать цель: для чего человеку уметь концентрироваться на нескольких вещах? Научным путем установлено: многозадачность снижает нашу эффективность (хотя кажется, что в таком режиме успеваешь больше). Плюс нам требуется гораздо больше энергии для того, чтобы поддерживать несколько процессов одновременно.
Можно сравнить многозадачность с компьютером, где открыто сразу несколько вкладок или «тяжеловесных» программ, которые тормозят операционную систему. Если решать все последовательно – результат можно получить быстрее.
В подтверждение своих слов хочу упомянуть два исследования. Первое, проведенное в Стэнфордском университете, доказало: способности к запоминанию, структурированию информации, скорости переключения хуже у тех, кто совмещает несколько дел сразу. Второе, организованное Американской психологической ассоциацией (American Psychological Association), установило: многозадачность отнимает до 40 % времени и повышает риск ошибок. Вывод очевиден: лучше не метаться между десятками заданий, а сфокусированно выполнять одно. Исключением являются ситуации или профессии, в которых необходимо координировать сразу несколько задач. И естественно, здесь не помешает такой навык, а его, как и многие другие, можно развить.
Я люблю совмещать в режиме многозадачности разнонаправленные занятия. Всегда можно придумать много подобных дел, когда руки заняты, а мозг при этом прокачивается. Приведу примеры многозадачности из личного опыта работающей мамы в декрете.
1. Прослушиваю аудиокниги во время кормления ребенка и смотрю обучающие видео на YouTube.
2. Записываю комментарии для СМИ на диктофон, когда гуляю с ребенком в коляске.
3. Занимаюсь йогой, пока ребенок играет рядом на коврике.
4. Веду дневник молодой мамы и в это время автоматическим массажером снимаю напряжение с воротниковой зоны (5–15 минут в день).
5. Наношу маску для волос в душе и параллельно делаю массаж специальной щеткой.
Таким образом, для того чтобы развить навык многозадачности, необходимо выписать все дела на листок бумаги и оценить важность каждого. Нужно понять, какие задания из списка можно совмещать.