Эту фразу слышал каждый, кто работает с командой. Сотрудник не записал задачу сразу. Сказал, что запомнит.
Казалось бы, мелочь. Ну не записал сразу — потом вспомнит и запишет в таск-менеджер (или ежедневник 😳). Но вспомнит ли своевременно? Вспомнит ли все детали в том виде, в каком они звучали? И вообще, точно вспомнит?
Потенциально эта мелочь может запустить целую цепочку взаимосвязанных последствий, каждое из которых будет приводить к потерям рабочего времени, а следовательно, затратам для организации. Эти цепочки могут образовывать целую разветвленную сеть, вызывая накопительный эффект. На программе DBA в ИМИСП я исследовал эти факторы потерь времени в организациях, описал и классифицировал 62 штуки и 333 взаимосвязи между ними. И описанная ситуация - это всего лишь частный случай фактора “Проблемы в фиксации, хранении и доступе к информации”, который может напрямую стать причиной шести других факторов, а опосредованно - нескольких десятков. Об этом подробнее когда-нибудь расскажу отдельно.
А почему так происходит? Почему сотрудник не запомнит эту задачу?
Давайте снимем обвинительный тон и рассмотрим на примере себя и своей работы.
Бывало ли у вас такое: вы целенаправленно заходите в другую комнату — и вдруг не помните, зачем пришли?
Или берёте смартфон, чтобы сделать что-то конкретное и важное, а через минуту обнаруживаете себя в телеграм-канале с мемами новостями?
Это не рассеянность, а особенности рабочей памяти.
Если сильно упростить, рабочая память человека может удерживать ограниченное количество элементов. Ранние исследования показывали значение в 7+-2 (число Миллера, 1956), более свежие - и того меньше, 3-5 (Коуэн, 2001).
Пока вы идёте в комнату, цель удерживается в памяти. Когда начинает появляться новая информация (мысли, уведомления, звуки), она начинает занимать эти “ячейки”. И “перезаписывает” старое.
⚠️ Поэтому рабочая память - крайне ненадежное место. Информация из нее может быть выбита любым внешним стимулом, и какого-то гарантированного способа защититься от этого нет.
Есть еще один фактор: удержание информации в рабочей памяти требует энергии (Хан, 2024).
Если вы пытаетесь что-то не забыть, вы постоянно возвращаетесь к этой мысли. Она всплывает снова и снова, прерывает работу, создаёт дополнительные переключения.
Представьте: вы вдруг вспомнили, что нужно оплатить интернет. Записать некуда. Эта мысль будет приходить и уходить весь день, отвлекая и вытягивая энергию. И когда вы наконец можете записать эту задачу, то, уверен, почувствуете большое облегчение.
Итак, стремление удержать задачи или другую информацию в рабочей памяти - это энергозатратно и ненадежно.
Что с этим делать?
Приучать и себя, и своих сотрудников сразу записывать все важное.
Всегда ли это возможно? При должной подготовке и настройке технических средств - практически всегда.
Быстрый захват входящих задач и информации, поступающих по разным каналам, мы обязательно обсудим в будущем.