Прошу обратить Ваше внимание, что в данной статье все указанные события, примеры, ссылки являются вымышленными, все совпадения фамилий, должностных лиц, названий населенных пунктов, компаний являются случайными.
Всё ниже написанное основано на моем личном опыте и опыте моих некоторых коллег, является моим частным мнением, которое я не пытаюсь никому навязывать.
Надеюсь, что данная статья покажется кому-то интересной и будет полезной.
Более подробно все темы, связанные с построением комплексной безопасности описаны в моей книге «Комплексная безопасность компании», которую можно заказать у автора.
Все желающие могут поддержать автора донатом!
Если статья понравилась – поставьте ЛАЙК!
ПРОПУСКНОЙ РЕЖИМ.
В прошлой статье мы рассмотрели, что необходимо для организации физической безопасности компании – это «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме», технические средства, построение организационно-штатной структуры. Рассмотрим теперь практические мероприятия по организации физической безопасности.
Пропускной режим является одним из основных элементов обеспечения физической безопасности компании и определяет:
· порядок прохода на территорию охраняемого предприятия и в его отдельные помещения людей и выхода их обратно, въезда и выезда автомобильного и другого вида транспорта;
· порядок перемещения товарно-материальных ценностей.
Как уже описывалось выше, в положении «О пропускном и внутриобъектовом режиме» должно быть подробно описаны все правила прохода на территорию людей и выхода с территории, а также перемещение ТМЦ, его учет, хранение сведений о перемещаемом ТМЦ, порядок перемещения различных предметов и материалов, в том числе личного пользования.
Без выстраивания в компании четкой системы пропускного режима невозможно обеспечить другие направления безопасности, а именно экономическую и информационную. При этом, конечно, от особенностей охраняемого объекта, его размеров, функций, специфики бизнес-процессов зависит и порядок обеспечения его физической безопасности.
Работа подразделения охраны по соблюдению пропускного режима создает необходимый барьер при попытках хищений, различных мошеннических действий, перемещения информации составляющей коммерческую тайну. Кроме того, при правильно организованной работе от подразделения охраны служба безопасности получает значительный объём важной информации. Ежедневный контроль и фиксация перемещения ТМЦ позволяет провести полностью обоснованную, подтвержденную документами проверку поступления, учета и списания ТМЦ.
Можно привести бесконечное множество примеров, когда правильно организованная работа охраны по соблюдению пропускного режима помогла выявить и пресечь различные мошеннические схемы хищения ТМЦ.
Так в одной крупной компании на протяжении всего существования пропускной режим на объектах осуществлялся формально, отсутствовали утвержденные правила перемещения ТМЦ, людей, автотранспорта.
После введения строгой пропускной системы охрана стала фиксировать все ТМЦ, поступающие на объект, а бухгалтерия стала принимать к учету первичные документы только с отметкой СВК «груз просчитан».
Сразу выявилась схема, при которой завышались нормы расхода строительных материалов, а излишки на объект просто не завозились.
Когда стало невозможно ТМЦ физически не завозить на объект (иначе такие поставки немедленно попадали в поле зрения СБ и бухгалтерии), то на объектах стали скапливаться значительные излишки ТМЦ (чего ранее никогда не было) и схема была полностью раскрыта.
Давайте рассмотрим более подробно процесс организации пропускного режима на примере крупной производственной компании.
Документация КПП, необходимая для организации работы.
Кроме положения «О пропускном и внутриобъектовом режиме» для сотрудников охраны необходимо разработать инструкцию «О порядке несения службы на постах службы внутреннего контроля», в которой отразить следующие вопросы:
· список необходимой документации поста и порядок ведения.
- журнал приема-сдачи дежурства - заполняется начальником смены охраны, в нем описываются происшествия за смену, выявленные недостатки, общее количество досмотренного транспорта по видам, время и количество обходов территории с результатами, фактическое количество и состояние взятых под охрану объектов исправность средств связи, тревожной сигнализации, исправность имущества и оборудования поста, информация о проведенном инструктаже.
- журнал учета перемещения транспорта, в который вносится сведения о времени въезда и выезда а/м, марка и госномер, ФИО водителя, перевозимые ТМЦ и сопроводительные документы к ним, если транспорт сторонней организации, то данные СТС и водительского удостоверения водителя.
- журнал учета посетителей - ведется в строгом соответствии с имеющимися графами. Внесение посетителей в журнал и пропуск на территорию объекта осуществляется согласно основаниям, определенных положением.
- журнал учета вноса-выноса личных вещей ведется для учета перемещения личных вещей, с целью исключения хищения имущества компании.
- журнал приема-сдачи помещений под охрану ведется с целью разграничения ответственности за охрану помещений, выявления виновных в нарушении режима сдачи под охрану.
- опись имущества поста – находится на каждом посту, включает в себя все имущество компании, находящееся в помещении поста.
- наблюдательное дело с копиями документов на ввозимые/вывозимые ТМЦ – при фиксации перемещения ТМЦ все сопроводительные документы на груз, после записи в журнал копируются и скапливаются в накопительное дело.
· Порядок приема-сдачи дежурства, в котором описывается действия сменяющейся и заступающей смены.
· Порядок сдачи под охрану ТМЦ, помещений, складов, другого имущества.
· Порядок вноса и выноса ТМЦ, не являющегося собственностью компании (например инструмент подрядных организаций).
· Порядок перемещения транспорта, где подробно описываются действия охраны.
· Порядок допуска на территорию контролирующих и надзорных организаций.
· Порядок патрулирования территории.
· Порядок доклада о ходе несения службы и происшествиях.
Проход и выход с охраняемой территории людей.
При установлении пропускного режиме основанием для прохода (проезда) людей на территорию предприятия и выхода (выезда) обратно должны стать электронные пропуска системы СКУД.
Введение пропусков позволит обеспечить автоматизацию при проходе людей через КПП, провести анализ прихода-ухода сотрудников, обеспечит контроль за обоснованностью и правильностью ведения табелей учета рабочего времени, исключит несанкционированный проход на территорию лиц не являющихся сотрудниками компании.
Исходя из практического опыта считаю необходимым введение трёх видов пропусков – постоянные, временные и разовые.
Постоянный пропуск - выдаётся сотрудникам компании на основании приказа о приёме на работу. На пропуске указывается номер, ФИО сотрудника, подразделение и должность, а также фотография лица, которому он выдан.
Временный пропуск - выдаются лицам, не входящим в постоянный персонал компании на период их временной работы. Такие пропуска выдаются сотрудникам подрядных организаций, выполняющих работы согласно договору на территории компании, а также лицам, проходящим производственную практику.
Разовые пропуска - выдаются лицам (на одно лицо), прибывшим в компанию, которые дают право входа на территорию и выхода только один раз - в день выдачи пропуска.
В положении «О пропускном и внутриобъектовом режиме» обязательно устанавливается ответственность за утерю и передачу другому лицу своего пропуска, а также за попытку прохода на территорию по чужому пропуску.
Все сведения о выданных постоянных и временных пропусках необходимо фиксировать в специальном журнале, куда в обязательном порядке вносятся следующие сведения: дата выдачи и номер пропуска, ФИО, основание выдачи пропуска, подразделение и должность, для временных пропусков – организация, в которой работает сотрудник.
Все посетители, получающие разовый пропуск фиксируются в журнале учета посетителей, где указывается дата посещения, ФИО, паспортные данные, цель визита.
Кроме того, в данном положении необходимо внести пункт о добровольном предъявлении к осмотру вносимых и выносимых личных вещей по первому требованию сотрудника охраны.
При проносе на охраняемую территорию личных вещей, их необходимо фиксировать в специальном журнале, для исключения попыток выноса имущества компании.
В целях обеспечения информационной безопасности компании отдельно необходимо регламентировать перемещение различной компьютерной техники, накопителей, их несанкционированное использование.
Необходимо запретить без соответствующего разрешения выносить за территорию объекта USB – накопители, выданные работнику для выполнения им служебных обязанностей или отдельных поручений, а также без соответствующего разрешения проносить на территорию компании и подключать в локальную сеть личный компьютер, ноутбук, планшет, USB – накопители, модем, WIFI – роутер, маршрутизатор, коммутатор и другую аналогичную оргтехнику.
Проезд и выезд с охраняемой территории автотранспорта и перемещение ТМЦ.
Сохранность имущества компании, недопущение нанесения ущерба, пресечение попыток мошеннических действий путем хищения ТМЦ, является одной из важных задач СБ в целом, и работа охраны по контролю перемещения ТМЦ помогает ее обеспечить.
В этих целях в положении необходимо разработать четкий порядок въезда и выезда автотранспорта с ТМЦ и без него, порядок действий охраны по фиксации автотранспорта, водителей и перемещаемого ТМЦ.
На пакете первичных документов для любого перемещения ТМЦ через КПП необходимо ставить отметку охраны (печать), например «груз просчитан». Это исключает возможность дальнейших манипуляций с документами.
Без данной отметки бухгалтерия не должна принимать к учету первичные документы. Данный порядок должен быть закреплен в регламенте по учету ТМЦ и положении «О пропускном и внутриобъектовом режиме».
Весь автотранспорт как въезжающий, так и выезжающий подлежит досмотру, проверке перевозимого ТМЦ на предмет соответствия с сопроводительными документами по наименованию и количеству. Если полную проверку проводить с каждым автомобилем невозможно (большой поток, много наименований груза и т.д.), то необходимо выборочно осуществлять полную проверку автомашин.
Рассмотрим порядок организации работы охраны в данных направлениях.
Въезд автотранспорта без ТМЦ:
Въезд а/м без ТМЦ может осуществляться для погрузки и вывоза ТМЦ с территории предприятия, проезда специализированной техники для выполнения различного вида работ (например, строительная, уборочная, мусорная техника), проезд а/м различных спасательных и правоохранительных организаций (скорая, пожарная, полиция и т.д.).
Любую технику необходимо фиксировать в журнале въезда-выезда, где указывать время проезда, марку а/м, г/н, ФИО водителя, основание.
Если а/м прибыла под погрузку ТМЦ, либо для выполнения каких-либо работ, то необходимо получение пропуска на въезд. Пропуск готовит либо специализированная служба (например отдел логистики) либо охрана по письменной заявке заинтересованного подразделения.
Конечно, любой въезжающий и выезжающий автотранспорт подлежит полному досмотру. Если имеется ТМЦ сторонней организации, которое не планируется передавать на объект, оно должно быть внесено в отдельный журнал.
После выезда а/м с территории пропуск подшивается в наблюдательное дело для хранения и анализа.
При прибытии спасательных подразделений и правоохранительных органов также указывается основание для прибытия, пропуск не выписывается.
Выезд автотранспорта без ТМЦ.
Выезд автотранспорта должен осуществляться по той же схеме, что и въезд, с фиксацией времени выезда. Заинтересованная служба, оформлявшая пропуск на въезд, должна оформить разрешение на выезд согласно установленного образца. Данные разрешения также подшиваются в наблюдательное дело.
Въезд автотранспорта с ТМЦ
Также как и любой а/м, автотранспорт с ТМЦ должен получить пропуск на въезд.
В журнале учета автотранспорта указывается кроме всех необходимых сведений, перечисленных выше, контрагент, от которого происходит перемещение, наименование и количество груза, а также копируются сопроводительные документы на груз, которые подшиваются в наблюдательное дело.
При проверке груза необходимо сверить с первичными документами его наименование и количество. После проверки ставится отметка «груз просчитан» (на УПД или ТТН).
К окончанию смены все сведения о поступивших ТМЦ должны быть внесены в таблицу формата Excel для облегчения в последующем процесса анализа.
При выезде после разгрузки автомобиль подлежит досмотру. Выезд осуществляется после оформления разрешения на выезд. Данная процедура позволяет исключить самовольный выезд автотранспорта, когда еще не закончено оформление ТМЦ, или не соблюдены все необходимые процедуры.
Выезд автотранспорта с ТМЦ.
При выезде автотранспорта с ТМЦ также проводятся вышеперечисленные процедуры по фиксации всех необходимых сведений об автомобиле, водителе, грузе, маршруте следования.
Кроме всего необходимо в обязательном порядке максимально полно зафиксировать сведения о водителе, в случае использования наемного транспорта, т.к. возникает значительные риски утраты груза, в том числе с использованием мошеннических схем и очень важно на 100% обеспечить идентификацию водителя.
Для этого обязательно копируется СТС на транспорт, водительское удостоверение и паспорт водителя, а также доверенность на получение груза.
Как и в случае с поступлением ТМЦ, максимально полно проверяется соответствие груза сопроводительным документам, на документах ставится штамп «груз просчитан». Первичные документы потом должны вернуться в бухгалтерию обязательно с данной отметкой. Её отсутствие является сигналом, который необходимо обязательно проверить.
Сведения о вывозимом ТМЦ также необходимо к окончанию смены внести в журнал учета перемещения ТМЦ в формате Excel.
О методах анализа, направленных на выявление, пресечение и профилактику мошеннических схем хищения ТМЦ, мы поговорим немного позже в разделе «Экономическая безопасность». Для качественного выполнения данной задачи необходимо наличие максимально полных и достоверных сведений, получаемых от подразделения, осуществляющего обеспечение физической безопасности компании.
Поэтому важно обеспечить постоянный контроль за работой охраны, начиная с инструктажа заступающего наряда и заканчивая порядком приема-сдачи дежурства. Для этого все обязанности смены максимально полно фиксируются в инструкции по действиям дежурной смены при обеспечении выполнения мероприятий, утвержденных положением «О пропускном и внутриобъектовом режиме».
ВНУТРИОБЪЕКТОВЫЙ РЕЖИМ.
Внутриобъектовый режим представляет собой совокупность мероприятий и правил, определяющих порядок выполнения лицами, находящимися на территории охраняемого объекта, установленных требований по сохранности ТМЦ, правил внутреннего трудового распорядка, порядка нахождения на территории посетителей, требований пожарной безопасности и других мер, направленных на обеспечение физической безопасности компании.
В положении «О пропускном и внутриобъектовом режиме» должны быть подробно зафиксированы следующие вопросы:
· распорядок работы цехов и производственных участков, лабораторий, отделов и складов, согласно правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР), продолжительность рабочего времени и обеденного перерыва, порядок входа (выхода) рабочих и служащих на территорию (с территории) в рабочее время и другие вопросы, относящиеся к правам и обязанностям работников на предприятии.
· правила передвижение сотрудников, посетителей и автотранспорта по территории охраняемого объекта.
· порядок получения разрешения для работы в выходные и праздничные дни на территорию предприятия.
· порядок сдачи под охрану рабочих кабинетов, помещений, складов и других мест, где имеются ТМЦ, требующие взятие под охрану.
· требования по соблюдению пожарной безопасности персоналом (например курение в отведенных местах, запрет на загромождение запасных пожарных выходов, порядок ведения сварочных и других работ, связанных с повышенной опасностью).
· порядок дополнительного ограждения мест опасных для жизни людей (трансформаторы, электрораспределительные устройства).
· порядок нахождения на территории подрядных организаций.
· требования о запрете фото, видео съемки и аудиозаписи без специального разрешения.
· порядок действия сотрудников охраны и должностных лиц при возникновении ЧО и ЧС (или их риска возникновения).
Контроль за соблюдением правил внутриобъектового режима позволяет обеспечить соблюдение трудовой дисциплины на предприятии, сохранность имущества компании, выполнение требований пожарной безопасности. Мероприятия по соблюдению внутриобъектового режима вносят свой значительный вклад в соблюдение информационной безопасности.
Данные задачи решаются двумя способами.
Первый — это периодическое патрулирование территории сотрудниками охраны с четко регламентированными действиями и маршрутами, составленными таким образом, чтобы охватить наиболее значимые участки территории с точки зрения обеспечения безопасности.
Второй – это использование технических систем контроля. Это сигнализации, различные датчики, видео и аудио записи камер наблюдения, системы контроля периметра и многое другое.
В ходе ежедневной работы по внутриобъектовому режиму сотрудники охраны получают огромное количество разнообразной информации общаясь с персоналом и находясь непосредственно на территории. Важно сбор данной информации поощрять, анализировать и грамотно её использовать.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ РУКОВОДСТВА КОМПАНИИ.
Необходимость обеспечения охраны первых лиц компании возникает исходя из многих факторов. Это может быть и желание самих первых лиц, и реальные угрозы жизни и здоровью, профилактические либо имиджевые мероприятия.
Но кроме вышеперечисленных условий начала обеспечения безопасности руководства и собственников бизнеса есть и мероприятия, которые необходимо проводить на рабочем месте данных руководителей.
Во-первых, желательно (при возможности) физически отделить сектор, в котором находится руководитель. Это может быть, например дверь с автоматическим открыванием, оборудованная системой видеонаблюдения. При необходимости секретарь после согласования пропускает посетителя.
Во-вторых, необходимо разработать четкую инструкцию для охраны и секретаря (ассистента, помощника и т.д.) руководителя, в которой определить порядок согласования возможности прохода посетителей к данным лицам.
В-третьих, необходимо ограничить возможность посещения сотрудниками данных руководителей без предварительного согласования.
И конечно приемная и подходы к ней должны находится под постоянным видеонаблюдением, с выводом изображения к охране.
Рассматривать более серьёзные варианты обеспечения безопасности первых лиц мы больше не будим, так как варианты их применения зависят от конкретных факторов, желания руководства и финансовых возможностей компании.
МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ РАБОТЫ ОХРАНЫ.
Для организации успешной и эффективной работы подразделения охраны необходимо организовать полный контроль за работой подразделения и понятную мотивацию.
Для организации контроля необходимо решить следующие задачи:
· На основе положения «О пропускном и внутриобъектовом режиме» разработать подробную инструкцию по работе сотрудников охраны.
Наличие максимально полной инструкции удобно и для сотрудников, и для руководителя. Сотрудники, изучив и четко выполняя требования, будут знать круг обязанностей, порядок своих действий и понимать, что эти требования не будут зависеть от настроения руководителя или других факторов. Руководителю удобно требовать выполнение конкретных, четко сформулированных действий от подчиненных.
· Руководитель подразделения охраны должен ежедневно осуществлять самостоятельно процесс приема-сдачи дежурства, на котором проводить необходимый инструктаж, проверять заполнение всех документов, наличие и работоспособность технических средств.
· Для руководства дежурной сменой должен быть назначен руководитель (начальник смены, старший охранник), который распределяет обязанности в смене, следит за соблюдением правил организации работы охраны, несет персональную ответственность за организацию работы в смене.
· Периодически с личным составом охраны необходимо проводить практические занятия по знанию положения «О пропускном и внутриобъектовом режиме» и действиям охраны по его соблюдению.
· Руководитель подразделения охраны должен регулярно проводить плановые и внеплановые проверки работы охраны.
· Руководитель службы безопасности регулярно должен проверять работу руководителя охраны и сотрудников по соблюдению данных требований.
Мотивация сотрудников охраны
Системы мотивации разработаны самые различные, их бесконечное множество, поэтому описывать их и вникать в плюсы и минусы не будем.
Так как в данном труде я описываю свой опыт, то соответственно вкратце опишу основные принципы своей системы мотивации:
· комфортный психологический климат в подразделении.
В настоящее время всё пытаются переложить на денежные и другие материальные блага. Считаю это очень важным, но не основным мотивационным инструментом. Например, важно чтобы сотрудники охраны (и не только) чувствовали реальную защиту при выполнении своих обязанностей, недопустимость проявления грубости в отношении них, предъявление несправедливых обвинений и необоснованных наказаний.
Это крайне важный вопрос, иначе сотрудники махнут рукой на принципиальность и ответственность при выполнении своих обязанностей.
· Справедливость и обоснованность поощрений и наказаний.
Все поощрения и наказания должны быть максимально освещены, все должны понимать за что их получают. Это крайне важный воспитательный момент.
Требования ко всем без исключения сотрудникам должны быть одинаковыми.
· Система премирования.
Вы спросите, а как же система штрафов, удержаний и лишения премий? В моей системе такие меры отсутствуют. Считаю, лишая человека части заработной платы (кстати очень небольшой), на которою он рассчитывает мы получаем в подразделении нелояльного человека. Поэтому в качестве наказания я всегда использую беседы, устные предупреждения и увольнение, если сотрудник по каким-либо причинам (не желает, не может) не выполняет определенных требований.
Вместе с тем премирование сотрудников охраны очень важный процесс. Необходимо всегда поощрять выявление серьёзных нарушений, получение различной информации, готовность в случае необходимости выйти на подработку и т.д.
При этом вовсе необязательно давать значительные премии, важно, что сотрудник видит необходимость своей работы и её оценку. В своей практике я обычно за каждый такой случай премировал в размере 1000-1500 рублей.
Придя на работу в крупную компанию, я столкнулся с катастрофическим некомплектом в охране до 60%. Осуществив весь комплекс мероприятий по налаживанию работы, построения системы мотивации, устранился некомплект и стояла очередь желающих попасть на работу в данное подразделение.
Подводя итог рассмотренных нами практических мер по организации обеспечения физической и кадровой безопасности, мы подготовили платформу для рассмотрения мероприятий по обеспечению экономической безопасности компании.