Уход знакомого инструмента с рынка не отменяет ни задач, ни дедлайнов, ни рабочей коммуникации. Особенно остро это ощущают компании, где одновременно идет несколько проектов, а команды работают в высоком темпе. В такой ситуации бизнесу важно быстро найти замену сервису, который долгое время был частью повседневной работы.
Именно с такой задачей столкнулась «Корпорация роботов». Компания развивает сразу несколько инженерных и робототехнических направлений, а сотрудники задействованы в проектах разного формата — от выставочной деятельности до разработки решений под заказ. После ухода Trello команде нужно было оперативно перестроить процессы и сохранить управляемость. В итоге новым рабочим инструментом стал Kaiten.
О том, как проходил переход на новую систему и какие выводы компания сделала за три года работы с ней, рассказал генеральный директор «Корпорации роботов» Артур Зархи.
Чем занимается «Корпорация роботов»
Компания работает на стыке робототехники и инженерного образования в России. Ее цель — развивать интерес к инженерным профессиям и создавать проекты, которые помогают детям и взрослым ближе познакомиться с технологиями. У бизнеса несколько направлений, каждое из которых решает свои задачи и работает со своей аудиторией.
- КулибинПРО — мастерская инженерного творчества, где дети участвуют в мастер-классах и знакомятся с робототехникой на практике.
- Конструкторское бюро — направление, работающее с внешними заказчиками: заводами, производствами и компаниями, которым нужны решения по автоматизации и внедрению робототехники.
- Аренда и продажа роботов — проекты для бизнеса и мероприятий, где роботов адаптируют под конкретные сценарии, включая речь, озвучку и модель поведения.
- «Робостанция» — круглогодичная интерактивная выставка роботов с отдельной командой сотрудников: от управляющих и администраторов до экскурсоводов, персонала залов и бэк-офиса. На площадке представлено более 30 интерактивных экспонатов, а также проводится серия мастер-классов.
Помимо основных направлений, компания развивает и дополнительные услуги. В их числе — экскурсии, проведение дней рождения, аренда площадки, а также агентство персонала для мероприятий, где сотрудников привлекают на короткие проекты, например форумы и конференции.
Как устроена команда
Сегодня в «Корпорации роботов» работает около 40–45 человек. В структуре компании есть несколько ключевых команд:
- 3D- и 2D-дизайн
- PR
- маркетинг
- инженерный отдел
- бэк-офис: продажи, юристы, бухгалтерия
Подход к управлению
По словам Артура Зархи, задача генерального директора — видеть бизнес целиком: отслеживать выручку, эффективность, загрузку сотрудников и общее состояние проектов. При этом для компании важен не рост штата сам по себе, а результативность каждого человека. Добиться этого без прозрачной системы управления задачами невозможно.
«Моя задача как генерального директора — видеть картину бизнеса целиком. Я смотрю на выручку, эффективность, загрузку людей, состояние проектов. При этом я не хочу, чтобы компания разрасталась только ради количества сотрудников. Для меня важнее эффективность на человека. А без четкой системы задач это невозможно», — Артур Зархи, генеральный директор «Корпорации роботов».
Как компания пришла к единому инструменту управления задачами
«Корпорация роботов» ведет свою деятельность с 2014 года. В первые годы задачи фиксировали прямо в переписках — основным инструментом тогда был WhatsApp, поскольку Telegram еще не получил широкого распространения.
Однако по мере роста компании и увеличения числа проектов такой подход перестал работать эффективно. Договоренности терялись, небольшие, но важные задачи оставались без внимания, а контроль сроков становился все сложнее.
Чтобы навести порядок в процессах, команда внедрила Trello. Этот инструмент долгое время полностью закрывал потребности бизнеса и заметно упрощал ежедневную работу. В систему заносили самые разные задачи — вплоть до замечаний по пожарной безопасности. Например, сотрудники МЧС, дежурившие в павильоне, фиксировали их прямо в трекере.
Переломный момент: переход на новый инструмент
В 2022 году Trello покинул российский рынок, и компания осталась без привычной системы управления задачами, которая годами помогала поддерживать порядок и снижала операционную нагрузку. В таких условиях нужно было оперативно найти замену.
Команда собрала список доступных российских сервисов и начала рассматривать альтернативы. Среди них оказался Kaiten — именно на нем в итоге и остановились.
Почему выбрали Kaiten
- Возможность быстро перенести карточки из Trello, о которой заявлялось на сайте сервиса.
- Подтверждение со стороны технических специалистов, что миграция действительно реализуема.
- Похожий визуальный формат досок, благодаря которому команда могла быстрее адаптироваться к новому инструменту.
Как проходил переход
Переход на новую систему начался в конце лета 2022 года. Миграцию выполняли собственными силами без привлечения сторонних специалистов.
По внутренним оценкам компании, около 80–90% задач удалось перенести без серьезных проблем. Оставшиеся недочеты и нюансы команда доработала в течение нескольких дней, после чего система полноценно заработала в новых условиях.
Как организована работа в Kaiten
На данный момент в системе зарегистрировано около 25 пользователей, однако активно в ней работают примерно 10 сотрудников. В первую очередь это команды PR, маркетинга, дизайна и управления выставкой — именно они ежедневно ведут задачи и контролируют процессы.
Структура пространств и досок
Работа в Kaiten выстроена по понятной и логичной модели, которая помогает разделить зоны ответственности и не перегружать сотрудников лишней информацией.
- Для каждого направления создано отдельное пространство с собственным набором досок.
- Для отдельных продуктов используются доски-протоколы, где фиксируются задачи, сроки и текущий статус работы.
- Команды, такие как отдел управления выставкой и робоагентство, работают в своих пространствах, но при необходимости взаимодействуют друг с другом через постановку задач (например, при запросе персонала).
Настройка доступов
В системе отдельно продуманы права доступа. Не всем сотрудникам требуется видеть финансовую или юридическую информацию, поэтому часть пространств ограничена по доступу.
Такой подход помогает избежать перегрузки интерфейса и не превращает рабочую среду в набор лишних вкладок, которые отвлекают от задач.
Гибкий подход к процессам
При этом компания не стала переносить в Kaiten абсолютно все процессы. Команда осознанно оставила часть задач в привычных инструментах, если это удобнее для работы.
- Например, обзвон клиентской базы по-прежнему ведется в Google-таблицах.
- В Kaiten при этом создаются задачи со ссылками на соответствующие файлы, чтобы сохранить связность процессов.
- Инженерная команда использует отдельные специализированные решения для своих задач.
В результате компания выстроила гибкую систему, где Kaiten стал центральным инструментом управления задачами, но не ограничил использование других сервисов там, где они действительно эффективнее.
PR-доска как центр управления задачами
Доска PR-команды формировалась не сразу — она эволюционировала вместе с ростом задач и команды. Изначально у PR-директора Арины была личная доска, где она хранила презентации, фиксировала мероприятия и собирала требования.
Со временем, когда в отдел пришел второй специалист, стало понятно, что для эффективной совместной работы нужно единое пространство.
От стандартного канбана к реальной логике работы
Команда отказалась от классической схемы «Очередь → В работе → Готово» и выстроила структуру доски под реальные процессы. В результате доска стала не просто списком задач, а полноценным центром управления, где видна вся картина работы отдела.
Ключевые колонки PR-доски
- Общая информация — карточки со справочными материалами, которые всегда должны быть под рукой, например планы выступлений.
- Отчеты по PR — актуальные показатели и сводки, которые регулярно обновляются.
- Месячные отчеты из Медиалогии — архив данных по периодам для сравнения результатов и анализа инфоповодов.
- Релизы — отдельная карточка под каждый инфоповод, где фиксируется работа и собираются ссылки на публикации.
- Выездные мероприятия — карточки с чек-листами подготовки, списками необходимого и итогами по каждому выезду.
- SMM — доступы, контент-план и другая важная информация для быстрого использования.
- Сотрудничество и Партнеры — отдельные колонки, где каждая компания оформлена как карточка с вводными по взаимодействию.
Как ведется работа внутри доски
После проведения мероприятий в карточки добавляются фотоотчеты и результаты. Завершенные задачи помечаются меткой «Прошло», что помогает быстро отличить выполненные активности от текущих и будущих.
Такая структура позволяет не только отслеживать задачи, но и хранить всю сопутствующую информацию в одном месте.
Как работают другие команды
Аналогичный подход используется и в других отделах компании. Для каждого направления выделены отдельные пространства и доски.
- Дизайн — у команды три отдельные доски, чтобы задачи по разным потокам не пересекались.
- Дизайнерские процессы организованы по классическому канбану: «Очередь», «В работе», «Готово», с метками для приоритизации (например, «Срочно»).
- Команда «Робостанции» использует схожую структуру для управления задачами и процессами на площадке.
- Отдел продаж частично работает в Kaiten, но основную деятельность ведет в Bitrix, где настроена воронка и статусы клиентов. В Kaiten остаются задачи и краткие отчеты, в том числе по новым направлениям, например робоагентству.
В результате каждая команда использует удобный для себя формат работы, а Kaiten объединяет ключевые процессы и обеспечивает прозрачность взаимодействия между отделами.
Протоколы встреч и контроль задач
В «Корпорации роботов» сочетают цифровые инструменты и классические протоколы встреч. Такой подход помогает не терять договоренности и закреплять персональную ответственность за задачи.
На каждом совещании ассистент фиксирует обсуждения, поручения и сроки. После встречи протокол согласовывается с участниками, затем сотрудники подписывают его и самостоятельно заносят свои задачи в Kaiten.
«На каждом совещании мой ассистент ведет протокол. После встречи мы согласовываем этот текст, а люди подписывают его и сами заносят свои задачи в Кайтен. Так я задаю уровень личной ответственности», — Артур Зархи, генеральный директор «Корпорации роботов».
Как происходит контроль
Дальнейшая работа строится по простой и прозрачной схеме: протоколы разбираются на следующей планерке, а руководитель уточняет статус выполнения задач и соблюдение сроков.
- Результаты показывают в Kaiten — если работа ведется в системе.
- Либо в распечатанном виде — если сотруднику так удобнее (например, при высокой загрузке и большом количестве офлайн-задач).
Итоги трех лет использования Kaiten
По словам руководителя, главный результат внедрения — появление структуры. Kaiten стал для компании своеобразной цифровой «картотекой», где все процессы можно разложить по полкам.
Это особенно важно для бизнеса с несколькими направлениями, где легко сосредоточиться на отдельных задачах и упустить системные проблемы.
Что стало проще видеть
- Какие процессы выстроены и работают стабильно.
- Где задачи задерживаются или «зависают».
- Кто из сотрудников регулярно доводит задачи до результата.
Когда в процессах появляется порядок, становится проще находить точки роста. Видно, какие направления недополучают внимание, где есть потенциал для развития и где не хватает взаимодействия с рынком.
Планы на будущее
Компания выделяет два ключевых направления развития работы с системой:
- Расширить вовлеченность сотрудников — чтобы не только PR, маркетинг и дизайн активно работали в Kaiten, но и другие команды системно вели задачи и сроки.
- Углубить личное использование инструмента руководителем — выстроить собственную систему планирования и изучить практики других предпринимателей: как они ведут личные доски, анализируют результаты и превращают задачи в понятный план действий.
Общий результат
Несмотря на уход Trello, «Корпорация роботов» смогла избежать хаоса. Быстрая миграция, разделение процессов по пространствам, настройка доступов и привычка фиксировать договоренности позволили сохранить управляемость.
В результате руководство получило целостное видение бизнеса, команды — единое пространство для работы с задачами и сроками, а возможности для роста стали заметны быстрее.
Смотрите также: