ТМЦ недостаточно идентифицировать в информационной системе. Для также них актуальна задача классификации – т.е. сопоставления/отнесения номенклатуры к самым разнообразным массивам данных.
Суть, например, в том, что финансирование закупок или учет продаж осуществляется в жестких рамках финансового учета. Кроме того, ИС используют сопоставления для многочисленной и самой разнообразной отчетности.
Примеры сопоставления:
ТМЦ - ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) Так, уже помянутый строительный гвоздь 6,5Х200 сопоставлен ОКПД2 25.93.14.111 Гвозди строительные.
ТМЦ – статья Платежного баланса. Гвоздик будет уже сопоставлен статье 65700-МЕТАЛЛОПРОКАТ
ТМЦ – структурное подразделение. ИС нужно понимать, на каком структурном подразделении, кто работает с данным материалом. Т.н. задача «привязки» также определяет, как материал покупается или продается в сопоставлении с планом счетов бухгалтерского учета.
ТМЦ – ответственный исполнитель работ. Его определяют либо прямой кодировкой через код, либо, опосредовано, через персональные данные
В ходе проведения закупок крупной организацией, вышла еще одна проблема группировки. Номенклатурный перечень оказался чрезмерно широким. Например, производители бытовой техники постоянно выпускают все новые модели, совершенно необязательно с радикальными отличиями в функционале и качестве. Подразделения компании заявляют о потребности в технике и у снабженца получается необходимость закупки огромного перечня однотипной продукции разных производителей/поставщиков с крайне незначительными отличиями.
Как пример – номенклатурный перечень микроволновых печей содержит более 200(!) строк. Причем, содержащих уже неактуальные (снятые с производства) номенклатуры.
Проведение массы закупок, по сути, одного и того же материала, да еще с учетом уже несуществующего в продаже, представляется совершенно неразумной мерой.
Поэтому, заявленный перечень материалов подвергается двойной обработке. Сначала выявляются и блокируются позиции, поставка которых невозможна. К слову, блокировка может быть превентивной. Например, если по данным из системы, материал не использовался длительное время (более 3-х лет). Далее, материалы группируются в т.н. Объекты закупки.
После проведения конкурса, ОЗ «разворачивается» обратно в 1 номенклатурную позицию, которая и поставляется. Т.е. материал сопоставляется не внешним данным, а группе внутри существующей базы данных.
Кроме того, вполне возможны специфические группы. Как чисто железнодорожный пример – инструменты т.н. строгого учета. Или как более широкий пример – бланки строгой отчетности. Или – средств малой механизации. Для понимания ИС, что номенклатурная позиция используется в качестве той или иной группы, также назначаются соответствующие коды-индикаторы.
Соответственно, план снабжения, например, состоит из 99 столбцов, позволяющих подробнейше описать каждую строку – номенклатурную позицию.
Если немного пофантазировать, то, все товары можно сделать прослеживаемыми – кстати, этот термин вполне официален и в Налоговом кодексе уже есть перечни товаров, по которым бухгалтерский документооборот ведется исключительно в электронном виде.
Т.е. в единой информационной системе станет возможно отследить создание партии гвоздей, ее хранении на складе производителя, транспортировке покупателю, вновь хранению до момента использования, применению и даже утилизации, вместе с пришедшим, со временем, в негодность строением или сдачей в металлолом, что немного фантастично, но в теории, вполне возможно. С технической точки зрения это возможно уже сейчас, хотя есть важнейшее соображение. Проводимые, в рамках информатизации работы должны иметь экономическую целесообразность или, быть направлены в интересах общества. В контексте прослеживаемости, часто звучит идея, что президенту корпорации нужно дать возможность видеть каждый гвоздь на каждом складе. Упуская важное соображение, что эта возможность, в реальности не нужна и никогда не будет использована. Масса довольно дорогих в разработке и отладке отчетов зачастую представляет собою уже помянутых информационных мертвецов, поскольку работают вхолостую. И проблема создания хаоса инструментами задуманными для его упорядочения – остается актуальной. Равно и как балансу между открытостью системы и конфиденциальностью находящихся в ней сведений.