Новости законодательства в области архивного хранения в 2026 году
Итоги 2025 годаЗаконопроект об электронных дубликатах
Обновленные ГОСТы по делопроизводству и архивному делу
Странные Рекомендации
Что ждем в 2026 годуМетодические рекомендации к Правилам 2023
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97 2025
Методические рекомендации по работе с электронными научно-техническими документами
Методические рекомендации по комплектованию государственных и муниципальных архивов
Проект приказа Минцифры
Что делать сейчас? Гайд по электронному архиву Как выбрать, какие законодательные требования учесть, на что обратить внимание
Скачать
Итоги 2025 года
Прошедший год не стал годом масштабных изменений в вопросах архивного хранения электронных документов, но он крайне важен для дальнейшего перехода к цифровизации. Законодательство точечно продолжает работу в отношении регламентирования вопросов создания, использования и хранения электронных документов. Не все документы, анонсированные ранее, были подготовлены и вступили в силу в 2025 году.
В статье рассмотрим текущее состояние нормативной базы: что уже принято и влияет на работу, а что пока только обсуждается.
Светлана Азароваметодолог-аналитик, эксперт направления Электронных архивов Directum
📷
Законопроект об электронных дубликатах
Напомню, что в декабре 2024 года законопроект об оцифровке документов планировался к рассмотрению на сессии Государственной думы Федерального собрания. Шли активные обсуждения и предположения о принятии. В итоге в 2025 году его дважды включали в план работы на сессии Государственной Думы на июнь и на декабрь, но чуда не произошло. Он так и не был рассмотрен. Последняя информация: законопроект включен в примерную программу на июнь 2026 года.
Мы наблюдаем за судьбой документа, но, скорее всего, он так и останется законопроектом и не приобретет другой статус. Экспертные сообщества называют его нежизнеспособным из-за правовых рисков фальсификаций и несоответствия логике существующих законов. Критика от силовых структур, Верховного Суда и бизнеса подчеркивает проблемы с доказательной силой электронных копий в судах и при расследованиях. Еще в конце 2023 года было предложено подготовить отдельный законопроект об электронных дубликатах вместо поправок в существующие законодательные акты. Потребность в замещающем сканировании сохраняется, решение, вероятно, придет через отраслевые нормы или новый текст, а не этот проект.
📷
Обновленные ГОСТы по делопроизводству и архивному делу
Прошлый год принес нам два обновленных ГОСТа:
Стандарт вступил в силу с 1 марта 2025 года и актуализировал информацию в сфере делопроизводства и архивного дела. В нем появилось 50 новых терминов, включая официальные определения для систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов и научно-технической документации . Наконец-то определились с термином подпись . Теперь точно ознакамливаем под подпись, а роспись так и остается художественным украшением или письменным перечнем чего-либо . Однако разработчики исключили определение электронный документ , оставив этот вопрос открытым для профессиональных дискуссий. Если в своих внутренних нормативных актах вы использовали термины из ГОСТа 7.0.8 2016, то вам нужно актуализировать документы.
Стандарт вступил в силу 18 августа 2025 года и распространяется на оформление документов: от приказов и писем до актов и договоров. Он закрепил правило, согласно которому электронные документы оформляются по тем же нормам, что и бумажные, включая расположение реквизитов. Появился новый 31-й реквизит QR-код для автоматизации поиска и идентификации документа в информационных системах. Введены требования к метке доверенного времени в электронных подписях необходимо указывать дату и время подписания электронного документа электронной подписью. Закреплено требование об обязательности оформления заголовка документа, изменены наименования некоторых реквизитов. Если в оформлении своих документов вы используете данный ГОСТ, обязательно пересмотрите свои регламентирующие документы для приведения их в соответствие и внесения изменений в шаблоны.
📷
Странные Рекомендации
28 ноября 2025 года был подписан приказ Росархива № 156 Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов .
Цель документа установить порядок создания электронных документов и их передачи на постоянное государственное хранение в единую систему. Документ напрямую связан с ГИС Платформа Центр хранения электронных документов (ГИС ЦХЭД). То есть речь идет о переходе от пилотных решений к системной интеграции. Государство начинает формировать централизованную инфраструктуру для долговременного хранения.
В Рекомендациях приведен перечень документов, которые можно перевести в электронный вид. А также тех документов, которые переводить в цифру не рекомендуется. Что интересно, сами электронные перечни необходимо дублировать на бумаге.
Документ вызвал споры и недоумение в профессиональном сообществе. В тексте много серых зон и неразрешенных вопросов: как обеспечить юридическую силу и долговременную сохранность ЭД, что делать с истекшим сроком сертификата ЭП, как разделять документы постоянных сроков хранения, имеющие краткосрочное или оперативное значение от остальных? Рекомендации противоречат стратегии развития цифровизации, тормозя переход к безбумажному взаимодействию. В приказе подчеркнуто, что он носит рекомендательный характер для ФОИВов. Это радует, значит и применять его необязательно, особенно, если вы не относитесь к этой категории.
Что ждем в 2026 году
📷
Методические рекомендации к Правилам 2023
Главным событием для практикующих архивистов и ИТ-специалистов станет долгожданная конкретизация приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 . После его выхода мы много обсуждали разночтения в 10 и 11 разделах Правил 2023 и четких инструкций не хватало. В 2025 году эта работа была завершена.
13 ноября 2025 года на заседании Комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе был одобрен доработанный проект Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Финал процесса наступил 10 декабря 2025 года, когда решением комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) рекомендации были официально одобрены. Ждем размещения документа на официальных сайтах.
В Методических рекомендациях подробно отражены вопросы:
- отбора документов на архивное хранение на основе номенклатуры дел;
- проведения экспертизы ценности, включая электронные и аудиовизуальные документы;
- оформления результатов экспертизы ценности;
- передачи в архив организации ЭД;
- составления описи электронных и аудиовизуальных документов;
- определения классификационной схемы метаданных электронных и аудиовизуальных документов;
- ведения учетных документов архива;
- обеспечения использования архивных документов с учетом законодательных и нормативных актов и др.
В документе даны пояснения по термину архивный документ и много интересного и полезного. Обязательно изучите эти рекомендации, как только у вас появится такая возможность.
📷
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97 2025
В ближайшее время будут опубликованы Методические рекомендации по применению новой редакции ГОСТ Р 7.0.97. Документ призван облегчить внедрение стандарта в работу компаний: в нем изложены подходы к организации документооборота, уточнены требования к созданию и оформлению документов и реквизитов, а также описаны особенности подготовки документов с использованием информационных систем. Рекомендации одобрены Росархивом и в ближайшее время будут размещены в официальных источниках.
📷
Методические рекомендации по работе с электронными научно-техническими документами
Документ пока размещен на сайте ВНИИДИД в качестве проекта. Рекомендации должны помочь решить сложные вопросы по хранению электронных научно-технических документов, но пока никакой информации о том, когда он будет доработан и вступит в действие, нет. Будем мониторить ситуацию и надеяться, что это случиться в этом году.
📷
Методические рекомендации по комплектованию государственных и муниципальных архивов
Работа над документом началась еще в 2025 году и продолжается. В ходе исследования было выявлено сокращение количества организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому в документ внесли требования и рекомендации по составлению списков таких организаций.
В отдельный раздел рекомендаций, над которым будет идти активная работа в этом году, вынесена работа по комплектованию государственных и муниципальных архивов электронными документами. Уже давно поднимается вопрос о том, что архивам придется принимать на хранение электронные архивные документы, избежать этого никак не получится. Поэтому Росархив и ВНИИДАД стараются дать как можно больше информации о том, как правильно построить работу.
📷
Проект приказа Минцифры
На портале проектов нормативных актов размещен проект приказа Минцифры О внесении изменений в формат ЭП, обязательный для реализации всеми средствами ЭП, утвержденный приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 14.09.2020 № 472. Проект предлагает включить в состав ЭП метки доверенного времени (МДВ, т. е. достоверной информации о дате и времени подписания документа). Сейчас требование о ее применении прямо не закреплено в законе № 63‑ФЗ Об электронной подписи . Однако в ряде нормативных актов уже содержатся положения, которые фактически делают ее использование обязательным.
Например:
- Приказ Минцифры от 18 августа 2021 г. № 857 Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи .
- Постановление Правительства РФ от 18 июля 2019 г. № 934 Об утверждении требований к форматам исполнительных документов, вынесенных и (или) направляемых для исполнения в форме электронного документа .
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30 декабря 2025 г. № 265 О внесении изменений в Инструкцию по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции .
Это важный шаг для развития электронного взаимодействия и обеспечения сохранности электронных архивных документов. Технологии по усовершенствованию ЭП существуют уже несколько лет, но вот нормативно не были закреплены. Многие компании столкнулись с проблемой подтверждения подлинности подписи после истечения срока действия сертификата ЭП и ключа проверки. Введение этого приказа поможет решить споры о необходимости включения МДВ и информации о действительности сертификатов ЭП на момент подписания. Это поможет обеспечить юридически значимое хранение электронных документов в течении сроков, предусмотренных законодательством.
Что делать сейчас?
2025 год наглядно показал: законодательство не стоит на месте и развивается в сторону закладывания фундаментальных основ для электронного взаимодействия. Методические рекомендации к Правилам 2023 уточняют и более подробно рассказывают о том, как хранить электронные архивные документы в системе хранения электронных документов (СХЭД). Основа для легального и безопасного электронного архива создана.
Если компания создает электронные документы длительных сроков хранения, то ей необходимо начинать заботиться о них уже сейчас. Обратить внимание на необходимость присоединения МДВ к ЭП уже в системе, в которой создаются и подписываются документы (например, в СЭД или КЭДО).
Компаниям, которые уже сегодня начнут приводить свои СХЭД в соответствие с Правилами 2023 завтра не придется в авральном порядке спасать свои электронные документы и экстренно искать решения для подтверждения юридической силы документов 2030-х годов.
Грамотное архивное хранение сегодня это гарантия того, что через 10, 20 или 50 лет ваши документы будут работать на вас: пройдут любую проверку, защитят ваши интересы в суде, при необходимости будут приняты в государственный или муниципальный архив на хранение.
Directum помогает выстроить эту работу на практике. Эксперты компании предлагают к изучению курс Организация хранения электронных документов , где подробно разбирают требования законодательства, форматы хранения, подготовку СХЭД и передачу документов в государственные архивы.
А для технологической стороны задачи предусмотрено решение Directum Долговременный архив , оно обеспечивает сохранность электронных документов на десятилетия, поддерживает юридическую значимость и помогает снизить нагрузку на рутинные этапы работы делопроизводителей и архивистов.