С 1 сентября 2026 года транспортная накладная станет обязательной только в электронном виде. С 1 марта 2027 года перевозчики должны быть в реестре ГосЛог. Экспедиторы обязаны зарегистрироваться уже до 1 мая 2026.
Время есть, но его не так много, как кажется. За пару месяцев до дедлайна начнутся очереди на электронные подписи, загрузка операторов ЭДО и паника. Чтобы пройти этот путь без потерь, нужен четкий план. Я собрал его в этой статье.
Шаг 1. Аудит: проверьте, кто вы в глазах государства
Начните с трех простых действий, которые займут не больше часа, но могут спасти от отказа в регистрации.
1.1. Проверьте ОКВЭД в ЕГРЮЛ / ЕГРИП.
Если вы экспедитор — у вас должен быть код 52.29 (Деятельность вспомогательная, связанная с перевозками). Если перевозчик — код 49.4 (Деятельность автомобильного грузового транспорта). Если коды не те или их нет, подайте заявление на изменение через сайт ФНС. Это бесплатно, но занимает 5–7 дней.
1.2. Убедитесь, что данные о компании актуальны.
ГосЛог подтягивает информацию из ЕГРЮЛ, ГИБДД, ФНС. Если у вас сменился директор, адрес или телефон, а в реестрах старая информация — регистрация зависнет. Сверьтесь с выпиской из ЕГРЮЛ.
1.3. Проверьте руководителя на дисквалификацию.
Система автоматически проверяет, нет ли у генерального директора судимости по экономическим статьям или запрета занимать руководящие должности. Если есть — компанию в реестр не включат.
Шаг 2. Электронная подпись и МЧД: что и кому нужно
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится:
· Руководителю — для подписания заявлений о включении в реестр и договоров с оператором ЭДО.
· Сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании (логисты, диспетчеры, водители). Для них КЭП выдается вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) — документом, подтверждающим полномочия.
Важно: с 1 сентября 2024 года КЭП для сотрудников можно получить только в удостоверяющем центре ФНС или у аккредитованных коммерческих УЦ, передающих данные в ФНС. Очереди уже растут. Не откладывайте получение подписей на август.
Что делаем сейчас:
· Заказываем КЭП для директора (если не продлена).
· Составляем список сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН и экспедиторские документы.
· Оформляем МЧД через сервис ФНС или оператора ЭДО.
Шаг 3. Выбор оператора ЭДО: на что смотреть
Оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) — это посредник между вами и ГИС ЭПД. Именно через его личный кабинет или приложение вы будете создавать, подписывать и отправлять накладные.
Критерии выбора:
· Наличие мобильного приложения с офлайн-подписанием. Водитель должен подписывать документы даже без интернета.
· Интеграция с 1С, SAP или вашей TMS. Если документы будут вводиться вручную — риск ошибок вырастает в разы.
· Тарифы. Обычно платят за каждую отправленную накладную или фиксированную абонентскую плату. Для небольших компаний выгоднее помесячный тариф без привязки к количеству.
· Техподдержка 24/7. Перевозки идут круглосуточно, и поддержка должна быть доступна всегда.
Совет: Подключитесь к выбранному оператору уже в мае–июне. Это даст время настроить интеграции и провести тестовые рейсы.
Шаг 4. Настройка интеграции и тестовые рейсы
Самый ответственный этап. Если ваша учетная система (1С, SAP, самописная TMS) не будет автоматически передавать данные в ЭДО — вы обречены на ручной ввод, а значит, на ошибки и потерю времени.
Что делаем:
· Просим оператора предоставить технического специалиста для настройки интеграции.
· Выгружаем справочники (контрагенты, номенклатура, транспорт) из 1С и проверяем, что они корректно подтягиваются в личный кабинет.
· Создаем пилотную перевозку с реальными контрагентами (можно в тестовом режиме, параллельно с бумагой).
· Проверяем цепочку: отправитель → перевозчик → получатель. Все титулы должны быть подписаны, документ — передан в ГИС ЭПД, статус — «доставлен».
Типичные ошибки на этом этапе:
· Некорректные ИНН контрагентов (расходятся с базой ФНС).
· Отсутствие у контрагента своего оператора ЭДО (тогда нужно, чтобы он зарегистрировался в системе вашего оператора).
Настройка интеграции может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от сложности. Чем раньше начнете, тем спокойнее.
Шаг 5. Обучение персонала и документирование процессов
Даже самая умная система бесполезна, если люди не знают, как ею пользоваться.
Кого обучаем:
· Диспетчеров и логистов — работе в личном кабинете оператора, созданию накладных, проверке статусов.
· Водителей — подписанию в мобильном приложении, действиям при отсутствии интернета, как проверить, что подпись ушла.
· Кладовщиков / приемщиков — подтверждению получения груза.
Что создаем:
· Краткую инструкцию в виде чек-листа (можно в мессенджере, водителям — распечатку в кабину).
· Внутренний регламент: кто отвечает за обновление данных в ГосЛоге (продажа машины — уведомление в течение 1 дня, увольнение специалиста БДД — тоже).
Важно: проведите обучение до того, как начнете использовать ЭТрН в боевом режиме. Лучше потерять час на обучение, чем потерять рейс из-за того, что водитель не смог подписать накладную.
Шаг 6. Регистрация в реестрах ГосЛог
Это отдельная процедура, которая для перевозчиков и экспедиторов отличается.
Для экспедиторов (срок до 1 мая 2026):
· Подать уведомление через портал Госуслуг или личный кабинет ГосЛог.
· Приложить сведения о компании, ОКВЭД, данные о руководителе.
· Ждать проверки (от 1 до 7 дней).
· Получить запись в реестре.
Для перевозчиков (срок до 1 марта 2027):
· Подать заявление о включении в реестр перевозчиков.
· Указать сведения о каждом транспортном средстве (госномер, VIN, вид права — собственность, лизинг, аренда без экипажа).
· Указать данные об аттестованном специалисте по безопасности дорожного движения (БДД). Если такого специалиста нет — срочно нанять и пройти аттестацию (это занимает время, не откладывайте).
Важно: В реестр не попадут машины, арендованные с экипажем. Если вы используете такую схему — пересматривайте договоры до 2027 года.
Шаг 7. Подготовка к работе без бумаги
С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестает быть законным документом. Поэтому важно:
· Уведомить всех контрагентов о переходе на ЭТрН, обменяться реквизитами операторов.
· Внести изменения в договоры: прописать, что документооборот осуществляется через оператора ЭДО, указать порядок действий при технических сбоях.
· Иметь план Б: если система оператора или ГИС ЭПД «ляжет», как зафиксировать факт перевозки, чтобы потом восстановить документ.
Что делать, если не успеваете?
Если вы понимаете, что до сентября самостоятельно не справитесь — привлекайте специалистов. Ошибки на старте могут стоить дорого: штрафы, потерянные рейсы, отказ контрагентов работать.
Мы помогаем компаниям пройти этот путь комплексно:
· Проводим аудит готовности.
· Помогаем выбрать оператора и настроить интеграцию.
· Обучаем персонал.
· Сопровождаем регистрацию в реестрах ГосЛог.
Первая консультация — бесплатно. Пишите в личные сообщения или оставляйте заявку в комментариях: https://t.me/IT_Tech_Stupnikov
Переход на ЭТрН и ГосЛог — это не страшно, если разбить его на шаги и начать сейчас. Самые сложные этапы — получение подписей, настройка интеграций и обучение персонала. Их лучше пройти в спокойном режиме, а не в аврале последних недель.
---
#ЭТрН #ГосЛог #реестрперевозчиков #логистика2026 #цифровизация #бизнесбезбумаги