Как правильно заполнять, образец
Табель учета рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент для ведения кадрового учета. Он помогает фиксировать рабочие часы сотрудников, корректно рассчитывать заработную плату и контролировать соблюдение трудового законодательства. Ошибки в заполнении табеля могут привести к штрафам. РБК Life разбирает, как его вести и какую форму стоит выбрать.
Что такое табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это официальный документ, который регистрирует количество часов, отработанных сотрудниками [1]. Его используют для расчета заработной платы, больничных, отпускных и прочих выплат [2].
Нравится РБК? Главные новости дня, эксклюзивы и аналитика ждут вас:
на радио
в подписке
в Max
в Telegram
в приложениях для Android или iOS
В Трудовом кодексе России прописано, что ведение такого табеля обязательно. За нарушения работодателя могут привлечь к ответственности [3]. Если же табель отсутствует или в нем есть ошибки, выписывают штраф:
- для должностных лиц или ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- для компаний — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
При повторном нарушении:
- для должностных лиц или ИП — от 10 тыс.до 20 тыс. руб. или запрет занимать определенные должности до трех лет;
- для компаний — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.
Кто обязан вести табель
Ведение табеля — обязательная процедура, но Трудовой кодекс не устанавливает, кто именно должен вести учет. Обычно обязанности распределяют следующим образом:
- в крупных компаниях — кадровая служба, бухгалтерия или специально назначенные сотрудники;
- в малом бизнесе — руководитель или доверенный сотрудник, например офис-менеджер;
- в организациях с гибким графиком — сам работник через цифровую систему.
Обязанность по заполнению табеля следует прописать в должностных инструкциях или локальных нормативных актах, чтобы избежать разногласий при проверке [4].
Чем табель отличается от графика смен
Речь идет о разных документах.
- График смен — это план, где указывают даты и время выхода сотрудников на работу. Составляется заранее, в него легко внести корректировки.
- Табель учета рабочего времени — это отчетный документ, в котором фиксируют фактически отработанные часы. Все изменения нужно вносить и подтверждать подписью; по общему правилу документ хранят не менее пяти лет [5].
Разберем на примере. Александр работает в кофейне. Владелец заведения разрешил самостоятельно контролировать порядок смен. Для этого рядом с кассой лежит специальная тетрадь, в которую все записывают карандашом. Если у кого-то неотложные дела, можно договориться с другим бариста и изменить график. При этом табель учета рабочего времени владелец ведет отдельно. Он отмечает, кто работал по факту, и хранит документы у себя.
Формы табеля учета рабочего времени
Утверждены две основные формы — Т-12 и Т-13 [6], [7]. Однако работодатели вправе использовать и другие, если те соответствуют требованиям законодательства.
- Форма Т-12: первый раздел фиксирует рабочее время, а второй используют для подсчета зарплаты. Чаще применяют при ручном ведении учета.
- Форма Т-13 разработана для автоматизированного учета. Ее используют в таких программах, как 1С и СБИС, а также в электронных таблицах (Google Таблицы, Excel). При стандартном графике форму заполняют раз в месяц, при сменном — ежедневно. Если организация использует электронный документооборот (ЭДО), табель можно подписывать онлайн с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) [8].
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Основные обозначения кодов, которые используют при заполнении:
- Я — работа в дневное время;
- Н — работа в ночное время;
- ОТ — основной оплачиваемый отпуск;
- В — выходные и праздничные дни;
- ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни;
- РВ — работа в выходные и праздничные дни;
- С — сверхурочная работа;
- К — командировка;
- ПР — отсутствие на работе без уважительной причины;
Работодатель вправе дополнительно вводить свои коды, если их утвердили внутренними нормативными актами.
Образец табеля учета рабочего времени
Используйте специальную форму для правильного оформления табеля.
Как заполнить табель учета рабочего времени
- Внесите всех сотрудников. Учитывают данные штатных работников, удаленных сотрудников и внешних совместителей. Укажите ФИО, точные должности.
- Заполняйте табель ежедневно или в конце месяца. Способов учета два: первый — сплошной, указываются все явки и пропуски; второй — выборочный, учитываются исключительно отклонения от графика.
- Используйте специальные коды. Применяйте обозначения формы Т-12 или сокращения, утвержденные внутренним приказом компании.
- Подсчитайте общее количество рабочих часов. Учитывайте переработки и ночные смены.
- Подпишите документ. В конце табель подписывает руководитель или ответственный сотрудник. Документ передают в бухгалтерию для дальнейшего использования и хранения.
Разберем на примере. Компания «Дельта» ведет табель по форме Т-13. Руководитель отдела ежедневно вносит информацию о посещаемости сотрудников через 1С. Так получилось, что в один из дней менеджер Ольга не явилась на работу, при этом заранее никого не предупредила и на звонки не отвечала. Руководитель отметил это как пропуск. Оказалось, Ольга попала в экстренную операцию и не могла выйти на связь. Как только руководитель получил медицинскую справку в качестве подтверждения, в табель внесли изменения.
Главное о табеле учета рабочего времени
- Табель учета рабочего времени — обязательный документ по трудовому законодательству России. Нужен для корректного расчета зарплаты, больничных и отпускных.
- За нарушение ведения табеля предусмотрены штрафы для должностных лиц, ИП и компаний.
- Ответственные за ведение табеля распределяются в зависимости от размера организации: кадровая служба, бухгалтерия или руководитель в малом бизнесе.
- Формы табеля: Т-12 (ручной учет) и Т-13 (автоматизированный учет). Допускаются и другие варианты, если соответствуют закону.
- Табель заполняют одним из двух способов — учитывая все выходы на работу и пропуски или внося только отклонения от графика.
Читайте также:
Краснов запросил антикоррупционную проверку сестры «золотой судьи»
Касперская рассказала о разговоре с главой РКН о причинах сбоя у банков
РЖД выставили на торги небоскреб в «Москва-Сити» за ₽280 млрд