Доброго времени суток.
В настоящее время на предприятиях возникает необходимость внедрения системы менеджмента качества и соответственно создание отчетов о её функционировании. Сейчас без этого никуда. Опустим что это, зачем это…раз Вы ищете как сделать отчет, значит основы СМК вам известны. Рассмотрим структуру отчета.
Итак, из чего должен состоять отчет? Внешний аудитор за основу берет стандарт ISO9001 (национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001) и указывает нам на п.9.3 «Анализ со стороны руководства».
Исходя из этого, «рождается содержание»:
Конечно, разделов может быть и больше, но точно не должно быть меньше. Названия разделов также могут быть другие, но смысловая нагрузка и содержания должны соответствовать требованиям п. 9.3 «Анализ со стороны руководства» стандартов ISO 9001/ ГОСТ Р ИСО 9001.
Отчет должен быть не только информативным, но и зрелищным (проверяющим это нравится😊). Не скупитесь на графики, диаграммы, таблички, фото, схемы.
Рассмотрим содержание разделов:
1. Общие требования к документации СМК.
Здесь указываете, что ваша СМК управляется в соответствии с установленными у вас же требованиями. Пишете каким образом или, согласно какому документу, вы управляете своей документированной информацией (разработка, согласование, утверждение, введение, изменение, отмена). Сколько актуализировано, сколько внедрено новых, сколько отменено.
Обязательно пишете вывод по каждому разделу (любого аудитора интересуют факты и выводы, корректирующие мероприятия). Вывод говорит о том, что проблема понятна и находится под контролем.
Например: Документации СМК Общества соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001(указываем актуальную версию) и ISO 9001(указываем актуальную версию). Актуализация проводится по графику, утвержденному тем-то и тогда-то.
2. Статус действий по результатам предыдущих анализов СМК со стороны руководства
Здесь указываете, насколько процентов выполнили разработанные корректирующие мероприятия по выявленным ранее проблемам. Причины невыполнения.
Вывод: Разработанные мероприятия оказались эффективными (или неэффективными)
3. Изменения во внешних и внутренних факторах, касающихся системы менеджмента качества
Здесь соответственно описываете, что вас касается, например:
Внешние факторы: санкции со стороны недружественных государств; эпидемии и т.д.
Внутренние факторы: изменение требований к внутренней нормативной документации; увольнения и т.д.
4. Анализ реализации Политики и целей в области качества
В разделе указываете всю информацию про Политику и Цели в области качества.
Отмечаете актуальность Политики или наоборот, необходимость пересмотра.
Пишите про достижения Целей в процентах (или не достижения).
Выводы о причинах недостижения Целей.
5. SWOT-анализ для Общества
Про этот раздел в п.9.3 «Анализ со стороны руководства» ISO 9001/ГОСТ Р ИСО 9001 не сказано, но аудиторы требуют его наличия.
Здесь указываются сильные и слабые стороны предприятия, возможности совершенствования и угрозы. В интернете много информации про SWOT-анализ, нет смысла повторятся.
6. Взаимодействия с потребителями (заказчики, клиенты и т.д.)
Указываете свою продукцию или услуги, их объемы, отзывы от потребителей (сколько отправили анкет, сколько в ответ получили заполненных и т.д.)
Выводы:
7. Функционирование процессов
Здесь перечисляете все задокументированные процессы на предприятие: продажи, закупки (указывается также информация по поставщикам), информационное обеспечение, управление персоналом и т.д.
Прикладываются графики результативности процессов, описываются причины изменения результативности, коррекции и корректирующие действия.
Как создать карту процесса: Карта процесса как создать | Всего и делов-то... | Дзен
Выводы:
8. Менеджмент ресурсов
Указывается информация по обеспечению ресурсами: человеческие ресурсы (укомплектованность, компетенция), инфраструктура, метрологическое обеспечение. Описывается их достаточность или недостаточность.
Графики, диаграммы.
Выводы:
9. Аудиты системы менеджмента
Информация по внутренним и внешним аудитам.
Выводы:
10. Риски
Действия в отношении рисков. Оценка рисков и возможностей по подразделениям. Выявление высоких рисков и разработка мероприятий по их минимизации.
Графики, таблицы, диаграммы.
Выводы:
11. Возможности для улучшения
Как на предприятие реализуются предложения по улучшению среды, процессов, безопасности. Какие изменения произошли и как они повлияли на систему менеджмента качества.
12. Оценка результативности системы менеджмента качества
Что повлияло на повышение результативности, что повлияло на уменьшение. Изменения результативности по сравнению с предыдущим периодом.
Вывод:
В этой статье описан общий принцип создания отчета. В ближайшее время напишу как заполнять отдельные разделы (без лишней воды, которую «льют» на курсах в сертификационных обществах).
За свою производственную деятельность я создал много отчетов, с которыми успешно проходил внешние аудиты. Чего и Вам желаю😊.