Проведение мероприятий для клиентов часто кажется сложной и рискованной задачей.
Но иногда именно такие события становятся важной точкой роста компании.
Несколько лет назад мы решили проверить простую гипотезу:
может ли собственное мероприятие стать инструментом продвижения компании, повышения узнаваемости и знакомства клиентов с возможностями рынка.
Так появилась идея провести первую клиентскую выставку.
С чего всё началось
Идея мероприятия появилась внутри маркетинговой команды.
Это был эксперимент – попытка проверить, может ли живое событие стать эффективным инструментом общения с клиентами.
Первое мероприятие придумали летом, а уже через два месяца провели.
Так появилась конференция и выставка «Умный маркетинг будущего», которая собрала около ста гостей.
Площадкой стал конференц-зал отеля в Екатеринбурге.
В программе были выступления экспертов, выставка продукции поставщиков и демонстрация технологий брендирования.
Для первого опыта это был довольно смелый проект.
Как мероприятия выросли за несколько лет
После первого события стало понятно, что формат работает.
Клиенты активно участвовали, задавали вопросы и долго не расходились после программы.
Поэтому мероприятие решили продолжить.
Со временем серия событий стала расширяться:
- «Умный маркетинг будущего» – около 100 гостей
- «Мерч без границ» – около 180 гостей
- «Мерч в корпоративной индустрии» – около 250 гостей
Количество поставщиков на выставке тоже постепенно росло.
На первом мероприятии участвовало 12 компаний, на втором уже 14 поставщиков, включая партнёров из Китая, а на третьем – 16 производителей продукции.
Как строится подготовка мероприятия
Подготовка такого события начинается заранее – обычно за полтора-два месяца.
В процесс вовлечено несколько команд.
Идея и концепция
Сначала формируется идея мероприятия.
Она обсуждается маркетингом, руководством компании и руководителем отдела продаж.
Важно понять:
- какую пользу получат гости
- какие темы будут интересны аудитории
- какие компании-поставщики стоит пригласить
Работа с поставщиками
После утверждения концепции начинается работа с партнёрами.
Маркетинг и отдел закупок формируют список поставщиков и приглашают их участвовать в выставке.
Параллельно собирается продукция для демонстрации и раздаточных материалов.
Очень важно заранее контролировать, чтобы вся продукция была собрана в одном месте – так её проще доставить на площадку.
Программа и спикеры
Отдельная задача – программа конференции.
Темы подбираются на основе интересов целевой аудитории.
После этого формируется список потенциальных спикеров и начинается работа с приглашениями.
На первом мероприятии выступали три основных спикера и проходил мастер-класс по нейросетям – тогда эта тема только начала активно обсуждаться.
На втором и третьем мероприятиях программа расширилась до пяти выступлений, а также появилась дискуссия с участием представителей бизнеса и клиентов.
Как проходит подготовка площадки
Подготовка самой площадки – отдельный этап.
Маркетинг отвечает за:
- расстановку поставщиков в зале
- количество столов и оборудования
- оформление пространства
- навигацию для гостей
На площадке обязательно создаётся карта выставки, чтобы участники могли легко ориентироваться и находить нужные стенды.
Монтаж обычно проходит вечером накануне мероприятия, чтобы утром всё было полностью готово.
День мероприятия
Утром перед началом проходит инструктаж всей команды.
Обсуждаются:
- задачи сотрудников
- порядок регистрации гостей
- правила общения с клиентами
- взаимодействие с поставщиками
Это помогает избежать хаоса в первые часы работы.
Неожиданные сложности
Без неожиданных ситуаций не обходится ни одно мероприятие.
Например, на одном из событий часть раздаточной продукции от поставщика не успела приехать вовремя.
Такие моменты требуют быстрых решений и гибкости команды.
Бывают и обратные истории.
После одного из мероприятий нам даже пришлось поздно вечером помогать поставщику отправлять коробки с продукцией на его следующее событие – буквально спасали коллег.
Активности, которые неожиданно «выстрелили»
Одним из самых успешных решений стала интерактивная зона.
Гостям предлагали пройти небольшой опрос о задачах и потребностях в сфере мерча.
В качестве благодарности они могли получить футболку или шоппер с нанесением прямо на площадке.
Идея оказалась очень востребованной.
Из примерно 240 гостей около 140 человек прошли опрос и получили брендированную продукцию.
Позже эта активность выросла в отдельное направление – сервис выездного брендирования, который начал работать на клиентских мероприятиях и крупных выставках.
Ещё одна неожиданная идея
На площадке была установлена светящаяся фотозона.
Она оказалась настолько эффектной, что гости начали спрашивать, где можно заказать такую же.
Иногда даже небольшие элементы оформления становятся отдельной точкой интереса.
Когда становится понятно, что мероприятие удалось
Есть простой индикатор.
Когда гости досиживают до конца программы.
На всех наших мероприятиях происходило именно так.
Клиенты говорили, что программа настолько насыщенная, что даже не хватает времени спокойно обойти выставку.
Это лучший показатель того, что формат оказался удачным.
Что дали мероприятия компании
Самым важным результатом стало не количество гостей, а изменения, которые произошли после серии событий.
Компания стала заметнее на рынке.
Появились новые партнёры среди поставщиков.
Некоторые производители начали сами спрашивать, как попасть на наши мероприятия.
Клиенты благодарили за полезный формат и приглашали участвовать в их собственных событиях в качестве партнёров.
Со временем компания вышла на топовые позиции среди поставщиков региона.
Главный вывод
Главный совет тем, кто задумывается о проведении собственного мероприятия – не бояться тестировать гипотезы.
Но важно помнить: успех события зависит от подготовки.
Мероприятие должно быть продумано от начала до конца.
Полезно заранее прописать путь гостя:
- как он регистрируется
- как приезжает на площадку
- что происходит при входе
- куда он идёт дальше
- какие активности его ждут
Когда весь этот путь продуман, мероприятие воспринимается как цельный и качественный опыт.
И ещё один важный совет
Программа мероприятия должна быть гибкой.
Иногда спикер может не прилететь или задержаться.
Поэтому важно иметь возможность перестроить программу.
Для этого на мероприятиях всегда работает ведущий или модератор, который помогает управлять ходом программы.
Вместо заключения
Проведение мероприятий требует усилий и внимания к деталям.
Но если всё сделано правильно, они становятся мощным инструментом развития бизнеса: помогают знакомить клиентов с компанией, формируют доверие и создают профессиональное сообщество вокруг бренда.
Именно поэтому мы продолжаем рассматривать мероприятия как важную часть нашей работы с клиентами.