2466 подписчиков

Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2026 году

6 апреля6 апр

12 мин

Работодатели обязаны вносить записи в трудовую книжку бумажного формата, если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа. Ожидается, что от бумажных ТК полностью откажутся в ближайшие годы, но пока что обе версии трудовой имеют равную юридическую силу. В статье расскажем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в 2026 году. Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведется новая или уже оформленная ТК. Правильно, если записи в трудовую вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учет, хранение и выдачу ТК. Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник пер

Оглавление

Как и кем в трудовую книжку вносятся записи
Когда необходимо делать записи в трудовых книжках
Как правильно вести учет трудовых книжек

В статье расскажем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в 2026 году.

Как и кем в трудовую книжку вносятся записи

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведется новая или уже оформленная ТК. Правильно, если записи в трудовую вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учет, хранение и выдачу ТК.

Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник перешел на электронный формат, то в бумажной трудовой книжке должна быть специальная «закрывающая» запись. При ее наличии новый работодатель уже не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях сотрудника.

В 2026 году записи могут быть внесены разными способами:

вручную;
с помощью специального принтера;
комбинированным способом (частично вручную, частично — печатным способом);
вручную с использованием штампов и аналогичных приспособлений.

Работодатели-ИП вносят записи в трудовые книжки своих сотрудников так же, как и работодатели-юрлица. Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий.

Что нужно знать о МРОТ в 2026 году

Александра Кадынцева

Когда необходимо делать записи в трудовых книжках

Правильно вносить записи в трудовую книжку только при определенных кадровых событиях. Здесь работодателям следует ориентироваться на Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н (действителен до 1 сентября 2027), утверждающий порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этот документ подробно расписывает случаи, когда в бумажную ТК необходимо внести запись:

прием нового сотрудника на работу;
увольнение;
постоянный перевод на новую должность;
получение работником второй и последующей профессии/специальности;
повышение квалификации сотрудника;
изменение наименования должности, которую занимает сотрудник;
награждение работника за профессиональные успехи и достижения.

Кроме того, если в период работы сотрудника изменилось название организации, являющейся текущим работодателем, эти изменения также необходимо отразить в ТК. Любые другие записи (например, о выговорах и замечаниях, временных переводах) в трудовую вносить не нужно.

Как правильно вести учет трудовых книжек

Работодатель должен вести учет трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учета бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек. В соответствии с п. 40 Приказа № 320н обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.

Правильно, чтобы учетом ТК занимался отдел кадров или сотрудник, ответственный за кадровые документы. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу бухгалтерии.

Кадровый учет в организации

Дарья Алексеева

Какие бланки бумажных трудовых использовать в 2026 году

С 2024 года новые бланки трудовых книжек может производить не только Гознак, но и любое другое предприятие, соответствующее определенным требованиям. Список таких производителей опубликован на сайте Гознака.

Менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно, и если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца, то работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке.

Если же возникает необходимость оформить дубликат в случае потери старой книжки, тут уже возможны варианты: можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца.

Как правильно заполнить ТК при ее оформлении

Оформление бумажной трудовой книжки «с нуля» может потребоваться только в том случае, если сотрудник утратил свой документ и попросил работодателя сделать дубликат. Порядок заполнения трудовых книжек прописан в Приказе Минтруда № 320н. В случае оформления ТК можно обратиться к Главе 5 указанного приказа «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Основные правила звучат так:

на титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению;
даты правильно указывать в цифровом формате (например, «01.03.2026»), а не в словесно-цифровом;
записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.

Титульный лист правильно заполнять в следующем порядке:

1. ФИО и дата рождения. Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придется обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

2. Образование. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нем указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

3. Профессия, специальность. Профессию, специальность и квалификацию правильно указывать в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нем содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

4. Подпись сотрудника.

5. Дата заполнения.

6. Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.

7. Печать организации.

Как правильно сделать запись о приеме на работу

Особенность внесения сведений о приеме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращенное наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приема на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приеме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Заполнение сведений по удаленному сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удаленке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Автоматизируйте процессы кадрового делопроизводства с Астрал iКЭДО
Сервис поможет внедрить КЭДО в организации и обеспечить работников необходимыми техническими средствами, включая электронные подписи. Подробнее

Как правильно сделать запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приеме на работу.

В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Увольнение по соглашению сторон в 2026 году: риски для работодателя

Евгения Мемрук

Как правильно внести запись о постоянном переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешел в другое структурное подразделение или перевелся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае нужно сделать запись в трудовой книжке по такому формату:

номер записи (графа 1);
дата перевода (графа 2);
место работы и должность, на которые был переведен сотрудник (графа 3);
ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

При переходе на ЭТК запись в трудовой оформляется почти так же, как при любой другой записи в ТК. Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении.

Правильно сделать запись в следующем порядке (в соответствующие графы):

Номер записи.
Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
Текст «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)», ФИО и подпись начальника и сотрудника.
«Заявление от (число, месяц, год)», печать.

Кроме того, соответствующую пометку необходимо сделать в журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, а работу с ними организовать с помощью специальных сервисов.

Как правильно изменить запись о ФИО в бумажной трудовой

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, дату выдачи и орган, выдавший документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачеркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остается места для указания измененной фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачеркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку.

Как правильно изменить запись об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачеркивания.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может сделать правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приеме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приеме сотрудника на работу, его перевода или увольнения.

Не существует четкого перечня документов, необходимых для исправления ошибок, допущенных предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, правильнее сделать дубликат ТК.

Для этого требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

запись об увольнении или переводе признана недействительной;
трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы, ТК испачкана, обгорела и другое).

При исправлении ошибок правильно руководствоваться тем же Приказом Минтруда № 320н, в частности, главами 2 и 3.

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждет наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Архивное хранение электронных документов