SPAM (от spiced ham — «острая ветчина») назывались консервы из свинины со специями. Чтобы сбыть гигантские запасы, компания Hornel Foods Сorporation запустила масштабную рекламную кампанию. Слово SPAM мозолило всем глаза — оно было везде: в витринах магазинов, на автобусах и трамваях, в газетах и журналах.
Когда несколько десятилетий спустя в компьютерной сети появилось множество одинаковых сообщений с рекламой финансовой пирамиды, люди тут же вспомнили историю консервов SPAM. Так спамом стали называть назойливые рекламные рассылки.
2 октября — день рождения электронной почты. Спам — одна из её негативных сторон. Однако настроение нам могут испортить не только рекламные рассылки, но и рабочие письма. Как вести деловую переписку так, чтобы она была конструктивной и приятной всем адресатам?
Вот несколько правил
Указывать тему письма
Заголовок помогает найти письмо в электронном ящике и сориентироваться получателю.
Не ставить в копию адресатов, которым нет надобности участвовать в переписке
Писать коротко и по делу, нейтрально и деликатно
Сообщить точный срок, когда ждёте ответа или результата
«Срочно» и ASAP — размытые формулировки.
Форматировать текст
Разбивать на абзацы. Не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом.
Подписывать письма, создать шаблон подписи
Прикладывать все нужные файлы и документы к одному письму
Отправлять письма в рабочее время
И отвечать на почту в разумные сроки, желательно в течение рабочего дня, в крайнем случае — за сутки.
Не отправлять отдельным письмом «спасибо» и «пожалуйста»
Поблагодарить можно в следующем письме с информацией.
Друзья, соблюдая эти правила, мы говорим об уважении к собеседнику и желании сохранить его время. Расскажите нам, на что ещё важно обратить внимание в рабочей переписке.
Всем нам хорошей недели и писем по делу.
***