Представьте: ваш сотрудник не вышел на работу. Ни звонка, ни сообщения. И так уже третий день. Хочется сразу уволить за прогул? Понимаем. Но стоп! Давайте действовать по закону — чтобы потом не было сюрпризов в виде суда и восстановления сотрудника на работе с выплатой «за вынужденный прогул». Разберём пошагово, как всё сделать правильно — и без нервов.
Шаг 1. Фиксируем отсутствие: акт — наш лучший друг
Не просто отмечаем в табеле «не явился» и забываем. Нужно документально зафиксировать факт отсутствия. Как это сделать:
- Составляем акт об отсутствии на рабочем месте. Пишем:
- ФИО сотрудника;
- дату и время отсутствия (например, с 9:00 до 18:00);
- дату и время составления акта;
- ФИО и должности свидетелей (минимум двое коллег).
- Если сотрудник отсутствует несколько дней — акт составляем на каждый день. Да, это муторно, но необходимо.
- В табеле учёта рабочего времени ставим сначала код «НН» (невыясненные причины), а после подтверждения прогула меняем на «ПР» (прогул).
Лайфхак: заведите шаблон акта — сэкономите время в следующий раз.
Шаг 2. Просим объяснить: вежливо, но твёрдо
По закону вы обязаны дать сотруднику шанс объясниться (ст. 193 ТК РФ). Как это сделать правильно:
- Готовим письменный запрос на объяснение. В нём указываем:
- факт отсутствия (когда и сколько времени);
- требование предоставить письменное объяснение;
- срок для ответа — не менее двух рабочих дней.
- Вручаем запрос сотруднику:
- лично — под подпись;
- если он не появляется — отправляем заказным письмом с уведомлением по адресу из трудового договора.
Важно: если сотрудник на больничном — ждём окончания больничного. Запрашивать объяснение во время болезни нельзя.
Если сотрудник молчит или отказывается писать объяснение — фиксируем это актом об отказе. В акте указываем:
- дату и место составления;
- ФИО и должности присутствующих;
- суть ситуации («сотрудник отказался предоставить письменное объяснение причин отсутствия»).
Шаг 3. Анализируем причины: «уважительно» или «нет»?
Получили объяснение? Теперь решаем, уважительная причина или нет. Чёткого списка в законе нет — ориентируемся на здравый смысл и судебную практику.
Уважительные причины (обычно):
- больничный лист;
- вызов в суд или полицию;
- авария, стихийное бедствие;
- похороны близких родственников;
- проблемы с транспортом (если есть справка от перевозчика);
- уход за больным ребёнком (со справкой от врача).
Неуважительные причины (обычно):
- «проспал»;
- «забыл про работу»;
- «решил взять выходной»;
- «не было настроения».
Совет: если сомневаетесь — лучше не увольняйте. Суд может встать на сторону сотрудника, особенно если причина хоть немного похожа на уважительную.
Шаг 4. Издаём приказ: чётко и по делу
Если причина неуважительная — готовим приказ об увольнении. Что в нём должно быть:
- основание — подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ («прогул»);
- перечень документов-доказательств (акты, запрос объяснения, акт об отказе и т. д.);
- дата увольнения — это последний день работы сотрудника (т. е. день перед прогулом).
Сроки:
- не позднее 1 месяца с момента обнаружения прогула (но не считая времени болезни/отпуска сотрудника);
- не позднее 6 месяцев с даты самого прогула.
Шаг 5. Знакомим с приказом: подпись или акт
Даём сотруднику приказ на подпись. Он должен ознакомиться с ним в течение 3 рабочих дней. Варианты:
- Подписал — отлично, всё по закону.
- Отказывается подписывать — составляем акт об отказе в присутствии свидетелей. В акте фиксируем:
- дату, время, место;
- ФИО и должности присутствующих;
- факт отказа от подписи.
Шаг 6. Оформляем трудовую книжку (или СТД‑Р)
Вносим запись об увольнении:
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей — прогул, подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка — выдаём справку СТД‑Р.
Шаг 7. Расчёт и документы: быстро и без задержек
В день увольнения:
- выплачиваем всё до копейки (зарплата, компенсация отпуска);
- выдаём трудовую книжку или СТД‑Р;
- отдаём другие документы по запросу (справки 2‑НДФЛ, копии приказов).
Если сотрудник не пришёл за деньгами и документами:
- переводим расчёт на карту;
- отправляем уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или получить её по почте).
Шаг 8. Отчётность: ЕФС‑1 в срок
В течение 1 рабочего дня после издания приказа сдаём форму ЕФС‑1 на уволенного сотрудника.
Чего точно НЕ делать: топ‑3 ошибки работодателей
- Уволить без запроса объяснений. Суд восстановит сотрудника, а вам придётся платить за вынужденный прогул.
- Не фиксировать прогул актами. Без документов доказать что‑либо в суде невозможно.
- Нарушить сроки. Пропустили месяц с момента обнаружения — увольнение незаконно.
Особые случаи: кого нельзя увольнять за прогул
- Беременных — даже если вы не знали о беременности.
- Несовершеннолетних — без согласия комиссии по делам несовершеннолетних и ГИТ (ст. 269 ТК РФ).
Чек‑лист для работодателя: «Увольняю за прогул»
✓ Акт об отсутствии (на каждый день) — есть?
✓ Запрос объяснения вручён (или отправлен) — да?
✓ Срок на ответ (2 рабочих дня) — выдержан?
✓ Причины неуважительные — подтверждено документами?
✓ Приказ издан в срок (1 месяц / 6 месяцев) — да?
✓ Сотрудник ознакомлен с приказом (или составлен акт об отказе) — сделано?
✓ Расчёт и документы выданы в день увольнения — всё выплачено?
✓ ЕФС‑1 сдана в срок (1 рабочий день) — отправлено?
Итог: если пройти все шаги и ничего не пропустить — увольнение за прогул будет законным. А значит, никаких судов, восстановлений и лишних выплат. Всё просто — когда знаешь правила!