Статья для тех, кому срочно надо разобраться, как нарисовать схему бизнес-процесса, но нет опыта. Или просто разложить процесс по полочкам, для каких-либо последующих манипуляций с ним: презентация, согласование, передача инфы или прочие поводы...
Для таких задач в большинстве случаев подойдет BPMN нотация, но конечно не в полном ее объеме, т.к. полное изучение займет немало времени. Но статья не об этом, ведь нам надо быстро этому научиться.
Постараюсь выжать в статье только полезный максимум, без воды и громких слов! И так, поехали.
Этап 1. Разбор инструментов
К вам пришла задача и надо отобразить процесс в нарисованном формате, можно использовать бумагу, но "сами понимаете", кидать куда-то фотки "ну такое". Поэтому надо определиться с сервисом для визуализации.
Вот несколько инструментов, которыми пользуюсь сам (простые и удобные):
1. Draw.io (или Diagrams.net) - лучший стартовый вариант для всех.
Бесплатная, простая работа с BPMN-элементами, блок-схемами, UML. Есть онлайн-версия, можно сохранять схемы в Google Drive или на диск. И делиться пространством с коллегами. Интуитивный интерфейс.
⚠ Минус — иногда тяжело выровнять большие схемы, но для 90% задач подходит идеально, и можно ведь сразу ровно сделать, чтобы не выравнивать потом.
2. Miro - для тех, кто любит визуальное мышление.
Онлайн-доска, удобно делать “мозговые карты” и прототипы процессов. Совместная работа в реальном времени. Есть BPMN-шаблоны и куча готовых элементов.
⚠ Минус — если нужна строгая нотация BPMN, придётся немного дорабатывать вручную.
Использую для воркшопов с заказчиком и командных обсуждений, но чаще делаю это в draw.io.
3. Microsoft Visio - классика для корпоративного сегмента.
Поддерживает все стандарты BPMN. Хорошо интегрируется с Microsoft 365. Удобен для больших схем и официальных документов
⚠ Минус — платный но не дорогой, довольно “тяжёлый”. Новичкам может показаться сложным.
Использую, если проект требует строгой документации и формального оформления. Плюс в нем есть функционал макросов, с помощью которого можно автоматизировать создание схем (но про это не в этой статье).
Этап 2. Подготовка к отрисовке
Допустим, исходя из моей рекомендации выбрали Draw.io, что дальше? А дальше, это старт работы.
Шаг 1: Авторизация
https://app.diagrams.net/
Рекомендую авторизовываться с помощью Gmail почты, чтобы ваш созданный проект сохранился в Google Drive.
Есть две версии draw.io, Desktop и Приложение, лучше работать из Desktop версии, т.к. в Desktop версии можно работать онлайн нескольким участникам в одном проекте, без переброски файлов между участниками.
Шаг 2: Настройка сервиса
1. После того, как авторизовались, создайте пустой лист для начала работы с сервисом, и вы попадете на пространство для рисования.
2. Далее в блоке "Диаграмма" в правой части пространства уберите галочки "Сетка", "Вид страницы" и проставить галочку "Цвет фона" (оставить белый по умолчанию). P.s. можно и оставить, кому как удобно.
Необходимо для того, чтобы был белый лист рабочего пространства, т.к. при сохранении файлов (PDF и прочих) нужен белый фон, без него схема будет визуально нечитабельной.
3. Для настройки и добавления элементов BPMN нотации в рабочее пространство, кликните на кнопку в левой панели "Больше фигур".
Далее уберите галки с "Базовые" и "Блок-схемы", они не нужны, будут только мешать.
После чего найдите пункт "BPMN 2.0" активируйте галку и нажмите кнопку "Применить".
В левой части рабочего пространства появились нужные нам элементы для работы.
Настройка пространства на этом закончена, можно приступать к отрисовке схем.
Этап 3. Краткое обучение отрисовке
Встает вопрос, что делать дальше с этими элементами? Для создания простых схем знать всю нотацию не нужно, поэтому расскажу про основной набор элементов, их всего 5.
Элемент 1: Начальное событие (круг)
Круг с тонкой обводкой, означает старт процесса, можно так и подписать его "Старт процесса" или как-то иначе. Я визуально еще раскрашиваю этот круг в зеленой цвет, чтобы выделить на схеме.
Элемент 2: Действие (прямоугольник)
"Действие" в BPMN принято обозначать в форме глагола в инфинитиве (например, "Отправить заказ" или "Одобрить заявку"), чтобы точно описать выполняемое действие. Это делает диаграмму более понятной и соответствует лучшим практикам нотации.
Элемент 3: Развилки (ромб)
Процесс может быть линейным, когда все блоки действий идут последовательно друг за другом, а может с развилками, вот основные:
1. Исключение "или" (пустой ромб или с крестиком внутри). Например, вопрос “Клиент подтвердил заказ?” - развилка "да/нет", дальше нужно будет нарисовать действия по исходам "да" и "нет".
2. Параллели "и" (ромб с плюсом внутри). Например: "Подготовить КП и Счет", этот процесс будет выполняться параллельно друг другу разными сотрудниками.
Элемент 4: Завершение процесса (круг)
Круг с толстой обводкой. Можно закрасить красным цветом. Элемент завершает процесс.
Элемент 5: Пул и дорожки
Если необходимо разделить процесс на конкретные роли, то лучше использовать пул и дорожки с подписями каждой роли (Менеджер, бухгалтер и т.д.)
Pool - название схемы процесса
Line - название роли
Это самый минимальный и базовый набор элементов, чтобы сделать простую схему в короткие сроки.
Правила хорошей схемы:
👉 Один блок = одно действие
👉 Не писать длинные тексты
👉 Стрелки не должны пересекаться или минимально
👉 Использовать одинаковые формулировки
Этап 4. Отрисовка бизнес-схем
1. Пространство настроено, теперь необходимо собрать информацию, я обычно сразу накидываю блоки действий в draw (потом расскажу, как упростить работу с ИИ).
Проведите интервью с коллегами и/или опишите свой процесс крупными блоками, пример:
1. Приходит заявка с сайта
2. Менеджер проверяет почту
3. Переносит заявку в Excel
4. Звонит клиенту
5. Формирует КП
6. Отправляет на почту
👉 Это уже 50% работы
Пример AS IS на схеме
(Старт)
↓
Получена заявка
↓
Менеджер проверил почту
↓
Заявка есть?
↓ ↓
Да Нет
↓ ↓
Звонок Конец
↓
Подготовка КП
↓
Отправка клиенту
↓
(Конец)
2. Найди проблемные процессы, где по твоему мнению происходи потеря времени, большое количество действий, неудобный формат заведения информации и т.д. (самый важный этап).
Смотри на схему и ищи:
- ручной ввод данных, прим.: создание КП происходит по шаблону, нужно делать копипаст данных из разных мест CRM, Excel и т.д.
- дублирование, прим.: для отчетности ведете excel и CRM
- ожидание, прим: происходит неконтролируемое ожидание, например согласование от коллеги или получение информации от клиента.
- отсутствие контроля, прим.: нет системных напоминаний о совершении действий.
Пример TO BE на схеме
(Старт)
↓
Заявка автоматически попадает в CRM
↓
Создается сделка
↓
Менеджер получает уведомление
↓
Звонок клиенту
↓
КП формируется автоматически по кнопке в CRM
↓
Отправка клиенту
↓
(Конец)
Что важно в TO BE:
- меньше шагов
- меньше ручной работы
- меньше зависимостей
- больше автоматизации
А дальше необходимо описать требование к задаче или изменить регламент работы и передать это в соответствующие компетентные руки для реализации.
Но, а если хотите больше узнать об инструментах автоматизации, то заходите ко мне в тг канал "Бизнес и Дары аналитики" и "Библиотека Даров аналитики", выкладываю много полезной информации, также, провожу консультации.