Ключевая идея: Бизнес стал крупнее, появились сложные заказы и проекты. Нужно организовать работу нескольких отделов, при этом чтобы их взаимодействие должно быть бесшовным. Тут и начинают появляться интересные нюансы, бизнес который рос стихийно и не имел единого портала
К примеру, Бухгалтерия работает на 1С, склад в "МойСклад" а отдел продаж в любой другой CRM. Как организовывать согласования? Как заносить данные по клиентам и каждому отделу все равно приходится в ручную заносить информацию одну и ту же информацию. Получается тройная работа.
Кто-то бежит искать к программистам сделать интеграцию, кто-то заново все настраивает.
Тезисы:
- Взаимодействие отделов, должно быть организованно по целям, задачам, времени, по порядку передачи информации.
- Исключение человеческого фактора, процесс организации работы Вашей компании должен быть настроен таким образом, чтобы сотрудник не мог его выполнить другим способом.
- Система выявления слабых мест представляет из себя мониторинг рабочего процесса и определение SLA. Service Level Agreement это правила, которые предъявляются исполнителю. Например, можно установить временные рамки для обработки задачи. Вы можете следить за нагрузкой специалистов и оценивать реальные трудозатраты каждой типовой задачи.
Что доступно на Стандартном тарифе - Битрикс 24 и как это применить:
50 пользователей на портал
Диск 100 ГБ
0. КЭДО+Госключ. Ваша организация теперь на карандаше, и непременно будут следить чтобы Вы соблюдали законодательство. Кадровое производство Вы будите вести ручками, либо настроите работу автоматизации. На данном тарифе открываются возможности связать данные пользователей и их результаты с процессом расчетов заработной платы, планирования отпуска или выставлением счетов и других бухгалтерских документов. Вы всегда должны помнить, что вся работа в компании выстраивается вокруг сущностей сотрудник и контрагент, где-то еще это поставщик, подрядчик и работа над проектом.
Использование Госключа упрощает порядок подписания и хранения документов.
1. CRM - маркетинг. У Вас накопилась огромная база, которую сложно актуализировать? Запустите рекламу в Яндекс Директ или ВКонтакте, конечно нужна стратегия и уже не на охват, а на вовлечение. В базе могут быть и клиенты, которые не совершали покупку, но уже интересовались Вашими товарами или услугами. CRM-Маркетинг этим не ограничивается, с помощью этого функционала можно настроить работу по триггерам или EMAIL-маркетинг, ремаркетинг.
2. Сайты. Доступно разместить до 10 сайтов, а так же все возможности Базового тарифа.
3. Контакт Центр. Доступно 5 почтовых ящиков, теперь для солидной компании можно прикупить почтовый домен и настроить работу через официальную почту. Доступно подключить до 10 открытых линий (тг,вк, макс и так 10 линий, можете все 10 сделать через макс), запрашивайте обратную связь от клиента, оценивайте диалоги своих сотрудников. Так же теперь доступен аналитический отчет по чатам, автоматически собирает и визуализирует статистику работы сотрудников на открытых линиях.
4. Bi Конструктор. Мощнейший инструмент для анализа не только ресурсов построенных на Битрикс 24, Вы можете подтянуть в отчет данные из Яндекс Метрики и собрать полноценный дашборд эффективности Вашей организации.
5. Онлайн-Запись. Полный набор тарифа Базовый, но теперь доступно вести общие слоты онлайн записи на несколько ресурсов и совершать длительные брони (дней, недель или месяцев)
6. CRM. Доступно 10 воронок продаж и регулярные счета. Вы с коллегами можете обсуждать карточку сделки или лида непосредственно в карточке. Открывается доступ к лидам, это форма Вашего клиента, который еще не принял решение о покупке. Позволяет разделить реально качественных клиентов от намерений клиентов, которые могут не реализоваться. Так же добавился функционал выставления предложения, Вы делаете четкое и понятное предложение Вашему клиенту, возможно с льготными или индивидуальными условиями. В коммерческих предложениях более корректно выстроить работу согласования до того как оно будет отправлено клиенту.
Итого складывается четкий путь клиента, который Вы можете автоматизировать роботами (бизнес процессы все еще не доступны) лид→предложение→сделка (разовый или регулярный)→договор→счет (разовый или регулярный) менеджеру остается заполнять поля и вести переговоры с клиентом, система сама составит все необходимые документы, отправит их на согласование и отправит договор на подпись. И Важный момент, что первоначальную информацию заполняет либо клиент, либо сотрудник отдела продаж, сотрудникам других отделов остается только проверять и согласовывать.
Но в очень большом количестве организаций сотрудники огромную долю времени тратят на перенос данных с других носителей (бумажного договора, или скана паспорта например). Абсурднее ситуация становится тогда, когда это каждый раз повторяется в каждом отделе. Отдел продаж заключил договор - отдел бухгалтерии заполнил 1С по договору - отдел управления занес эту же информацию себе в систему для контроля исполнения условий договора. (Когда можно это действие сделать с помощью переноса информации внутри программного комплекса. Клиент заполнил форму - на основе данных создалась сделка - далее на основе сделки создался договор - в 1с выставился счет - информация передалась в отдел управления карточкой клиента.)
7. Задачи и Проекты. В данном тарифе Вам доступна совместная работа над проектами, все интегрировано с CRM и календарем. Но всё так же не доступно делегирование и управление временем задачи, пользовательские поля в задачах. Данный формат работы крайне удобен для строительных организаций любого формата. Для работы с проектами нужен крайне серьезный подход и дисциплина работы.
На практике я видел как создавали довольно примитивные задачи, типа "перезвонить завтра клиенту", для этого существуют дела. Задача имеет сильно шире диапазон назначения. Эта сущность может не до конца пониматься в масштабе и сложности для команды и в последующем вообще вырасти до проекта. Грубо говоря это мини проект, так как позволяет так же организовать команду вокруг файлов, нескольких событий, пунктов чек-листов, иметь привязку к сущности CRM (компании, контакта, сделки или лида).
В прочем это ни как не ограничивает Вас применять задачи на утреннее чаепитие, например. На все Ваше решение!
Итог по пунктам:
0. Настроили учет ЗП с Вашими сотрудниками, автоматический расчет оплаты рабочего времени, по факту нахождения в статусе "В работе", так же расчёт по факту успешных сделок.
1. Целевая база в постоянном взаимодействии с Вашим контентом, получает специальные предложения на почту.
2. В наличии несколько сайтов по отдельным направлениям или брендам.
3. Все каналы коммуникаций контролируются и оцениваются с помощью контакт центра.
5. и 6. Есть четкий путь клиента от лида до успешной сделки, сотрудники не могут обойти процесс стороной и не пропускают необходимую информацию для согласования. Согласования проходят до отправки клиенту или до подписания. Бухгалтерия бесшовно получает необходимую информацию для учета и без задержек по времени, документы не теряются у исполнителей. Контролирующие лица всегда имеют актуальную информацию по контрагентам.
7. Проектная деятельность позволяет организовать работу команды равномерно распределив нагрузку, SLA к задачам позволяют точно её поставить для исполнителя, что не создает ситуацию где приходится бесконечно все уточнять.
4. Дашборд собирает всю информацию из Битрикс 24, телефонии и сервисов сбора статистики по Вашим интернет ресурсам и визуализирует на графике. Руководитель видит тенденции своего бизнеса, у него появляются данные для объективного стратегического планирования. Планирование становится не "с потолка".