Все удачные предприятия похожи между собой, каждое неудачное - совершило свой набор ошибок.
Коротко о том, на что похожи некоторые предприятия, если сравнивать их с таким "предприятием" как вылазка на природу.
Это может быть пикник
Группа единомышленников, принимающих решения вместе, учитывающих мнение каждого, собирающихся традиционно по воскресеньям в парке, в одном и том же излюбленном месте :).
В один ужасный воскресный день обнаруживают, что их место занято другой дружной группой.
Что за этим последует? Сегодня можно посидеть и в другом месте. А если ситуация повторится в следующий выходной? В третье воскресенье попробовать прийти раньше, чтобы занять привычное место. А если в четвертое воскресенье «те» придут еще пораньше? Может начаться война на выживание друг друга с этого места.
А еще парк могут закрыть :(.
Даже если ваше предприятие маленькое и внутри все отлажено, нужно следить за изменениями во внешней среде: конкуренты, законы, появление на рынке новых продуктов и пр.
Это может быть охота на кабанов
Группа подготовленных, выносливых людей, за большие деньги, вертолетами, в сопровождении егеря… Все серьезно :).
Но участники группы не знают местность, и полагаются на чужие знания, за которые заплатили. А чужие знания остаются в чужих головах. И если с егерем что-то случится, то вот они уже и не охотники, а дичь :(.
Нужно срочно «сгребать в кучу» все, что знает каждый из них и быстро разрабатывать план по выходу из лесной глуши. Возможно выход будет найден только после долгого блуждания в лесу.
Если основное хранилище информации на предприятии – память работников, то при смене кадрового состава структура рабочих процессов будет меняться. Многое будет начинаться «с нуля».
Это может быть туристический поход из пункта А в пункт Б
Группа туристов с рюкзаками, в которых все необходимое. С собой рация для связи с базой, на которой есть инструктор и спасатели. Старшим группы выбран самый активный турист, у которого где-то с собой есть карта маршрута и компас, но он не помнит где, и вообще все это не важно :).
К вечеру, уставшие и довольные собой – прошли много, погода замечательная - звонят на базу, чтобы узнать, где они находятся… Долгое подробное описание окружающей местности, подтверждение пройденного пути фотографиями в телефонах, наконец дает понять инструктору, что группа «несколько отклонилась от намеченного пути» и поход до пункта Б продлится теперь на один день больше. Прежние ориентиры на местности больше не помогут, маршрут нужно прорисовывать от новой точки; запасы нужно экономить; а услуги инструктора обойдутся дороже :(.
Для принятия управленческих решений недостаточно анализа ежемесячных отчетов (даже если эти отчеты готовы к пятому числу), необходимы также предварительное планирование, пооперационный контроль, оперативные отчеты.
Что дает предприятию финансово-информационная система (ФИСП)
Финансово-информационная система обеспечивает:
Планирование = карта, на которой отмечен маршрут.
Отслеживание изменений в законодательстве = следим за прогнозом погоды.
Контроль = компас, по которому сверяем каждый шаг до того, как его сделать.
Учет и отчетность = ведем дневник путешествия, делаем фотографии.
Вся информация документируется и содержится в учетных базах = если кто-нибудь покинет группу, остальные смогут быстро перестроиться и продолжать путь.
Анализ отчетности = сверка по пути с ориентирами на местности. Если рельеф изменился, возможно, пора менять маршрут.
По сути, это знания о том, какие действия необходимо совершать на своем рабочем месте каждому работнику в каждый момент времени.
«Технология изготовления» продукта предприятием в целом:
- отдел снабжения знает, сколько, чего и когда он должен закупить для производства и в какую сумму нужно уложиться;
- цех знает, сколько, чего, когда и какого качества он должен произвести;
- отдел продаж знает, сколько денег должно поступать на счет в течение определенного периода;
- руководитель принимает решение о совершении действия, которое идет не по плану, до совершения этого действия и узнает о срыве любого процесса в течение нескольких минут;
- бухгалтерия получает задокументированную информацию о происходящем не позже следующего дня и может предоставлять оперативные отчеты.