Вопрос 1. Какие приходные и расходные документы вообще есть у бухгалтерии?
Ответ. Обычно под этим имеют в виду:
- приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);
- кассовую книгу и журналы регистрации ПКО/РКО;
- первичные документы по движению денег и ТМЦ: авансовые отчёты, накладные, акты, платежные поручения, банковские выписки и т. д.
Вопрос 2. Какой у них срок хранения по закону?
Ответ. По Перечню типовых архивных документов (приказ Росархива № 236) и 402‑ФЗ для большинства приходно‑расходных первичных документов установлен срок хранения 5 лет. Чаще всего 5 лет имеют:
- ПКО, РКО, кассовая книга, журналы регистрации кассовых ордеров;
- платежные поручения, банковские выписки с приложениями;
- накладные, акты, счета, счета‑фактуры, авансовые отчёты и др. первичка по движению средств и имущества.
Вопрос 3. С какого момента считать эти 5 лет?
Ответ. Срок хранения считают:
- с 1 января года, следующего за годом, в котором дело (том с документами) было закончено делопроизводством;
- не с даты конкретного ПКО/РКО, а с года, за который сформировано дело.
Например: дело «Кассовые документы за 2020 год» считается с 01.01.2021. Пять лет истекают 31.12.2025.
Вопрос 4. Приходные и расходные документы за какой год можно уничтожить в 2026 году?
Ответ. Если у документов 5‑летний срок хранения, то в 2026 году можно включать в акт на уничтожение дела за 2020 год, поскольку:
- срок хранения 5 лет (2021, 2022, 2023, 2024, 2025);
- к 01.01.2026 срок уже истёк.
Документы за 2021 год и позже в 2026 году ещё хранить обязательно.
Вопрос 5. Есть ли случаи, когда документы за 2020 год всё равно нельзя уничтожать?
Ответ. Да, даже если формально срок хранения истёк, документы не включают в акт на уничтожение, если:
- по этим операциям идут или ожидаются налоговые проверки, суды, споры;
- не истёк срок исковой давности по конкретным обязательствам;
- в локальных актах организации установлен более длинный срок хранения.
Вопрос 6. Как правильно оформить уничтожение?
Ответ. Стандартный алгоритм:
- провести экспертизу ценности документов (проверить сроки хранения по Перечню и номенклатуре дел);
- составить опись дел, подлежащих уничтожению;
- подготовить и утвердить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
- передать документы на уничтожение (шредер, специализированная организация) с сохранением акта и подтверждения.