Добрый день! Меня зовут Ольга. Я бухгалтер в компании Osminog. Уже больше 12 лет мы помогаем организациям разбираться в налогах и настраивать учет так, чтобы не платить лишнего.
Переход на ОСНО (общую систему налогообложения) часто воспринимается малым бизнесом как принудительная ссылка в «налоговый ад». На самом деле — это не наказание, а признак «взрослости» бизнеса.
Это режим, который позволяет работать с любыми оборотами, масштабировать импорт и привлекать серьезные инвестиции. Сегодня я расскажу про налог, который пугает многих предпринимателей — НДС.
Что такое НДС
НДС — это налог на добавленную стоимость. Добавленная стоимость — это разница между тем, за сколько вы купили товар, и тем, за сколько продали. Простыми словами: вы платите налог только с той суммы, которую сами заработали.
Например:
Вы купили партию кофе за 100 000 рублей (без НДС). Продали его за 150 000 рублей (без НДС). Ваша добавленная стоимость — 50 000 рублей. НДС вы заплатите не со 150 000, а только с 50 000.
Вы как компания:
- начисляете НДС при продаже;
- принимаете к вычету НДС при покупке;
- платите налог в бюджет.
Это закреплено в ст. 146, 168, 171 и 172 НК РФ.
Входящий и исходящий НДС
В реальности вы платите НДС на каждом этапе — и когда покупаете, и когда продаете. А в бюджет перечисляете разницу между НДС, который получили от покупателей, и тем, что заплатили поставщикам.
Шаг 1. Вы покупаете кофе у поставщика за 100 000 рублей + НДС 22 000 рублей.
Вы платите поставщику 122 000 рублей. Из этой суммы: 100 000 рублей — стоимость кофе (ваши затраты) и 22 000 рублей — НДС, который вы заплатили поставщику. Это ваш входящий НДС. Он входит в ваши расходы.
Шаг 2. Вы продаете кофе покупателю за 150 000 рублей + НДС 33 000 рублей. Покупатель платит вам 183 000 рублей. Из этой суммы: 150 000 рублей — ваша выручка (цена без НДС) и 33 000 рублей — НДС, который вы получили от покупателя. Это ваш исходящий НДС. Он исходит от вас к покупателю.
Шаг 3. Вы рассчитываете, сколько заплатить в бюджет: исходящий НДС (с продаж) минус входящий НДС (с покупок). 33 000 – 22 000 = 11 000 рублей. Перечисляете в бюджет 11 000 рублей.
Получается, что 22 000 рублей, которые вы заплатили поставщику, вам фактически вернулись. Их покрыл НДС, который заплатил ваш покупатель. Вы выступили как транзитное звено: получили НДС от покупателя, отдали часть поставщику, а часть — государству.
По сути НДС платит конечный потребитель, а бизнес — администрирует этот налог.
Если продавец не плательщик НДС
Чаще всего такая ситуация возникает, когда:
- Вы работаете с поставщиками на УСН или самозанятыми;
- Вы импортируете товар и платите НДС на таможне;
- Вы покупаете что-то у физического лица или компании, которая освобождена от НДС по статье 145 НК РФ.
Пример:
Ваш поставщик работает на УСН (не платит НДС). Вы купили у него товар за 100 000 рублей. Поставщик выставил вам счет без выделенного налога. Вы продаете этот товар своему покупателю (который тоже на ОСНО) за 150 000 рублей + НДС 33 000 рублей. НДС к уплате: 33 000 – 0 = 33 000 рублей.
Вы платите в бюджет все 33 000 рублей, которые получили от покупателя.
В таком случае ваша налоговая нагрузка будет выше, чем если бы вы покупали у плательщика НДС. Но поставщик на УСН не закладывает НДС в цену, поэтому его цена может быть ниже, чем у конкурента на ОСНО и это может перекрыть потерю на вычетах.
Ставки НДС в 2026 году
По умолчанию НДС платят все компании и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО). Это «базовый» режим, на котором работают большинство крупных и средних компаний.
С 1 января 2026 года ставка НДС выросла с 20% до 22%. Это касается всех плательщиков на ОСНО. Также изменились правила для упрощенцев: теперь они тоже платят НДС, если доход превышает 20 млн рублей в месяц. Но для них предусмотрены пониженные ставки: 5% и 7% (в зависимости от суммы годового дохода).
Для тех, кто работает на ОСНО в 2026 году действуют три основные ставки:
- 22% — основная ставка. Она применяется для большинства товаров и услуг.
- 10% — пониженная ставка. Действует только для товаров из специального перечня статьи 164 Налогового кодекса РФ: продукты питания (кроме деликатесов), детские товары, медицинские изделия, газеты и журналы. Конкретные коды товаров указаны в Постановлении Правительства РФ № 908.
- 0% — для экспорта. Чтобы ее применить, нужно в течение 180 дней подтвердить вид деятельности: собрать пакет документов и сдать в налоговую.
НДС не платят компании и ИП на УСН, ПСН, ЕСХН, НПД, при условии, что не превышают лимиты. А также компании на ОСНО, у которых доход за предыдущие 3 месяца не превысил 2 млн рублей (освобождение по статье 145 НК РФ).
Возмещение НДС
Возмещение НДС — это не ошибка и не повод для проверки. Это нормальный механизм налога. Бывает, что товар продается по ставке более низкой, чем покупается. Тогда получается отрицательная сумма НДС к оплате.
Это означает, что вы переплатили НДС поставщику больше, чем получили от покупателя и государство должно вам вернуть деньги. Такая ситуация часто возникает:
- У розничных магазинов, которые торгуют товарами по ставке 10% (детские товары, продукты), а покупают их у поставщиков по ставке 22%.
- У экспортеров, которые продают товар по ставке 0%, а покупают его с НДС 22% внутри страны.
- При крупных инвестициях, когда компания покупает дорогое оборудование с НДС 22%, а продаж с таким же объемом налога пока нет.
Возмещение происходит в заявительном порядке. Вы подаете декларацию, в которой отражаете:
- сумму НДС, которую должны заплатить (отрицательную);
- сумму к возмещению.
Чтобы получить деньги, нужно правильно заполнить декларацию и иметь подтверждающие документы. Налоговая проверит вашего поставщика. Если у него проблемы (не платит налоги, «техническая» компания), в возмещении могут отказать.
Если все в порядке, перечисляет деньги на ваш счет обычно в течение 2–3 месяцев после сдачи декларации.
Что нужно знать про счета-фактуры, УПД и книги
Счет-фактура — главный документ для вычета НДС. Его выставляет продавец. В нем указывается сумма без НДС, сумма НДС и общая сумма с налогом.
Универсальный передаточный документ (УПД) — современная замена связки «счет-фактура + накладная/акт». Если вы выставляете УПД со статусом «1», отдельный счет-фактура не нужен — он уже включен в УПД. Такой документ дает покупателю право на вычет НДС.
Важное изменение 2026 года: если вы обмениваетесь с контрагентами электронными документами (через ЭДО), вы обязаны использовать УПД. Отдельные электронные накладные (ТОРГ-12) и акты больше не применяются.
Если вы работаете с бумажными документами — ничего не меняется. Можно по-прежнему выставлять бумажные счета-фактуры и накладные.
Книга покупок и книга продаж — это регистры, куда вы собираете все счета-фактуры и УПД со статусом «1». На их основе формируется декларация по НДС. Без них вычет не подтвердить.
Главные риски для тех, кто только начал работать с НДС
Переход на общую систему — это не просто новый налог, а другой принцип работы с деньгами и документами. Вот с чем чаще всего сталкиваются новички.
1. Кассовый разрыв: деньги есть, а платить нечем
Когда вы работали на УСН, вся выручка была вашей. На ОСНО это не так.
Вы получили от покупателя 122 рубля, из них 22 рубля — НДС. Это не ваши деньги. Это налог, который вы должны перечислить государству. Если вы уже потратили эти 22 рубля на другие нужды, к моменту уплаты налога в бюджете может не оказаться нужной суммы.
Почему возникает кассовый разрыв:
- получили предоплату, но еще не закупили товар — входящего НДС к вычету нет, а налог с аванса уже нужно платить;
- работаете с поставщиками на УСН, которые не выставляют НДС, поэтому входящего вычета нет, а с продаж платить нужно;
- дали отсрочку клиенту, а налог нужно перечислить в бюджет уже в этом квартале;
- неправильно заложили НДС в цену и теперь платите налог из своей маржи.
2. Ошибки в документах: одна опечатка может стоить вычета
НДС — это налог, который «живет» в документах. Любая ошибка в счете-фактуре может привести к тому, что налоговая снимет вычет. А это значит — 22% от суммы сделки из вашего актива превращаются в убыток.
Самые частые ошибки:
- неверный ИНН или КПП контрагента;
- опечатка в номере или дате счета-фактуры;
- ошибка в номере ГТД (для импорта);
- неправильная сумма или ставка налога.
3. Расхождения с контрагентами: если поставщик «забыл» отчетность, вычет под угрозой
В 2026 году налоговая не ждет, пока вы ошибетесь. Система АСК НДС-2 автоматически сверяет данные всех деклараций. Если ваш поставщик не отразил вашу покупку в своей книге продаж — система увидит разрыв. И вы получите требование.
Даже если вы все сделали правильно, а поставщик «забыл» сдать отчетность или сдал с ошибкой — ваш вычет могут снять.
Что делать: сверяться с контрагентами до сдачи декларации. Это проще сделать, если вы обмениваетесь документами через ЭДО — система сама подскажет, есть ли расхождения.
4. Авансы: налог нужно платить даже до того, как отгрузили товар
Если вы получили предоплату от покупателя, вы должны:
- выставить счет-фактуру на аванс (в течение 5 дней);
- заплатить НДС с этой суммы;
- после отгрузки принять этот НДС к вычету.
Многие новички пропускают этот этап. В результате получают пени за несвоевременную уплату и требования из налоговой.
5. Переход с УСН: «старые» запасы принесут налоговую нагрузку
Если вы перешли с упрощенки на общую систему, вы не можете принять к вычету НДС по товарам, которые купили, когда были на УСН. Налога в их стоимости нет, а значит, и вычета нет.
Важно: если у вас на складе остались товары, купленные на УСН, при их продаже на ОСНО вы заплатите НДС со всей цены. Входящего вычета, который мог бы его уменьшить, не будет. Планируя переход, это нужно учитывать.
НДС — это не просто налог, а система, где документы, сроки и деньги тесно связаны. Ошибка в одном месте может привести к доначислениям, пеням и блокировке счета. Но если все настроено правильно — налог становится понятным и управляемым.
Если вы хотите, чтобы переход на общую систему прошел без кассовых разрывов и нервных тиков, команда OSMINOG Project к вашим услугам. Поможем выстроить учет, снизить налоговую нагрузку и избежать ошибок, которые приводят к потерям и вопросам от налоговой.
Подробнее на нашем сайте: https://osminog.biz/